Många företag i dag får både krav och önskemål från sina kunder att dom vill ta emot e-faktura, men vad innebär e-faktura egentligen och varför ställs dessa krav?
Vad menas med en e-faktura?
En e-faktura är en strukturerad fil, som innehåller väldigt mycket information. En e-faktura skickas, tas emot och hanteras helt elektroniskt. Mottagaren av e-faktura läser in den direkt i sitt attest- eller affärssystem, vilket innebär att många manuella steg och hanterandet av fakturan kan slopas. Eftersom e-fakturan skickas som fil, så innebär det att det inte sker någon tolkning av informationen, så all information kan läsas in, med vetskapen om att den stämmer, direkt i systemet.
Är PDF faktura en e-faktura?
Nej, en PDF faktura är inte en e-faktura. Det är även viktigt att påpeka att PDF inte är en e-faktura vilket ibland är en missuppfattning. Även fast man kan skicka en PDF digitalt, så är det ändå stora skillnader jämfört med en e-faktura. En PDF är en bild som behöver tolkas, och informationsmängden kan skilja avsevärt mot en strukturerad fil, som en e-faktura består av.
Operatören fixar rätt format
Det finns otroligt många olika format av e-faktura, faktiskt hundratals. Ofta är detta inte något man behöver hålla koll på, eftersom mottagaren i dom allra flesta fall använder en operatör, fakturaväxel, som ser till att leverera det format som mottagaren kan hantera, oavsett vilket format som den som skickar fakturan använder.
Både lagkrav och vanligt önskemål
Att det finns önskemål, och i vissa fall även krav på e-faktura beror på flera orsaker. En orsak är att det sen 2019 är ett lagkrav på att man som leverantör till offentlig verksamhet i Sverige ska skicka e-faktura. En annan orsak, som även ligger till grund för lagkravet, är just den betydande fördel som man vinner som mottagare av e-faktura. Fördelarna är många, man vet att informationen i fakturan stämmer, den hanteras i många fall utan manuell hantering av det mottagande systemet, den innehåller väldigt mycket information som kan nyttjas för uppföljning, statistik osv. Så den som tar emot e-faktura kan använda sin tid till andra saker än att kontrollera riktigheten av en tolkad PDF, man behöver inte manuellt “knappa in” saker i systemet, det läses automatiskt in.
DEN HÄR texten ingår i en större samling med artiklar om e-faktura. Huvudsidan bär rubriken ”Detta är e-faktura”.
