Det var framför allt helhetslösningen som Skandia Fastigheter attraherades av när bolaget bestämde sig för InExchange.
– Vi förstod att vi utifrån tjänsten vi började med kunde utveckla det vidare både vad gäller att ta emot och skicka e-fakturor, säger Eva Englund.
Den iakttagelsen visade sig vara av största vikt.
I dag går Skandia Fastigheters hela infakturaflöde – så när som på skanningen – via InExchange.
Startskottet som Eva Englund blickar tillbaka på avfyrades 2015. Då tecknade Skandia Fastigheter sitt första avtal med InExchange. Ett avtal som avsåg mottagartjänst för e-faktura.
– Vi ville få in fler leverantörer av elektroniska fakturor. InExchange hade ett bra paket att erbjuda och goda referenser. Deras koncept var något som gick att utveckla vidare vilket gjorde det intressant. Vi gillade helhetslösningen, berättar hon och tillägger angående själva inkörsporten:
– Vad jag vill minnas var vi snabbt i gång. Införandet gick fort.
Trio med projektansvar
Ekonomiavdelningen på Skandia Fastigheter består av 20-talet medarbetare. Eva Englund arbetar uteslutande med leverantörsfakturor. Vi möter Eva och två av hennes kollegor i ett givande videosamtal kring digitaliseringen inom deras verksamhetsfält. De andra två är Monica Mellbing och Ingela Nilsson. Monica är inriktad på kundreskontra och är en av två förvaltningsledare gällande Property Management som är ett fastighetsförvaltningssystem. Ingela är redovisningschef och även hon förvaltningsledare. Hon har, liksom Monica, en organiserande roll inom den så kallade pm3-modellen som är en förvaltningsmodell för systemförvaltning.
Gemensamt för trion är att de haft, och har alltjämt, ett projektansvar i Skandia Fastigheters arbete att digitalisera bolagets in- och utgående fakturor.
Lösningsorienterat bemötande
Det ansvaret har i sin tur betytt att alla tre varit inblandade i de etapper som följt efter igångsättandet – men i olika skeden. Som ytterst ansvarig för utgående fakturor var Monica Mellbing en nyckelperson när utställartjänsten från InExchange skulle integreras med Property Management.
– Jag blev imponerad över hur smidigt det gick. Det lades upp en väldigt bra rutin för vårt vidkommande, berättar Monica och fortsätter:
– En tjänst som jag uppskattar är portalen (InExchange Network). Dels kan jag gå in och göra saker själv och dels följa fakturorna. Jag ser när en faktura eller en hyresavi är skickad. Just att man har så god överblick är väldigt bra.
Monica säger sig också vara imponerad av den lösningsorienterade mentalitet hon möttes av. Under arbetet att binda samman Property Management och utställartjänsten erinrade sig den aktuella projektledaren hos InExchange att de i sin databas hade en äldre tolkning av ett filformat (FastNet) för exakt det affärssystemet att tillgå. Det enda som krävdes var en uppdatering.
– Det är inte ofta när man kontaktar en leverantör som de säger: ”vänta, jag tror att vi har en lösning till hands”. Alla påstår i regel att de måste bygga en lösning. Jag är inte van vid att någon börjar leta bland befintliga lösningar. Att mötas av den serviceinriktade inställningen kändes väldigt positivt, säger Monica.
Skiftat till standardformat
Ett annat projekt, som utförts mer i närtid, är att Skandia Fastigheter skiftat fakturaformat. Bolaget har bytt till Peppol BIS Billing 3. Alltså den standard som från och med april 2021 är enda rekommenderade e-fakturaformat för offentliga aktörer och deras leverantörer.
– Formatet vi hade från början, och som vi tog in leverantörsfakturorna i, var inget standardformat. Det var ett slags anpassningsformat som inte innehöll all information, förklarar Ingela Nilsson och redogör för vilka tankegångar som cirkulerade innan bytet verkställdes:
– Eftersom vi ser över hela hanteringen av våra leverantörsfakturor var det naturligt att fråga sig: hur gör vi det mer digitalt? Vår personal på leverantörsreskontra, liksom verksamheten i sin helhet, skulle gynnas av att få standardprocesser. Det i sin tur förutsatte att vi gick över mer och mer till e-fakturor och till ett fakturaformat som innehåller informationen vi behöver. Därför valde vi att gå över till ett standardformat.
Vilken information var det specifikt som saknades?
– Det var en hel del skulle jag vilja säga. Referens bland annat, konstaterar Ingela.
– Framför allt reagerade medarbetarna som sitter ute i verksamheten. I projekt exempelvis. De tyckte att de inte fick all information på fakturorna när de i sin tur var i kontakt med leverantörerna. Vad de fick var egentligen en kopia på fakturan. De reagerade på skillnaden mellan det vi hade i våra system och informationen vi fick på pappersfakturorna. Det saknades massa information helt enkelt.
Snabbare betalt och mer tid
Klart är att digitaliseringen fått positiva effekter både på trafiken för utgående respektive inkommande fakturor.
– Det vi har märkt gällande e-fakturaflödet är att vi ser snabbare betalningar, framhåller Monica Mellbing och liknande tidsvinster kan även Eva Englund vittna om beträffande leverantörsfakturorna:
– Vi får fakturorna snabbare än när de kom med posten. Vi ges därmed längre tid att gå igenom dem vilket vi många gånger behöver. Det är en stor fördel för oss.
När vi är fler händer fantastiska saker. Därför skapar vi rum som är särskilt utformade för samvaro. Vare sig det handlar om kontoret där vi lyfter varandra och verksamheten, förskolan där vi växer i leken, handelsplatsen där vi både handlar och hänger, eller hemmet där alla känner sig hemma.
Våra kontor, köpcentrum, bostäder och samhällsfastigheter är samlade i 122 fastigheter – eller 1,1 miljoner kvadratmeter – huvudsakligen i de tre storstadsregionerna. Med 150 medarbetare skapar och förvaltar vi rum för fler, och i slutändan ska det ge en långsiktigt god avkastning till Skandias 1,4 miljoner ägare.
