Spendanalys skapar en viktig helhetsbild.
Det är Hans von Eulers klara åsikt.
Han tycker även att företag generellt ger inköparna för lite plats i beslutsprocessen.
– Inköpssidans bristande status är ett bekymmer, menar Hans.
Hans von Euler, som äger Logistikutbildning HvE, var talare på det seminarium som Inköpsgruppen arrangerade nyligen i Stockholm.
InExchange har i en tidigare artikel på vår nyhetssida speglat några av de intressanta aspekter som Hans tog upp på temat ”Spendanalys 2.0”. Men vi fick även tillfälle att göra en kort intervju.
Varför är spendanalys viktigt?
– Det viktiga med att göra en spendanalys är att få en helhetsbild av hur inköp gör av med företagets pengar. Detta för att få en helhetsförståelse för vad vi gör av pengarna på, vem som gör av med pengarna och hur dessa kronor och ören fördelar sig bland de mottagande leverantörerna.
– Det är den helhetsbilden som är viktig att få. Det får vi genom en spendanalys.
– Annars sitter ofta varje enskild inköpare och gör sitt efter de instruktioner man fått, men man förstår inte riktigt sammanhangen; hur mycket pengar som rinner genom fingrarna och när det sker. Sådant borde vara kopplat till ekonomisidans kassaflödesproblematik. Framför allt för att få helhetsbilden.
Du pekar på spendanalys som hjälpmedel och vägvisare, och som ett verktyg för förbättringar. Har du uppfattningen att inköpare generellt har för svagt inflytande i dag?
– Ja, så är det. Det finns företag som är föregångare och lyfter upp inköp på en mycket strategisk nivå, och har den delen representerad i företagsledningarna, men det finns också de som tycker att inköp bara är något som gör av med pengar och inte bidrar till att få in inkomster. Då blir statusen därefter.
Det är med andra ord något av en mission att lyfta fram den här kategorin medarbetare och bana väg för instrument som stärker deras position och inflytande?
– Absolut. Att stärka företagets ekonomi och lönsamhet är inköps viktigaste uppgift. Parallellt med att man lyckas åstadkomma detta kommer också inköps status att stiga i motsvarande grad. Inköpssidans bristande status är fortfarande ett bekymmer.
När vi tänker på lite för mycket slöseri med pengar, och dålig kostnadseffektivitet, letar sig tankarna fördomsfullt till offentlig sektor och de omskrivna inköp som gjorts där, men menar du att även det privata bör ta spendanalys i beaktning?
– Det är faktiskt i första hand det privata jag tänker på när jag säger det här. Det som rör det offentliga granskas på ett helt annat sätt och det är ofta, framför allt om man tittar på landstingen, gigantiska summor. Men skulle man titta på antalet tokigheter i diverse upphandlingar är inte det offentliga värre än några andra. Det är snarare tvärtom.
Du menar det?
– I högsta grad, och det illustreras i dag av att väldigt många i offentlig sektor är ute och söker erfarna privata inköpare liksom att det är många privata som söker offentliga upphandlare för att få tydligare struktur, bättre ordning och reda och ett mer systematiskt arbetssätt i sin verksamhet.
Du nämnde betydelsen av tillförlitliga fakturor för att kunna sammanställa en korrekt spendanalys. Hur ser du på e-fakturor kontra pappers- och pdf-fakturor?
– Det är ingen tvekan om att e-fakturor förbättrar säkerheten. Men framför allt skapar e-fakturan en mer systematisk korrekt datakvalitet. Det som är särskilt viktigt att lägga aktsamhet vid, det är att ta en ordentlig titt på följande: hur stämmer fakturorna gentemot befintliga avtal? Där finns det ofta betydande differenser. Och det gäller både privat och offentligt.
Avslutningsvis; vikten av att få en bättre helhetsbild över inköpen är något du uppmärksammat och verkat för i princip sedan 1989. Ser du att det skett en attitydförändring och att det väckts en större medvetenhet på senare år?
– Ja, det ökar hela tiden. Sedan är det segt i genomförandeprocesserna i förhållande till medvetandegraden om man säger så. Vi har lång väg kvar att gå, men medvetandet ökar.
