Hur fungerar e-faktura?

E-faktura är en pålitlig och trygg tjänst som säkerställer att fakturan går till rätt mottagare, att avsändaren är rätt och att fakturan får en snabb hantering och därigenom också en snabb betalning.

E-fakturan korrekt, snabb och säker

E-faktura är det snabbaste, enklaste och säkraste sättet att skicka och ta emot fakturor från avsändare till mottagare. Genom att e-fakturan är elektronisk och sammansatt av strukturerad data är det smidigt att ta tillvara på innehållet och förädla informationen som man vet är 100 procent korrekt.

De som jobbar aktivt med att öka andelen elektroniska leverantörsfakturor skapar sig snabbt en unik fördel. I en elektronisk faktura är all information sökbar. Det betyder att uppgifterna som ingår i fakturan är separerade eller inneslutna i taggar. Därmed är det lätt att ta fram innehållet ända ner på fakturaradnivå. Man kan titta på artikel, hur mycket man handlat, till vilket pris och eventuella rabatter. Det här är naturligtvis värdefull information för en inköpare, inköpscontroller och även för en ekonomichef.

I och med att e-fakturans siffror och övriga faktauppgifter är så smidiga att lyfta ur och sortera öppnar det för analyser, prognoser och beräkningar. Det är verktyget som levererar kontroll och möjligheter på samma gång.

Valet att skicka e-faktura innebär också att mottagarens arbete underlättas och effektiviseras. Fördelen med att all information är inkluderad i fakturan får sålunda dubbel verkan. Ingen tid behöver spillas på att skriva in uppgifter manuellt. Även attestrutinerna förenklas rejält. Det är dessutom bara två exempel. Flera enformiga moment elimineras och tiden för hantering sänks radikalt.   

”Att skicka fakturorna elektroniskt har blivit en självklarhet för oss”
– Ivana Skopljakovic, ekonomiassistent, Sverull – 

Därför vinner alltid e-fakturan

En e-faktura är alltid 100 procent korrekt. All information finns med. Man vet att de enskilda beloppen stämmer överens med totalbeloppet, att momsnivån är den som det ska, att samtliga orderrader finns med och så vidare. 
Och det kanske allra bästa: man kan vara lugnt förvissad om att fakturan kommer fram. Risken är obefintlig att den hamnar fel i en postsortering, tappas bort i transporten eller läggs i någon annans brevlåda.
Det är raka vägen som gäller helt enkelt. Från dig som avsändare direkt till mottagaren utan manuella steg däremellan.

Mer då?
Massor, vill vi påstå. Här är ytterligare exempel på e-fakturans fördelar:

 

• Kostnadseffektiv
Man slipper portokostnaden och man behöver varken betala för papper och kuvert. Utgiften man har är transaktionsavgiften för e-fakturan. Den är flera kronor lägre än traditionellt porto. 
För mottagaren innebär detta otrolig tidsvinst handpåläggning minskar kostnaderna stort. Konstruktivt värdeadderande. Hanteringen korrekta fakturor. Slippa efterforska och ifrågasätta uppgifter. 

• Spårbar
Tack vare att e-fakturan är korrekt och elektronisk hela sin livslängd är den spårbar och säker. Man får även kvittens på att den är skickad och skulle den fastna på vägen finns det möjlighet att supportera, felsöka och skicka om. Visst erbjuds spårning också inom traditionell postgång, men då måste brevet rekommenderas. Här ingår motsvarande REK-funktion i transaktionspriset.

• Snabbare betalt
Att skicka fakturor elektroniskt leder till snabbare betalning tack vare att mottagaren får fakturan fortare och på ett sätt som är lättare att hantera. Den blixtsnabba distributionen i kombination med ringa handläggning skapar en radikal tidsvinst. Generellt kortas betaltiden med flera dagar. Något som givetvis är positivt för likviditeten. Det finns inget bra med att behöva invänta pengar som dröjer. 
Även kunden gynnas av att ta emot fakturan elektroniskt eftersom diverse manuellt jobb, som att skriva ut och skanna, inte behöver göras längre. Ni förenklar vardagen för kunden vilket säkert är uppskattat. Det stärker relationen och ökar chansen till fler affärer.         

• Uppfyller lagkravet
Den 1 april 2019 infördes lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling. Lagen säger att alla inköp i offentlig sektor, som kommuner och regioner, ska faktureras med elektronisk faktura. Formatet på fakturan ska uppfylla gällande europeiska norm. Svenska myndigheter rekommenderar i det fallet Peppol BIS Billing 3. Vill man som kund hos InExchange skicka i Peppol-formatet väljer vårt system det automatiskt. Den som är ansluten hos oss utrustas med vår accesspunkt i Peppol utan kostnad. 

• Hög automatiseringsgrad
E-fakturan har en nyckelroll. Den äger alla förutsättningar som är nödvändiga för att skapa en automatiserad handelskedja. I egenskap av elektroniskt betalningsverktyg är det slutledet i den proceduren.
E-fakturan är validerad och kontrollerad enligt gällande affärsregler. All information är inkluderad vilket också förenklar arbetet ordentligt för mottagaren. Den som tar emot fakturan slipper att skriva in uppgifter manuellt i sitt system. Även attestrutinerna underlättas. Handpåläggningen för mottagaren blir nära på minimal. Det är egentligen bara en titt på att fakturan överensstämmer med lagd order som kan vara motiverad. För säkerhets skull alltså. I övrigt sköter det sig självt i och med att hela processen, inklusive betalningen, kan automatiseras.

DEN HÄR texten ingår i en större samling med artiklar om e-faktura. Huvudsidan bär rubriken ”Detta är e-faktura”.

Dela denna artikel

Dela på facebook
Facebook
Dela på twitter
Twitter
Dela på linkedin
LinkedIn

Skicka din första e-faktura idag!

Kom igång gratis genom att skapa ditt konto hos oss. Det tar bara ett par minuter och sedan är du igång!

Illustration diagram