Förklarat rakt på sak så handlar det om processen att skicka, ta emot, bearbeta och betala fakturor på ett digitalt sätt. Men ur ett praktiskt perspektiv innefattas långt mycket mer.
Att hantera fakturor elektroniskt skapar mängder med fördelar för företag, myndigheter och organisationer i deras sätt att sköta sina finanser, både vad gäller kund- respektive leverantörsfakturor.
Varför elektronisk fakturahantering? Den frågan är också vanligt förekommande. Egentligen är den delvis redan besvarad, men låt oss dyka djupare in i den digitala världen och utforska alla favörer som genereras samt ge några tips på vägen.
Fördelar
- Traditionell fakturahantering kräver ofta mycket manuellt arbete: att skriva ut fakturor, skicka dem med posten och manuellt mata in data i ekonomisystemet. Med elektronisk fakturahantering automatiseras dessa steg, vilket minskar tiden från fakturamottagning till betalning.
- Kostnadsbesparingar är en annan stor fördel. Att minska användningen av papper och porto är inte bara bra för miljön, det sänker också kostnaderna. Det skapar dessutom viktiga tidsvinster. I stället för ett monotont repetitivt arbete kan tiden läggas på värdeskapande uppgifter.
- Säkerhetsaspekten är en annan viktig faktor. Bluffakturor är dessvärre ofta förekommande och tyvärr lyckas ibland bedragarna med sitt uppsåt. Särskilt vanligt är falska PDF-fakturor som skickas på mejlen och som är förvillande lika äkta fakturor. Med elektronisk faktura slipper man risken för bedrägerier. E-fakturan har ett ID vilket vanligtvis refererar till fakturans elektroniska adress. Identifieringen styrker vem som är utställare. Dessutom förekommer även andra ID på en e-faktura (oftast GLN eller Peppol-ID).
- Förbättrad noggrannhet är ytterligare en fördel. I och med att fakturaprocessen automatiseras minimeras faran för manuella misstag. Exempelvis felaktig datainmatning.
- Allt fler företag begär e-faktura. För offentlig sektor säger till och med lagen att inkommande fakturor ska vara utfärdade i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla dem automatiskt och elektroniskt. PDF-fakturor uppfyller inte det lagkravet. En PDF är bara en fotograferad bild av en faktura.
Så kommer du igång
- Välj en leverantör. Det finns många tjänster för elektronisk fakturahantering. Välj en som passar ditt företags storlek och behov. Titta på funktioner som integration med ditt befintliga ekonomisystem. Söker man en helhetslösning som täcker både in- och utgående fakturering, och ha den integrerad i sitt affärssystem, är naturligtvis InExchange ett alternativ.
- Övergå till elektronisk fakturering. Informera dina leverantörer och kunder om övergången. Många system tillåter även att pappersfakturor skannas in och hanteras digitalt. Något som exempelvis ingår i helhetslösningen hos InExchange som nämndes nyss.
- Utbilda personalen i elektronisk hantering. Se till att alla som hanterar fakturor förstår systemet och dess processer.
- Utvärdera och justera. Efter en tids användning, utvärdera systemet. Finns det processer som kan förbättras? Är det några funktioner du inte använder som du skulle kunna dra nytta av?
Vill du också digitalisera företagets fakturaflöde?