Ett snabbt klubbslag i riksdagen tjänade som sista formalitet.
Från och med 1 juli behöver räkenskapsmaterial, som kvitton och fakturor, inte längre behållas i pappersform om underlaget finns digitaliserat.
– Med den här lagändringen tas ett avgörande steg framåt, säger Christofer Wiechert, Bid Manager på Inexchange.
Det gamla urmodiga kravet att kvitton, fakturor och motsvarande dokument måste behållas i pappersform har länge levt på övertid. Räknat från att justitiedepartementet erhöll en hemställan i ärendet till att riksdagen fattade ett slutgiltigt beslut tog processen sju år. Väntan på ett genomförande har varit vansinnigt lång.
Men nu är lagändringen godkänd och träder i kraft om en månad (1 juli).
Att uppdateringen av bokföringslagen är efterlängtad råder det ingen tvekan om. Pappersarkiveringen har känts otymplig och onödig eftersom vi befinner oss i ett tidevarv där handlingar av den här typen är betydligt enklare att lagra som data.
Christofer Wiechert, som är Bid Manager på Inexchange, vill rentav hävda att ändringen kommer att ge den digitala utvecklingen välbehövlig skjuts framåt.
– Lite högtidligt uttryckt går vi in i en ny era av digital förvaring. Det handlar om att utnyttja digital innovation för att förenkla vardagen för våra kunder, att helt enkelt skapa en omedelbar och mätbar förbättring av hur vi hanterar information, säger Christofer.
Konkret förklarat innebär det slopade kravet att pappersfakturor kan förstöras och gå till återvinning så snart de har konverterats till en digital kopia under förutsättning att överföringen sker med bibehållen integritet och säkerhet. Den digitala kopian blir kort och gott det officiella räkenskapsmaterialet.
Gällande Inexchange är detta förfarande något som uppfyllts sedan länge. Det gjordes långt innan samgåendet med Scancloud. Skillnaden sedan sammanslagningen är att skannings- och tolkningsproceduren är inkluderad i produktlinjen och inte längre vilar på en tredjepartslösning.
– Men för att tillmötesgå våra kunders behov kommer vi att erbjuda en period där det fysiska dokumentet bevaras för eventuella reklamationer, innan det slutligen bevaras enbart i digital form, poängterar Christofer Wiechert.
I ett något längre tidsperspektiv lär dock handhavandet med papper försvinna för alltid. Det som bokföringslagen förespråkat och det som inte längre kommer att vara aktuellt efter 1 juli, det vill säga att fysiska dokument måste behållas i minst tre år trots att informationen sparats digitalt, har varit hårt kritiserat i åratal.
Självklart blir det skönt att slippa ifrån det gisslet.
Även för ett fintechföretag som Inexchange är borttagandet av bevarandekravet i pappersform en välkommen åtgärd. Ända sedan InExchange startade 2008 har företaget haft e-faktura som mission och från 1 juli skapas ytterligare argument för företag, myndigheter och organisationer att digitalisera sin fakturahantering.
– Genom att omfamna beslutad ändring stärker vi vårt åtagande att förbättra effektiviteten och skydda miljön samtidigt som vi säkerställer högsta tänkbara standard gällande servicen för våra kunder, avslutar Christofer Wiechert.
Foto: Pressbild, Sveriges riksdag