En PDF-faktura har ett antal saker gemensamt med en elektronisk faktura. Båda är kloka miljöval, de eliminerar utskriften, kuverteringen och frankeringen av pappersfakturan och är enkla att skicka över nätet.
Men endast en av dem är helt digital.
Medan E-fakturan är fylld av data som kan hanteras elektroniskt är PDF-fakturan enbart en digital bild och genererar därför ett stort mått av efterarbete för mottagaren av PDF-fakturan.
Omfattande manuell hantering
Givetvis är en faktura som PDF betydligt bättre än att skicka pappersfakturor, men skillnaden är inte så stor egentligen. Sett till egenskaper är en PDF-faktura nästan detsamma som en pappersfaktura. Precis som en pappersfaktura måste den skannas och tolkas och för kunden innebär alltså mottagandet en stor manuell hantering.
Förutom det omständliga i att PDF-fakturan först ska tolkas, antingen via en skanningsleverantör eller via ett eget program, skapar dessa nödvändiga manuella moment stora risker för att en faktura tolkas fel. En faktura på 1000 kronor riskeras att tolkas som 100 kronor och en referens typ ABC riskerar att tolkas som ABB.
Det vi vet med säkerhet är att en tolkad faktura innehåller betydligt färre informationsbärare än vad en e-faktura gör. Informationen i en tolkad faktura behöver valideras. Mycket måste dessutom knappas in i mottagarens system innan fakturan kan attesteras och betalas.
Snabbare betalt med e-faktura
Med e-faktura utesluts den sortens i värsta fall kostsamma felaktigheter. I e-fakturan är all information inkluderad och korrekt. Egentligen är det bara beloppet som för säkerhets skull behöver stämmas av mot det avtalade priset. I övrigt löper allting på automatiskt. Samtliga uppgifter ligger på rätt plats och därmed kan fakturan gå rakt in i mottagarens system.
Effekten blir följaktligen en snabbare hantering och betydligt mindre manuell tidsåtgång. Vilket i sin tur leder till att betaltiden blir kortare och att leverantören får sina pengar flera dagar tidigare än om fakturan hade gått iväg som PDF.
Hur mycket tid som e-fakturan lyckas frigöra är något som ESV, Ekonomistyrningsverket, valt att undersöka. Enligt deras uträkning uppnåddes en tidsbesparing på 22 minuter per faktura om mottagaren övergår från att helt manuellt hantera PDF- eller pappersfakturan till att istället ta emot fakturan som e-faktura. ESV lät sin tidsberäkning innefatta en rad typiska rutinmoment. Exempelvis extraarbete i form av kreditering, manuell skanning, feltolkning och referensfel.
E-fakturalagen
E-fakturalagen från 2019, som säger att det är obligatoriskt med elektronisk faktura vid affärer med offentliga myndigheter, är en annan aspekt. PDF-fakturan är ingen e-faktura. Därmed uppfyller den heller inte lagkravet.