Analysera fakturaraderna, beskåda utgifterna – och spara pengar.
E-fakturan är onekligen ekonomiavdelningens bästa vän.
Det digitala formatet myllrar av användbar information. Det visade Lennart Wallin, som är avtalscontroller i Örebro kommun, när han under EFH 2018 i Stockholm gav åhörarna smakprov på Inköpsanalys och hur enkelt tjänsten hittar onödigt stora utgifter.
Hur mycket pengar som analystjänsten från InExchange kan hjälpa till att skala bort varierar förstås från fall till fall, men pratar vi Örebro kommun, som är Lennarts arbetsgivare, talar vi om 15 miljoner kronor – på två år.
– Och det är på intet vis något slags tak. Jag tror att det finns hur mycket potential som helst, hävdar han med fast övertygelse.
Samtidigt ser den skäggprydde avtalscontrollern en annan betydelsefull vinst.
– Vi granskar våra leverantörer jättehårt och det får vi mycket uppskattning för. Genom att vi granskar alla utförligt bidrar det till att säkerställa konkurrensen och det är viktigt. Gör man business med oss ska man kunna lita på att affärerna blir gjorda och att det blir till rätt pris.
Med andra ord: förutom själva besparingarna blir inköpsanalystjänsten ett instrument i arbetet att upprätthålla korrekta villkor. Vilket givetvis är positivt. Är marknaden sund och ren från oärliga inslag gynnar det i sin tur vanliga seriösa leverantörer.
Även tidsaspekten anser Lennart Wallin är värd att framhålla. Det digitala tempot är oslagbart. Till skillnad mot den traditionella hanteringen.
– Pappersfakturorna kommer ju in som pdf-fakturor och då är det ”old school”, säger han och beskriver förfarandet med en trött suck:
– Det handlar om att skriva ut, att titta igenom varje faktura, sitta med gulpenna, markera vad som är fel och sedan manuellt knacka in siffrorna i ett excel-dokument och räkna ut vad det ska bli.
Vad Lennart anser om det tidsödande arbetet behöver knappast kommenteras ytterligare. Han sammanfattar det bra själv genom att tillägga:
– Det är därför jag gärna lägger pdf-dokumenten i min låda ihop med Floppydiskar och annat gammalt.
Det digitala flödet saknar däremot begränsningar. Under EFH, som står för elektronisk fakturahantering, fick deltagarna se Lennart Wallin botanisera i Inköpsanalysen och vända in och ut på hundratusentals e-fakturor på bara några korta ögonblick. Sifferjämförelserna som framkom, via några enkla klick, visade genast tjänstens styrka.
Sabina Johansen, strategisk rådgivare och affärsområdesansvarig för Business Intelligence på InExchange, framhöll inledningsvis under anförandet att e-fakturan är en stor källa till information som ännu inte utnyttjas till fullo.
– För att göra en spendanalys ordentligt är det viktigt att kunna lita på sin data och då vill man också kunna nyttja befintlig data utan att behöva trolla med den i olika försystem. Det är precis detta som Inköpsanalysen gör. Det är ett verktyg som visualiserar den data man redan har, framhåller hon.
