Att arbeta digitalt är ett steg i rätt riktning, men om flödet inte är helt automatiserat kan det uppstå onödiga hinder.
För många småbolag innebär detta att värdefull tid måste läggas på att rätta till misstag istället för att utveckla verksamheten.
Vad orsakar fel och dubbelarbete i digitala fakturaflöden mellan företag?
De främsta orsakerna till fel och dubbelarbete är manuell tolkning av PDF-fakturor, bristfällig registervård och format som inte pratar med varandra. När information måste flyttas manuellt från ett dokument till ett system uppstår är det lätt hänt att råka göra något knappfel.
Med Inexchange elimineras dessa risker eftersom datan skickas strukturerat och valideras automatiskt innan den når mottagaren.
Vanligaste tidstjuvarna
Här är de faktorer som oftast skapar extraarbete för svenska småföretag:
PDF-tolkning (OCR): En PDF är en bild av en faktura. När ett system försöker "läsa av" bilden sker ofta feltolkningar av siffror som nollor och sexor, vilket kräver manuell kontroll.
Saknad information: Om fakturan saknar obligatoriska uppgifter, som referens eller momsnummer, fastnar den hos mottagaren. Det leder till mejlväxling och att fakturan måste skickas om.
Dubbelregistrering: Utan ett integrerat flöde händer det att fakturor bokförs två gånger – en gång från mejlen och en gång från en påminnelse.
Inaktuella kundregister: Om du skickar till fel adress eller i fel format (till exempel papper till någon som vill ha e-faktura) skapas en kedja av manuell hantering.
Vi vill hjälpa dig till en enklare vardag genom att ta bort osäkerheten i dina affärsflöden. Genom att använda våra tjänster minskar du risken för fel drastiskt:
Automatisk validering: Vårt system kontrollerar att fakturan är korrekt ifylld enligt mottagarens krav innan den skickas.
Sömlös konvertering: Vi ser till att informationen tolkas rätt hos mottagaren, oavsett vilket system de använder. Vi sparar all historik så att du kan känna dig trygg med att ingen information försvinner.
Hållbara processer: Genom att eliminera dubbelarbete skapar vi hållbara medarbetare som slipper lägga tid på repetitiva administrativa uppgifter.
Slipp gissa – få full kontroll
När du skickar e-fakturor via Inexchange pratar systemen med varandra på riktigt. Det innebär att den data du matar in är exakt den data som landar hos din kund. Inget försvinner på vägen. Inget behöver tolkas på nytt.
Vill du slippa dubbelarbete och dyra fel?
Vi på Inexchange är engagerade i att göra din fakturering så smidig som möjligt. Låt oss hjälpa dig att framtidssäkra ditt företag med ett flöde som faktiskt fungerar.