Alla fakturatyper via samma tjänst ett lyckat drag

Genom att automatisera och effektivisera har Kron International lyckats behålla sin produktion av städredskap hemma i Sverige.
Den filosofin har dessutom inte stannat på industrigolvet, också administrationen jobbar i samma anda.
När ekonomiavdelningen förstod att de förutom e-fakturor även kunde skicka PDF- och pappersfakturor via InExchange fakturatjänst frigjordes många timmar. Tid som nu kan användas mer meningsfullt än till att skriva ut och skanna in fakturor.

Jenny Ahlberg är glad över att hon och kollegan Ulrica på ekonomiavdelningen numera använder en betydligt högre del av kapaciteten hos InExchange fakturaskrivare än vad som var fallet för ett par tre år sedan. Att skanna in pappersfakturor och sedan bifoga PDF-filer i mejl var ett moment som, enligt Jenny, var en lättnad att bli av med.
E-fakturor var Kron International förhållandevis tidiga med – deras första elektroniska faktura susade iväg via InExchange 2014 – men det övriga flödet hanterades på det gamla vanliga sättet, vilket alltså tog tid.
– Vi skrev ut de fakturor som inte skulle gå som e-faktura från affärssystemet och sedan skannade vi in dem. Därefter var det tillbaka till datorn, öppna PDF-filen, döpa om den till rätt fakturanummer och så mejla den till kunden, konstaterar Jenny.
Om det var långrandigt? Jo, det kan ni tro. Om det var effektivt? Nej, sannerligen inte. Och framför allt: det var inte ens nödvändigt. Fakturaskrivaren låg ju där på datorskärmen och undrade varför den inte fick jobba mer.

Välkommen effektivisering

Men när Jenny började på företaget för tre år sedan togs en större diskussion om faktureringsrutinen. Den dåvarande rutinen uppfattades som omständlig. Tillsammans började de läsa på vad som kunde göras via InExchange eftersom den tjänsten redan användes. I anvisningarna framhölls att också PDF-fakturor går att skicka via InExchange. När det beskedet omsattes i praktiken blev hanteringen genast smidigare. Därefter upptäcktes det att även vissa pappersfakturor gick att skicka på samma sätt. Vilket gjorde det hela ännu bättre. För det betyder att man slipper skriva ut, kuvertera, frankera och åka och posta fakturorna.
Jenny summerar:
– Nu följer de med i resten av faktureringen. Sedan är det färdigt. Vi tycker att det är väldigt lättjobbat. Speciellt sedan vi lade in att PDF ska gå den vägen, det sparar massor av tid. Jag uppskattar att vi pratar om två timmar per vecka, vi skickar ändå ett antal fakturor varje dag.

Lätt att ändra

Själva ändringarna, som var tvungna att utföras, var också lätta att ordna.
– Ja, just det här att lägga till PDF-fakturorna var inte alls svårt, eftersom InExchange redan var kopplat till affärssystemet. Övergången till att skicka PDF via InExchange gick därför väldigt smidigt. Vi har Jeeves som affärssystem och i systemet fanns redan en koppling till InExchange fakturaskrivare, eftersom vi skickade våra e-fakturor på det sättet. Det underlättade såklart. Det enda vi behövde göra för att börja skicka PDF-fakturorna via InExchange var att ändra inställning på våra kunder i Jeeves att fakturorna skulle gå till InExchange fakturaskrivare i stället för vår fysiska skrivare på kontoret.
– Som jag minns det loggade jag in hos InExchange och läste mig till hur vi skulle göra. Vi testade på en kund och det fungerade. Därefter fortsatte vi att lägga in fler kunder dagen efter. Sedan blev det ett par kunder till dagen efter det. Vi tog det successivt och i dag har vi i princip lagt in alla kunder.
Nämnda förtjänster är inte heller de enda. Jenny passar på att tipsa om en annan procedur hon använder sig av och som förenklat hanteringen ytterligare lite grann.
– Får vi någon fråga gällande en faktura eller att den inte betalats i tid, vilket också händer ibland, brukar jag gå in i InExchange på webben och söker upp fakturorna där i stället för i affärssystemet. Det är snabbare och smidigare, för då kan vi skicka dem igen direkt därifrån. På så sätt sparar man steg när man ska skicka om en faktura.

Ständig utveckling

Förmågan att se vinnande lösningar sitter i väggarna på Kron International i Vinslöv mellan Hässleholm och Kristianstad. Den här skånska tillverkaren, med diskborstar, wc-set och sopset som främsta storsäljare, har investerat mycket i automatisering och effektivisering av produktionen de senaste 30 åren. Det har ökat kapaciteten, men också varit en förutsättning för att ha kvar produktionen i Sverige med bibehållen konkurrenskraft.
Att även ekonomiavdelningen är öppen för ny teknik och nya tillvägagångssätt ligger i linje med verksamheten i stort. Företaget må vara 150 år fyllda, men har alltid haft som signum att hänga med i utvecklingen.
– Varje år har vi en priolista med investeringar, framhåller Jenny.