Sedan ett knappt år tillbaka använder Örebro kommun InExchange Inköpsanalys. Och man har redan sparat in hundratusentals kronor med hjälp av tjänsten.
Under hösten hade Lennart Wallin, avtalscontroller på Örebro kommun, varit ute hos olika verksamhetsekonomer i kommunen och visat all information som kan fås fram med hjälp av InExchange Inköpsanalys. Efter ett av de här samtalen kom en medarbetare fram till honom och berättade att hen trodde att en av kommunens leverantörer systematiskt fakturerade för mycket.
– Vi hade haft en tjänst från dem tidigare, men i det senaste avtalet med den här leverantören hade vi valt bort den tjänsten, säger Lennart Wallin. Trots det verkade det alltså som att kostnaden för den gamla tjänsten fortfarande fakturerades. Problemet var bara att sedan det nya avtalet trädde i kraft hade leverantören hunnit skicka 1260 fakturor.
– Om vi skulle leta fram dem och gå igenom dem manuellt hade det tagit en person minst en vecka, och den tiden har man sällan.
Men eftersom Lennart Wallin hade tillgång till InExchange Inköpsanalys gick han istället in i tjänsten och bad den att analysera de aktuella fakturorna. Fem minuter senare hade han svaret: Leverantören hade systematiskt fortsatt att fakturera kommunens verksamheter den här kostnaden trots att tjänsten inte levererades längre. Totalt innebar det att kommunen hade betalat över 340 000 kronor för varor man inte hade beställt.
– Det här hade varit väldigt, väldigt svårt och mycket tidsödande för oss att upptäcka utan en inköpsanalys. Nu har jag bett dem som jobbar ute i verksamheterna att fortsätta hålla ögonen öppna för saker som kan vara fel som vi kan undersöka via tjänsten.
Och det här är bara en av effekterna Lennart Wallin ser av att använda sig av inköpsanalys.
– Jag är väl lite av en siffernörd så jag tyckte redan från början att det såg väldigt intressant ut.
Och han har inte blivit besviken.
– Systemet är väldigt lätt både att lära sig och att använda. Du behöver absolut inte gå några långa utbildningar utan det är i princip bara att köra igång. Dessutom går det snabbt att få fram information. När jag är ute och visar det i verksamheten kör jag inga powerpoint utan kör live för att jag vet att det går snabbt och enkelt.
Lennart Wallin använder systemet framförallt för två saker: dels att hjälpa kommunens verksamheter att köpa rätt saker av rätt leverantörer, dels att hålla koll så att leverantörerna i sin tur levererar rätt saker till rätt priser.
– Jag har i princip alltid InExchange Inköpsanalys igång på datorn, och har jag en fråga går jag in och frågar systemet och får svar omgående. Vi kommer både att spara pengar och få en ännu bättre relation med våra leverantörer framöver eftersom det här hjälper oss att följa våra avtal bättre.
