Det här året började med att Scancloud och InExchange gick ihop och att det sammanvävda företaget fick fasta punkter både i Östersund och Skövde.
Nu, drygt ett halvår senare, är nästa nyhet att kontoret i Östersund flyttat in i nya fräscha och trivsamma lokaler.
– Det är ett lyft för oss alla som jobbar här, konstaterar Ola Widegren, vd för InExchange.
Gällande InExchange i Skövde har företaget varit bortskämt i många år med en förträfflig hemvist i en av innovationsklustret Science Parks byggnader med omedelbar närhet till kommunens högskola. I Östersund har det däremot funnits behov av att hitta en mer ändamålsenlig lokal som bättre stöttar verksamheten framåt.
Nu är processen fullbordad. Inflyttningen till det nya kontoret genomfördes ett par dagar in i juni. Arbetsdagarna på vardera sidor om semestern har därefter använts till att genomföra justeringar och till att göra sig hemmastadda.
– Det är alltid skönt med nya lokaler, poängterar Ola Widegren nöjt.
Han berättar att just detta med en uppgradering beträffande modernisering och funktionalitet var två centrala utgångspunkter när det planerades för en fysisk omdisponering av företaget.
– Vi ville lokalmässigt erhålla en lösning bättre anpassad till våra behov. I detta låg bland annat en vilja att skapa större umgängesytor. Det var vår ena prioritet. Det andra var att förbättra arbetsmiljön för medarbetarna som jobbar med pappershanteringen vilket är en del i vår verksamhet. Så det var våra huvudsyften, förklarar Ola.
Skräddarsydda lokaler
Ibland är det svårt att få precis allt uppfyllt, men i det här fallet var sitsen så förnämlig att man i par med hyresvärden kunde sitta och rita exakt hur det skulle vara.
– Vi började med ett näst intill blankt papper. Tillsammans designade vi kontorets utseende. Vi inledde med lite lösa idéer de två första månaderna innan vi skrev på hyresavtalet i oktober. Allt som allt har arbetet tagit tio månader, berättar han vidare.
Räknat i avstånd handlar det om en omdirigering på 1600 meter från Ringvägen till Odensviksvägen i centrala Östersund. På den nya adressen förfogar InExchange över två plan fördelat på 1200 kvadratmeter kontorsyta och 350 kvadratmeter lager. Den senare ytan ligger på gatuplanet vilket innebär att all pappershantering sker på samma plan. Skillnaden är milsvid jämfört med förra kontoret. Då var motsvarande mottagning och arkivering utspridd på tre våningar.
Som ni förstår var det tungjobbat.
Välkommen lagändring
Pratar vi pappershantering blir den för övrigt lättare och lättare i fortsättningen. Inte bara tack vare flytten. Den 1 juli ändrades bokföringslagen. Sedan det datumet är det inte längre nödvändigt att behålla räkenskapsmaterial, som kvitton och fakturor, i pappersform om underlaget finns digitaliserat.
– Det innebär att dokumenten inte behöver sparas i tre år, vilket var kravet tidigare, innan det kan destrueras, framhåller Ola och det är självklart välkomna nyheter. InExchange har en uttalad ambition att utrusta företag, organisationer och myndigheter med elektroniska affärsflöden. Lagändringen gynnar det ändamålet.
– Vi kommer dock fortfarande att spara dokumenten som säkerhet ifall skanningen reklameras. Men inte lika länge såklart. Genom att vi kan destruera löpande blir proceduren snabbare, fortsätter han och tillägger för tydlighetens skull:
– Vi vill att kunderna ska digitalisera i så stor utsträckning som möjligt. Tendensen är tveklöst den att pappersvolymen minskar i förhållande till andra format. Samtidigt växer bolaget så räknat i absoluta tal tappar inte pappersvolymen i storlek.
Östersunds svar på Truls
Den nya lokalen har dessutom en fördel till. Ett bordtennisbord för att vara exakt.
– Det är kraftfullt använt, beskriver Ola glatt och konstaterar att populariteten ökat ytterligare under OS-veckorna. Det är pingisfeber på Odensviksvägen.
– Och nu vill alla ha Stigas sexkantiga racketar, skojar han.
