Helena Brynolfsson, CEO ProSourcia AB, har lång erfarenhet av att bygga upp inköpsfunktioner i tuffa miljöer där struktur och kompetens inom inköp saknats.
Hennes verktyg är spendanalys.
– För mig är det förbluffande att det här området emellanåt fortfarande är så eftersatt, menar hon.
Helena Brynolfsson är tidigare koncerninköpschef med mer än 25 års erfarenhet av inköp från åtta olika företag och verksamheter. Hon är duktig på förändringsarbete och att utveckla strategier som levereras och implementeras i tid med ett utmärkt besparings- och effektivitetsresultat.
Under torsdagens EFH-konferens i Stockholm talade Helena om spendanalys. För att belysa ämnet så pedagogiskt som möjligt delade hon in sitt anförande i tre huvudspår: vad, hur och varför.
Så till att börja med: vad är spendanalys?
– Det är en funktion som ger en bild över din organisations inköpsmönster. Det svarar på vissa frågor. Vad köper ni för tjänster och produkter? Hur mycket pengar är det frågan om? Från vilka leverantörer? Vem gör köpen? Och på vilket sätt går det till?
– Med andra ord: det ger en bild över fakturor, inköpsvolymer och leverantörer och då oftast över ett helår eller löpande över tolv månader.
Hur sätter man i gång?
– Informationen sorteras in i en kategorikarta och det gör man utifrån ett leverantörsperspektiv. Kategorierna ska vara tillräckligt stora för att det ska finnas möjligheter, men också tillräckligt små för att vara hanterbara. I regel handlar det om tio kategorier, typ IT, HR, marketing sales och så vidare. Alltså de områden som speglar en organisation. Sedan håller man sig till 10-15 leverantörer på huvudnivå oavsett koncernstorlek och omkring 115-120 på undernivå.
– Därefter gör man ett utdrag från leverantörsreskontran. Och det är enkelt om man har en leverantörsreskontra och en kontoplan. Men det är fullt möjligt även inom komplexa organisationer som är väldigt spridda. Sist men inte minst är det viktigt att inkludera hela inköpsvolymen.
Varför ska man arbeta med spendanalys?
– För att det ger koll och överblick, men också för förbättringsmöjligheter, besparingspotentialer och inte minst korrigering av felaktigheter. Samtidigt är det en förutsättning för kategoristyrt inköpsarbete. I detaljhandeln är det enorm press att vara världsbäst på det området. Är man inte det försvinner man från banan. Men vi har även exempel åt det andra hållet. Bank och försäkring är branscher där man traditionellt sett inte haft samma press att prestera på nämnda område.
