”Samarbete byggt på starkt partnerskap”

Coor Service Management, som är en av Nordens ledande facility management-leverantörer och med huvudkontor i Kista, är mångårig partner till InExchange. Att det handlar om en partnerrelation och inte en opersonlig kund- respektive leverantör-förbindelse betecknar Eva Petré Rege som en essentiell förutsättning.

– Jag känner att det är A och O i samarbeten med leverantörer generellt, understryker hon och beskriver kommunikationen med InExchange som ett föredöme.

–  Vi har en mycket bra dialog och är helt transparenta åt båda håll. Vilket är skönt. För då hittar vi en förståelse för respektives utmaningar och vet vilka krav vi kan ha på varandra. Det känner jag är superviktigt.

Snabba svar

I partnerskapet ligger bland annat ett tydligt ansvarstagande. Coor Service Management använder InExchange för alla inkommande e-fakturor och även alla utgående fakturor mer eller mindre.

– I det flödet väcks frågor på daglig basis, konstaterar Eva.

– Det kan vara kundkrav som vi behöver InExchange hjälp med att förstå hur vi ska lösa. Det kan även handla om att vi inte kan se informationen vi behöver på fakturorna och att vi måste lyssna med InExchange vad det beror på. Är det något fält i vår visnings-XSL som kanske ska läggas till eller har leverantören inte ens skickat med informationen?

– Det är hela tiden de här små tillrättade detaljerna som gör att vi får en nöjd kund eller att vår verksamhet faktiskt får ut all information de behöver på sina leverantörsfakturor. Alltså att det dagliga rullar på.

Eva Petré Rege tar likaså upp detta med specifika kundkrav. Exempelvis en speciell information som Coors eget system inte kan leverera på, men som kunden absolut måste erhålla. Då finns InExchange i bakfickan.

– Vi vet ju att InExchange kan lösa detta. Kommer bara informationen kan vi sedan mappa om fakturan på rätt sätt åt kunden, inflikar Eva.

Ordnar vi sådant på kort varsel tycker du?

– Ja, det tycker jag. Kontakterna vi har på InExchange är otroligt snabbfotade måste jag säga. Det är väldigt sällan jag vänder mig till dem och det dröjer ett bra tag innan det händer någonting. Det existerar inte. Det brukar vara väldigt snabba puckar.

Eva tillägger i nästa sekund:

– Och det är jätteviktigt förstås, att vi får besked relativt omgående. Vi får snabba och bra svar från supporten på InExchange och våra kontaktpersoner på företaget.

Spännande perspektiv

Intressant också när det gäller elektronisk fakturering är att det ligger mycket dold potential i data. Coor Service Management har bytt fakturahanteringssystem. Tack vare det bytet har man börjat så smått att läsa in på radinformation. Eva Petré Rege tror att det framför allt öppnar spännande perspektiv för inköpsavdelningen när den rutinen sitter som den ska.
– Överblicken blir ju väldigt detaljerad och bra. Man kan exempelvis lite titta på artiklar eller på compliance. Vad är det vi handlar, vilka leverantörer handlar vi av, köper vi rätt artiklar, är det till rätt pris och så vidare.

En komplett elektronisk dokumentation, som är spår- och sökbar, bäddar dessutom för e-handel. InExchange har en särskild e-handelstjänst som verkligen är i ropet. Erfarenheterna visar att e-handel skapar en väldigt effektiv inköpsprocess och att det är lätt att utföra analyser och uppföljningar.

Coor Service Management vill, så snart det är genomförbart, komma i gång med e-handel. Det borde bli möjligt när marknaden mognat lite mer digitalt.

– Jag ser fram emot när vi också kan jobba med den biten. Jag tror att det kan bli riktigt bra, menar Eva Petré Rege.