Kundcase Föreningshuset

Digitaliseringstakten ökar snabbt. För att det ideella föreningslivet ska hänga med kan de behöva stöd utifrån.
Föreningshuset sträcker ut en sådan hjälpande hand. Företaget har hundratals föreningar – och hundratusentals medlemmar – i sin kundkrets.
Föreningshuset har i sin tur integrerat den digitala kundfakturatjänsten från Inexchange i sitt medlemssystem vilket stärkt deras fakturaservice rejält.
– För oss är det otroligt värdefullt att kunna erbjuda en helhetslösning för våra kunder, understryker Clara Bergström, marknadsföringsansvarig på Föreningshuset.

Medlemssystem, redovisning och kansli. Det är lika med grundstommen i paletten av tjänster som Föreningshuset erbjuder. Ideella sammanslutningar inom det svenska föreningslivet saknar i många fall resurser att klara den sortens administrativa uppgifter på egen hand. Att kunna utackordera den biten är därför en lättnad och en frihet på samma gång. Särskilt som vi befinner oss i en tid av förvandling där utdaterade rutiner ersätts med digitala moment.
Fakturasysslorna är ett prima exempel.
– Vi har ungefär 200 föreningar som vi hjälper med utgående fakturering. Ser man över ett år går det iväg flera tusen e-fakturor till våra kunders medlemmar via Inexchange, konstaterar Clara Bergström.

Avgörande funktion

Just att tjänsten är integrerad är en avgörande faktor.
– Det innebär att administratörerna, och även medlemmar själva, kan lägga till och koppla e-faktura B2B, dit de vill att den ska hamna och sedan skickas det ut via Inexchange, beskriver Clara och fortsätter:
– Vi har ett stort kundsegment som är branschorganisationer och yrkesföreningar. Genom att det blir större och större krav från företag om e-faktura B2B, och att det är ett måste vid fakturering till offentlig sektor, är den här lösningen otroligt viktig för oss. Det är en förutsättning för att vi ska kunna hjälpa våra kunder fullt ut att fakturera sina medlemmar.

Enkelheten en styrka

Clara belyser likaså enkelheten. Det vore orimligt att begära att en ledamot i en ideell förening ska behärska faktureringsmetoder och format i detalj. För Föreningshuset är det därför en styrka att kunna säga: “Det är bara att komma till oss. Vi ordnar det här åt er”. Tack vare lösningen genom Inexchange kan man utlova den tryggheten.
Det låter bekvämt. Först och främst för kunden förstås, men också för Föreningshuset.
– Organisationerna vi hjälper är spridda inom en mängd olika segment och branscher. Det gör att kraven på olika format blir väldigt många till slut. Men i och med att Inexchange ser till att det kommer fram i rätt format är det inget vi behöver tänka på.
Att det är en lättnad kan naturligtvis var och en förstå.
– Föreningen är alltid avsändaren och det ändras ju inte av att det ska vara e-faktura B2B. Det känns riktigt bra att det här fungerar så lätt och smidigt hos Inexchange. Det gör att vi även kan ombesörja e-faktura B2B när vi skickar ut åt våra kunder. Det är verkligen viktigt för oss.

Formatet alltid fixat

Ett av dessa elektroniska format är EU-standarden Peppol BIS Billing. Om det var okänt för ett par år sedan är det precis tvärtom nu. Peppol efterfrågas allt mer. Formatet till och med begärs av landets myndigheter. Lagen säger att statliga instanser enbart tar emot e-fakturor och det är Peppol de helst vill ha.
Clara Bergström igen:
– Vi har kunder där föreningar riktar sig uteslutande mot yrkesverksamma inom offentlig sektor. Det gör ju att vi måste kunna erbjuda Peppol. Att då ha en operatör som tillhandahåller detta, och ser till att det fungerar, är oerhört smidigt och väldigt värdefullt både för oss som jobbar här och våra kunder. Som användare i vårt system är formatet inget man ens behöver fundera på.

Ökad medvetenhet

En ökad medvetenhet är ändå tydlig. Det finns personer, och företag, som fortfarande inbillar sig att en PDF-faktura är elektronisk, men enligt Clara är det ett “krympande problem”.
– Efter det att lagen om obligatorisk e-faktura till offentlig sektor kom 2019 har vetskapen om skillnaderna mellan e-faktura och PDF-faktura blivit klart mycket större, men det är fortfarande dålig kännedom hos gemene man. Folk som vanligtvis inte jobbar med fakturering har sällan koll på detta.
– Även skillnaden mellan B2B, Business to business, och B2C, Business to customer, kan snurra till det för vissa. Så visst uppstår det förvirring ibland.
Men jag upplever ändå att folk får allt bättre pejling på detta. Jämfört med några år sedan har det hänt mycket. Då fanns det nästan ingen kännedom alls om det här, tillägger Clara Bergström.

Föreningshuset erbjuder administrativ avlastning och digitala system för föreningar och medlemsorganisationer. De hanterar allt från medlemsregister och fakturering till löpande bokföring och ekonomisk förvaltning. Genom deras IT-plattform sköts även medlemskommunikation och anmälningar till olika aktiviteter. Verksamheten syftar till att förenkla styrelsearbetet genom att ta hand om de administrativa uppgifterna.

Webbplats

Stockholm

Administrativ avlastning och digitala system för föreningar och medlemsorganisationer.

Föreningar blir digitala via smidig helhetslösning

Avgörande funktion

Enkelheten en styrka

Formatet alltid fixat

Ökad medvetenhet

Huvudkontor

Bransch

Ladda ner din guide om Peppol

Ladda ner din guide om Peppol

Huvudkontor

Övriga kontor