.svg){kind=logo}
.svg){kind=logo}
Hvað er rafræn reikningastjórnun?
Segja má að það sé ferlið við að senda, taka á móti, vinna úr og greiða reikninga á rafrænan hátt. En frá hagnýtu sjónarhorni felur það í sér svo miklu meira. Að stjórna reikningum rafrænt, skapast margvíslegir kostir fyrir fyrirtæki, stjórnvöld og stofnanir.
Hvernig þau stýra fjárhag sínum, bæði hvað varðar viðskiptavinareikninga og birgjareikninga.
Kostir
Hefðbundin reikningastjórnun krefst oft mikillar handavinnu: Frá því að prenta út reikninga og senda þá í pósti til þess að lesa handvirkt inn gögnin í bókhaldskerfið. Með því að stjórna reikningunum rafrænt eru þessi skref sjálfvirk, sem dregur úr tímanum frá móttöku reiknings til greiðslu.
Sparnaður er annar stór kostur. Dregur úr notkun pappírs og póstsendinga sem er ekki aðeins gott fyrir umhverfið, heldur lækkar það einnig kostnað. Það skapar enn fremur mikilvægan tíma og ávinning. Í stað þess að eyða tíma í margendurtekna vinnu, má verja tímanum í verkefni sem skapa virði.
Öryggi er annar mikilvægur þáttur. Reikningasvik eru því miður oft til staðar og stundum tekst svikahröppunum ætlunarverk sín. Sérstaklega algengt eru falsaðir PDF-reikningar sem sendast í tölvupósti og líkjast reikningum. Með rafrænum reikningum hverfur hættan á svikum. Rafrænn reikningur hefur auðkenni sem venjulega vísar á rafrænt heimilisfangi reikningsins. Auðkenningin styrkir hver er útgefandinn. Auk þess eru til fleiri auðkenni á rafrænum reikningum (oftast GLN “Global Location Number” eða Peppol-auðkenni).
Aukin nákvæmni er einn af kostunum. Þar sem reikningsferlið er sjálfvirkt og minnkar hættan á handvirkum mistökum. Til dæmis rangri gagnaskráningu.
Sífellt fleiri fyrirtæki krefjast rafrænna reikninga. Fyrir hið opinbera segir jafnvel lögin að komandi reikningar skulu vera gefnir út í rafrænu formi sem gerir mögulegt að meðhöndla þá sjálfvirkt og rafrænt. PDF-reikningar uppfylla ekki þessa lagaskyldu. PDF er bara ljósmynd af reikningi.
Svona hefstu handa:
- Veldu birgi: Skoðaðu mismunandi þjónustur fyrir rafræna reikningameðhöndlun. Veldu þann sem hentar stærð og þörfum fyrirtækis þíns. Mikilvægt er að kerfið þitt geti samþætt við núverandi fjármálakerfi þitt. Til dæmis getur Inexchange boðið heildarlausn fyrir bæði inn- og útstreymi reikninga sem hægt er að samþætta í viðskiptakerfið.
- Skiptu yfir í rafræna reikningagerð: Tilkynntu birgjum þínum og viðskiptavinum að þú skipti yfir í rafræna reikningagerð. Margar kerfislausnir hafa möguleika á að skanna og gera pappírsreikninga rafræna, sem er innifalið í heildarlausn Inexchange.
- Þjálfaðu starfsfólkið: Tryggðu að allt starfsfólk sem sér um reikninga fái næga þjálfun í nýja kerfinu og skilji ferlana.
- Metið og gerið breytingar: Eftir nokkurn tíma ættirðu að meta hvernig kerfið virkar. Finnið möguleika á úrbótum og virkni sem hægt er að nýta betur.
Með því að fylgja þessum skrefum getur fyrirtækið þitt hafið vegferðina í átt að því að rafræna reikningastreymið og nýta þá skilvirkni sem rafrænir reikningar bjóða upp á. Ef þú hefur áhuga á að rafræna reikningastreymi fyrirtækis þíns getur þú byrjað á að prófa mismunandi kerfi og séð hvert þeirra passar best fyrir þínar þarfir.
Vilt þú einnig rafræna reikningaferli fyrirtækis þíns?
