Vid årsskiftet kommer de nya reglerna för hållbarhetsredovisning att tillämpas på allvar. I första skedet är det företag med minst 500 anställda som måste inkludera en hållbarhetsrapportering i sitt räkenskapsår för 2024. Samma skyldighet kommer också att gälla börsnoterade små- och medelstora företag om två år.
För att lättare infria kravet behövs tillgång till rätt data. Med ett digitaliserat fakturaflöde hamnar efterfrågade uppgifter direkt i affärssystemet – och inte i kontorshyllorna.
I den tidigare EU-lagstiftningen om obligatorisk hållbarhetsrapportering för vissa stora företag, som infördes 2016, var kravbilden relativt återhållsam. Här i Sverige valde vi faktiskt att året därpå implementera ett hårdare tröskelvärde för vilka som måste rapportera en lagstadgad hållbarhetsrapport än vad EU hade gjort. Fordran i sig, att de största svenska bolagen måste rapportera om sina hållbarhetsinsatser, har alltså funnits i några år.
Men i början av året presenterade EU en uppdatering, hållbarhetsdirektivet CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive). Detta strängare direktiv är nu inskrivet i vår inhemska årsredovisningslag.
I realiteten innebär skärpningen hårdare krav på innehåll, hur rapporteringen ska gå till, hur ansvarsfördelningen ser ut, hur kvalitetsbedömningarna utförs och så vidare. Sammantaget ställs avsevärt större krav på informationsgivningen från de företag som omfattas. Genom att reglerna anknyter mer till globala standarder läggs tyngre ansvar på företagen för deras inverkan på samhället och miljön.
Rapporten ska dessutom granskas av en tredje part.
Kontentan blir naturligtvis att det lär behövas större noggrannhet.
Vilket i sin tur väcker vikten av ett gott systemstöd. När CSRD ska implementeras är det många datapunkter som ska inkluderas och vars siffror och uppgifter ska ingå i rapporteringsskyldigheten. Datan man efterfrågar behöver dessutom vara strukturerad så att det som hämtas utgår från samma frågeställning.
Om inte kommer givetvis jämförelserna att halta.
Johan Lindblad, partner account manager på Inexchange, menar att företag som övergått helt och hållet till elektronisk fakturering, och både skickar och tar emot e-fakturor, sitter på förutsättningar som gör datainsamlingen tämligen behändig.
– Det är mycket data som går att plocka fram via fakturor i ett affärssystem. Kommer det i elektronisk form är all information lagrad i systemet redan från början, framhåller Johan.
– Men ska du leta i efterhand blir det genast omständligt. “Hur var det nu, har vi köpt in miljöklassat material?”. I det läget får man börja gå in på raderna för att vara säker. Och då blir nästa fråga: är det jobbet fullföljt? Eller har man bara tolkat in fakturan som bild? I så fall är det inte givet att raderna är med. Då har man inga detaljer utan bara totalbeloppet. Resten av uppgifterna måste man leta upp manuellt.
"Kommer datan i elektronisk form är all information lagrad i affärssystemet redan från början"
Johan Lindblad
Partner Account Manager, Inexchange
God idé att vara förutseende
I första skedet är det stora bolag med allmänt intresse, och som har mer än 500 anställda, som är skyldiga att inkludera en hållbarhetsredovisning i räkenskapsåret för 2024 vilket sedan ska släppas som rapport 2025. På EU-nivå betyder det omarbetade direktivet att antalet bolag som omfattas av lagstiftningen femfaldigas. Tidigare var det ungefär 10 000 företag som berördes. Nu blir det cirka 50 000 företag som måste uppfylla det här efterlevnadskravet. I Sverige beräknas det bli en fördubbling. Från 2 000 till 4 000 företag.
Men även de företag som ännu inte behöver hållbarhetsrapportera tjänar, enligt Johan Lindblad, på att redan nu anpassa sig till det regelverk som ännu så länge bara de största aktörerna måste leva upp till.
– Varför vänta till sista sekund? frågar sig Johan retoriskt och jämför med hur det var när lagen om obligatorisk e-faktura till offentlig sektor instiftades (2019). Även det var en paragraf som föregicks av ett EU-direktiv.
– Då uppstod en del stressade situationer. Inte bara för privata företag utan också för offentliga förvaltningar. Jag kan tänka mig att det här skulle kunna bli något liknande. Det är mycket nytt som tillkommer hela tiden och det är lätt att överrumplas om man inte planerar i god tid. “Vad är detta? Hur ska vi förhålla oss till det här kravet?”. Det är aldrig en god idé att börja i sista stund.
Johan Lindblad vänder sig likaså mot inställningen att EU-direktiv av det här slaget ibland betraktas som en belastning. Känner man så har man missuppfattat motiven till att hållbarhetsrapporteringen blivit införd inom den europeiska gemenskapen.
– Kravet har inte tillkommit för att skapa fler rapporter. Det syftar till att man ska ha ett bra hållbarhetsarbete såklart. Visst, det är lätt att tänka negativt och se det som mer administration, men det är att resonera lite bakvänt. Snarare är det något som utvecklar företaget, konstaterar Johan och tillägger:
– Lägg istället kraften på hur datan ska samlas in och fokusera på miljöarbetet. Förslagsvis genom att komma i gång med elektroniska fakturor. Det är en bra hjälp på vägen.
Varför hållbarhetsredovisning?
“Syftet med hållbarhetsrapportering är att ge finansmarknaderna tillgång till information om miljö, samhällsansvar och bolagsstyrning som är tillförlitlig, relevant och jämförbar. Rapporteringen ska bidra till att styra in kapital mot hållbara investeringar för att uppnå hållbar tillväxt. Dessutom ska den underlätta hanteringen av finansiella risker som följer av klimatförändringar, utarmning av naturresurser, miljöförstöring och brister i sociala förhållanden.”
Utdrag ur slutbetänkandet:
Utredningen om hållbarhetsredovisning (SOU 2023:35).
Läs mer på den här länken ”Nya regler om hållbarhetsredovisning”