Det pratas mycket om Peppol, men vad är det, vad handlar det om och hur fungerar det?
Välkomna till den ultimata guiden om Peppol!
Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) innefattar komponenter och specifikationer som möjliggör gränsöverskridande e-upphandling. Det är en specificerad infrastruktur som kopplar samman köpare och säljare. Det är även standarder och regelverk för elektroniska dokumenttyper såsom faktura, order och katalog.
I konceptet ingår dessutom den medlemsdrivna organisationen OpenPeppol som förvaltar tekniker, format och avtal.
Vill ni veta mer om innehållet i den här infrastrukturen och varför detta internationella nätverk startade kan ni ta del av vår fördjupande information. I den artikeln beskrivs hur själva arkitekturen är upplagd, varför den tillkommit, hur ansvaret ser ut och vad den omfattas av.
Transportvägen i fråga för elektroniska dokument skapades 2008 för att man inom EU bland annat skulle kunna skicka fakturor och svara på upphandlingar över gränserna på ett standardiserat och strukturerat sätt. Man har standardiserat sättet för utväxlingen liksom själva standarderna på dokumenten.
Detta EU-instiftade ramverk har efterhand blivit större och större i och med att även länder utanför EU har valt att anamma tekniken.
Syftet med den här distributionslösningen är att avsändare och mottagare ska kunna utbyta dokument utan att behöva anpassa sig till varandras tekniska lösning.
Men hur ser processen ut och hur går den till?
Ett dokument som skickas inom nätverket i fråga hamnar inledningsvis hos accesspunkten som avsändaren är ansluten till. Denna accesspunkt vänder sig till det centrala adressregistret för att få svar på vilket lokalt adressregister som förfogar över mer detaljerad information. Det lokala registret ger besked om vilka dokumenttyper mottagaren kan hantera och vad man har för adress. Därefter skickas dokumentet till mottagarens accesspunkt och slutligen vidare till mottagaren.
I sidokapitlet ”Dokumentets väg i Peppol” beskrivs det utförligare hur infrastrukturen ser ut och hur det går till att utbyta dokument inom nätverket.
För att ta emot ett dokument via denna EU-baserade skapelse, till exempel en faktura, måste man ha en accesspunkt som agerar som anslutning. Tack vare accesspunkten blir man som ansluten part såväl synlig som sökbar i nätverket.
På den här länken, ”Vad är en accesspunkt?”, beskrivs accesspunktens roll i detalj.
Vi (InExchange) är accesspunkt liksom några andra VAN-operatörer. Även vissa ERP har stöd i sina affärssystem. Vi har varit en godkänd accesspunkt sedan länge och den får våra kunder tillgång till automatiskt.
Peppol-ID är ett unikt nummer som identifierar den anslutna parten i detta nätverk..
Varje mottagare har sitt eget identifieringsnummer som gör att de olika accesspunkterna kan hitta parterna. Numret har två delar.
De fyra första siffrorna är ett prefix. För en svensk mottagare är det antingen 0007 (organisationsnummer) eller 0088 (GLN-nummer). Numrets andra del fyller egentligen bara en teknisk funktion. Det är en upplysning till accesspunkten.
Värt att tänka på är att den som skickar fakturor och dokument via beskrivna överföringsalternativ och med InExchange som accesspunkt inte behöver tänka på mottagarnas Peppol-ID.
InExchange håller alltid reda på ID-numret åt sina kunder.
Angående ID-tilldelning och tillämpning hittar ni en utförligare beskrivning på länken Detaljerad fakta om ID-numret.
För varje dokumenttyp som skickas inom det här omloppssystemet för elektroniska affärshandlingar finns en standard.
Håller vi oss till faktura/kredit heter formatet Peppol BIS Billing 3 och omfattar leverantörsutställd faktura och kreditnota. Det är en specifikation som följer den europeiska standarden (EN16931) och som sedan 1 april 2019 enligt lag är den fakturatyp som ska utfärdas vid offentlig upphandling.
Gör man affärer inom offentlig verksamhet kräver således den köpande myndigheten att fakturorna skickas i BIS Billing-utförande. Det ligger absolut fördelar i att använda detta format även för övrig verksamhet.
Utförligare information om formatet går att läsa på länken ”Vad är Peppol BIS Billing 3?”
InExchange är godkänd accesspunkt sedan länge och har fullt stöd för den här transportmodellen. InExchange bevakar alla uppdateringar angående format och regelverk. Organisationen som ansvarar för plattformen har nämligen tillåtelse att göra ändringar i sina format två gånger per år. Ändringar som en systemleverantör kan ha svårt att hinna med att implementera.
Oavsett vilket format ditt affärssystem kan hantera konverterar InExchange kostnadsfritt mellan detta och de format som krävs av nätverkets bakomvarande instans.
Om du skickar dina fakturor via InExchange behöver du inte göra något speciellt. Möjligheten att skicka till mottagare hos Peppol ingår i din tjänst.
De som använder sig av en tjänst hos InExchange för att ta emot fakturor kan kontakta vår support för att registrera företaget som mottagare i Peppols register. Registreringen kostar inget extra. Efter det kan ni ta emot från en Peppol-avsändare i det format som ni vanligen får era dokument i när de kommer från InExchange. Vi konverterar från ursprungligt format till det ni önskar utan extra kostnad.
Använder du dig av InExchange för fakturahantering krävs ingen speciell programvara för att skicka eller ta emot i den här EU-relaterade strukturen Vi konverterar materialet så att det tolkas på rätt sätt hos mottagaren oavsett vilket format avsändaren skickar det i.
Om ert affärssystem inte hanterar Peppol BIS Billing 3.0 hjälper givetvis InExchange till att konvertera mellan ert befintliga format och BIS Billing-versionen.
I bokföringslagen (BFL) står det att “räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan skall bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget”, men under allmänna råd förtydligas följande:
“Mottagen räkenskapsinformation i elektronisk form som inte antagit fysisk form när den kom till företaget får konverteras till företagets system och sparas i det konverterade formatet under förutsättning att uppgifterna inte förändras eller försvinner i samband med konverteringen.”
När en konvertering utförs sparar InExchange all information om vad som sker med era dokument. En översikt ni naturligtvis kan ta del av. Ni behöver alltså inte vara oroliga för att ni bryter mot någon lag genom att ni inte kan hantera Peppol BIS Billing 3.0.
En rekommendation är dock att notera i en samlingsplan att en konvertering sker hos InExchange så att systemdokumentation och behandlingshistorik uppfyller BFL. Det står i bokföringslagen att företaget ska upprätta beskrivningar över bokföringssystemets organisation och uppbyggnad som behövs för att ge överblick över systemet (systemdokumentation).