För lite mer än en vecka sedan (1 februari) startade en ny era för polsk handel. Genom att e-faktura nu är obligatorisk vid B2B-fakturering och knuten till det statliga e-fakturasystemet KSeF är den digitala omställningen i Polen här på allvar.
Trots rapporter om en viss inledande tröghet i systemets svarstider ses reformen som ett historiskt kliv mot effektivare affärsprocesser och ökad rättvisa på marknaden.
Efter en lång tids förberedelser är nu det polska systemet för strukturerade e-fakturor, Krajowy System e-Faktur (KSeF), i skarpt läge för landets största aktörer. För de företag som nu anslutit sig innebär det slutet på manuell fakturahantering och början på en helt automatiserad ekonomifunktion.
Den pinfärska introduktionen i Polen har på samma gång följts med stort intresse av fakturaoperatörerna runt om i Europa. Inexchange inte minst. Den polska modellen kräver nämligen viss ackommodation och Inexchange har rustat sig med en sådan lösning.
Om ett företag äger behov att skicka och ta emot via KSeF står Inexchange till tjänst.
– Det enda kunden behöver ta itu med på egen hand är registreringen i KSeF. Sedan är vi transportören mellan kund och plattform. Det är inte svårare än så. Men vill man veta mer får man givetvis kontakta oss. Vi förstår om det finns frågor kring Polens nya system, säger Niklas Andersson, produktchef på Inexchange.
Positiva effekter
De positiva effekterna av KSeF är omfattande. Eftersom alla fakturor valideras centralt i realtid skapas en transparens som minskar risken för skattefusk vilket i sin tur gynnar de seriösa företagen genom en sundare konkurrens.
En av de mest konkreta fördelarna för företagen är också löftet om snabbare återbetalning av moms. Från tidigare 60 dagar ner till så lite som 40 dagar för de som använder KSeF.
Med fakturor i ett enhetligt XML-format försvinner även behovet av manuell datainmatning. Risken för felkällor minimeras betydligt.
– Genom den här lagreformen blir e-fakturan det givna formatet för alla polska företag. Övriga länder i Europa lär hamna där också förr eller senare, men att ta steget redan nu har nog sina fördelar. Att utnyttja styrkan i den digitala världen visar sig ju ofta ha positiva effekter, menar Niklas Andersson.
Han är dock skeptisk till att Polen väljer ett nationellt system som innebär att intressenter utifrån tvingas utföra en anpassning.
– Problemet med den polska lösningen är ju att förmedlandet av fakturorna blir styrt centralt. Det skapar ett beroende till den polska staten som känns onödigt. Det tycker jag är fel väg att gå, konstaterar Niklas kritiskt och påpekar:
– Andra exempel, såsom Frankrike, introducerar ju en lösning som innebär att man bara rapporterar till staten, men att transporten av fakturorna mellan köpare och säljare hålls fri. Det är avsevärt bättre.
Sanktionsfritt året ut
Att ett system av det här formatet uppvisar viss tröghet under sina första dygn är ingen ovanlig reaktion. Under de senaste dagarna har vissa användare upplevt fördröjningar i systemets API:er, men skattemyndigheten KAS rapporterar att de centrala funktionerna är stabila och hanterar stora volymer.
För att säkerställa en trygg övergång har myndigheterna utlovat en sanktionsfri period under hela 2026 vilket ger företagen andrum att finjustera sina processer utan rädsla för böter.
För svenska bolag innebär den polska reformen en viktig fingervisning om framtiden. Svenska etableringar i Polen, som har dotterbolag på plats, får nu ett kraftfullt verktyg för att digitalisera sin administration fullt ut.
Däremot behöver inte de företag som enbart exporterar till Polen, och är utan ett fast driftställe, ansluta sig direkt, men det ligger ändå en vinning i att dra nytta av att deras polska kunder får en effektivare mottagningsprocess. Därför är det klokt att se över nuvarande fakturalayout för att inkludera de uppgifter som underlättar kundens digitala flöde.
Snabbfakta: KSeF för svenska bolag
Vad är KSeF? En central statlig plattform i Polen där alla fakturor måste skickas, valideras och lagras i ett specifikt XML-format.
Vem omfattas? Alla företag med polskt momsnummer och ett fast driftställe i Polen.
Vem omfattas inte? Utländska företag utan fysisk etablering/personal i Polen (rena exportörer).
Varför görs det? För att eliminera momsbedrägerier, korta handläggningstider och automatisera bokföringen för miljontals företag.
Viktigt datum: 1 april 2026 rullas kravet ut till nästan alla mindre polska företag.