Det pratas mycket om Peppol, men vad är det, vad handlar det om och hur fungerar det?
Vi på InExchange har skapat den här samlingssidan – inklusive ett antal länkade artiklar – för att enkelt och på ett lättförklarat sätt ge er alla fakta ni behöver.
Välkomna till den ultimata guiden om Peppol!
Vad är Peppol?
Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) innefattar komponenter och specifikationer som möjliggör gränsöverskridande e-upphandling. Det är en specificerad infrastruktur som kopplar samman köpare och säljare. Det är även standarder och regelverk för elektroniska dokumenttyper såsom faktura, order och katalog.
I konceptet ingår dessutom den medlemsdrivna organisationen OpenPeppol som förvaltar tekniker, format och avtal.
Vill ni veta mer om Peppols innehåll och varför detta internationella nätverk startade kan ni ta del av vår fördjupande information. I den artikeln beskrivs hur Peppol är upplagt, varför det tillkommit, hur ansvaret ser ut och vad det omfattas av.
Syftet med Peppol
Peppol skapades 2008 för att man inom EU bland annat skulle kunna skicka fakturor och svara på upphandlingar över gränserna på ett standardiserat och strukturerat sätt. Man har standardiserat sättet för utväxlingen liksom själva standarderna på dokumenten.
Peppol har efterhand blivit större och större i och med att även länder utanför EU har valt att anamma tekniken.
Hur fungerar Peppol?
Syftet med Peppol är att avsändare och mottagare ska kunna utbyta dokument utan att behöva anpassa sig till varandras tekniska lösning.
Men hur ser processen ut och hur går den till?
Ett dokument som skickas i Peppol hamnar inledningsvis hos accesspunkten som avsändaren är ansluten till. Denna accesspunkt vänder sig till Peppols centrala adressregister för att få svar på vilket lokalt adressregister som förfogar över mer detaljerad information. Det lokala registret ger besked om vilka dokumenttyper mottagaren kan hantera och vad man har för adress. Därefter skickas dokumentet till mottagarens accesspunkt och slutligen vidare till mottagaren.
I sidokapitlet ”Dokumentets väg i Peppol” beskrivs det utförligare hur Peppols infrastruktur ser ut och hur det går till att utbyta dokument inom nätverket.
Accesspunkten skapar anslutning
För att ta emot ett dokument via Peppol, till exempel en faktura, måste man ha en accesspunkt som agerar som anslutning. Accesspunkten gör bland annat att man syns i Peppol och är sökbar i nätverket.
På den här länken, ”Vad är en accesspunkt?”, beskrivs accesspunktens roll i detalj.
Vi (InExchange) är accesspunkt liksom några andra VAN-operatörer. Även vissa ERP har stöd i sina affärssystem. Vi har varit en godkänd accesspunkt sedan länge och den får våra kunder tillgång till automatiskt.
Vad är Peppol-ID?
Peppol-ID är ett unikt nummer som identifierar den anslutna parten i Peppol.
Varje mottagare har sitt eget Peppol-ID som gör att de olika accesspunkterna kan hitta parterna. Numret har två delar.
De fyra första siffrorna är ett prefix. För en svensk mottagare i Peppol är det antingen 0007 (organisationsnummer) eller 0088 (GLN-nummer). Numrets andra del fyller bara en teknisk funktion egentligen. Det är en upplysning till accesspunkten.
Värt att tänka på är att den som skickar fakturor och dokument via Peppol med InExchange som accesspunkt inte behöver tänka på mottagarnas Peppol-ID.
InExchange håller alltid reda på detta åt sina kunder.
Angående Peppol-ID hittar ni en utförligare beskrivning på länken Detaljerad fakta om Peppol-ID.
Peppol BIS Billing 3
För varje dokumenttyp som skickas inom Peppol finns en standard.
Håller vi oss till faktura/kredit heter formatet Peppol BIS Billing 3 och omfattar leverantörsutställd faktura och kreditnota.
Det är en specifikation som följer den europeiska standarden (EN16931) och som sedan 1 april 2019 enligt lag är den fakturatyp som ska utfärdas vid offentlig upphandling.
Gör man affärer inom offentlig verksamhet kräver således den köpande myndigheten att fakturorna skickas i Peppol BIS Billing 3-format. Det ligger absolut fördelar i att använda detta format även för övrig verksamhet.
Utförligare information om formatet går att läsa på länken ”Vad är Peppol BIS Billing 3?”
Frågor och svar om Peppol
All offentlig verksamhet i Sverige måste vara ansluten till Peppols infrastruktur som fakturamottagare. Däremot har inte privat sektor det kravet på sig. Ibland låter det som om även den privata sidan är skyldig att ta emot och skicka i Peppol, men så är det inte. Det är endast vid upphandlingar det här kravet kommer in i bilden. Då måste man kunna skicka fakturan, exempelvis till kommunen, i Peppolformat. Gör man affärer inom offentlig verksamhet kräver kunderna (mottagarna) att fakturorna skickas i Peppol BIS Billing 3-format och det skadar absolut inte att använda detta format även för övrig verksamhet.
Det finns starka skäl till det, ja. I Sverige är det sedan 1 april 2019 lagkrav på att all offentlig upphandling ska faktureras elektroniskt via ett format som följer den europeiska normen vilket Peppolfakturan gör. Lagkravet i fråga innefattar även att skicka och ta emot e-order.
För att ta emot ett dokument via Peppol, till exempel en faktura, måste man ha en accesspunkt (AP) som agerar som anslutning. Accesspunkten gör bland annat att man syns i Peppol och är sökbar i nätverket. Vi (InExchange) är en sådan accesspunkt liksom några andra VAN-operatörer. Även vissa ERP har stöd i sina affärssystem. Vi har varit en godkänd accesspunkt sedan länge och den får våra kunder tillgång till automatiskt. Man får dessutom ett tilldelat Peppol-ID i form av antingen ett organisationsnummer (prefix 0007) eller ett GLN-nummer (prefix 0088).
Båda är standardiserade XML-filer. Så långt liknar de varandra. Men det finns skillnader. Den viktigaste är att Peppol har högre krav på innehållet. Valideringar sker av bland annat matematiska bestämmelser och affärs- och skatteregler. Där Svefakturan är mer tillåtande vad gäller exempelvis radsummor så är Peppol BIS Billing 3 väldigt strikt.
Det fina med Peppol BIS Billing 3 är pålitligheten. Har fakturan kommit via Peppol och gått raka vägen in i systemet kan man alltid vara säker på att den är korrekt. Innehåller filen minsta fel går den inte igenom.
Nej, alla affärssystem klarar inte av att skapa fakturan i Peppolformat. De kan skapa andra format, exempelvis Svefaktura, i stället. Och då kan det uppstå problem. I det läget behöver till exempel en VAN-operatör (som InExchange) gripa in och hjälpa utställaren och konvertera fakturan så att mottagaren kan ta emot sin e-faktura i Peppolformat om detta format har ställts som krav.
Kort kan man säga att man skapar sin e-faktura i de format som man har i sitt affärssystem och skickar till sin kund via InExchange, som i sin tur vet vad för format mottagaren vill ha. Är det så att mottagaren tar emot sina e-fakturor i Peppolformat, då konverterar InExchange fakturan till Peppolformat och skickar den till mottagaren.
Javisst. Det är här som InExchange kommer in. Har man sin anslutning via InExchange är formatproblematiken löst från början. Ni som företag behöver aldrig bekymra er om den biten när ni skapar er e-faktura. Ni ställer ut er e-faktura i önskat format. Behöver det sedan omvandlas, eftersom mottagaren har ett annat format, utför InExchange den proceduren. Vi ser till att mottagaren får in fakturan i rätt format via till exempel Peppol-nätverket.
Om ert affärssystem har en accesspunkt går det att skicka och ta emot allt via Peppol, men det finns två nackdelar. Det ena är att man inte kommer åt att skicka till de som saknar accesspunkt i Peppol. Det andra hänger samman med att Peppol gör minst två uppdateringar varje år bland annat av formaten. Då måste systemet hänga med och uppgraderas till de nya versionerna. Annars kommer fakturorna att fastna. Det innebär att affärssystemets leverantör måste utföra det här arbetet. Det är en både jobbig och kostsam process. Tiden mellan att Peppol informerar om releasen och när den ska vara implementerad är cirka tre-fyra veckor.
InExchange och Peppol
InExchange är godkänd accesspunkt sedan länge och har fullt stöd för Peppol. InExchange bevakar alla uppdateringar angående format och regelverk. Peppol har nämligen tillåtelse att göra ändringar i sina format två gånger per år. Ändringar som en systemleverantör kan ha svårt att hinna med att implementera.
Oavsett vilket format ditt affärssystem kan hantera konverterar InExchange kostnadsfritt mellan detta och de format som krävs av Peppol.
Skicka faktura till Peppol-mottagare
Om du skickar dina fakturor via InExchange behöver du inte göra något speciellt. Möjligheten att skicka till mottagare hos Peppol ingår i din tjänst.Ta emot faktura från Peppol-avsändare
De som använder sig av en tjänst hos InExchange för att ta emot fakturor kan kontakta vår support för att registrera företaget som mottagare i Peppols register. Registreringen kostar inget extra. Efter det kan ni ta emot från en Peppol-avsändare i det format som ni vanligen får era dokument från InExchange. Vi konverterar från Peppols format till ert utan extra kostnad.Använder du dig av InExchange för fakturahantering krävs ingen speciell programvara för att skicka eller ta emot via Peppol. Vi konverterar materialet så att det tolkas på rätt sätt hos mottagaren oavsett vilket format avsändaren skickar det i.
Konverteringar och bokföringslagen
Om ert affärssystem inte hanterar Peppol BIS Billing 3.0 hjälper givetvis InExchange till att konvertera mellan ert befintliga format och Peppol BIS Billing 3.0.
I bokföringslagen (BFL) står det att “räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan skall bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget”, men under allmänna råd förtydligas följande:
“Mottagen räkenskapsinformation i elektronisk form som inte antagit fysisk form när den kom till företaget får konverteras till företagets system och sparas i det konverterade formatet under förutsättning att uppgifterna inte förändras eller försvinner i samband med konverteringen.”
När en konvertering utförs sparar InExchange all information om vad som sker med era dokument. En översikt ni naturligtvis kan ta del av. Ni behöver alltså inte vara oroliga för att ni bryter mot någon lag genom att ni inte kan hantera Peppol BIS Billing 3.0.
En rekommendation är dock att notera i en samlingsplan att en konvertering sker hos InExchange så att systemdokumentation och behandlingshistorik uppfyller BFL. Det står i bokföringslagen att företaget ska upprätta beskrivningar över bokföringssystemets organisation och uppbyggnad som behövs för att ge överblick över systemet (systemdokumentation).
