Tryggt och säkert flöde avgjorde Bravidas val

Stora bolag med stora fakturaflöden förutsätter operatörer som kan hantera jättelika volymer.
Bravida valde Inexchange. Med ungefär en miljon fakturor årligen löpande i sina system – utspritt på fyra länder – krävdes en trygg och pålitlig partner.
– Nu har vi använt oss av Inexchange i flera år. Vi har ett väldigt bra samarbete, säger Kristoffer Hagberg, redovisningsassistent på Bravida.

Kristoffer sitter på leverantörsreskontra, är e-fakturaansvarig och involverad i många projekt. I kollegiet på Bravidas ekonomifunktion har Kristoffer bland annat sällskap av Anton Kannius som är ekonomiassistent och sysselsatt med e-faktura på kundreskontra.
Duon ryser så smått av olust vid blotta tanken på pappersfakturor.
– De allra flesta är nog överens om att tiden är förbi för papper. Det kunde man hantera för 20 år sedan. Nu har vi kommit så långt i digitaliseringen att det är dags att dumpa papperet helt, tycker Kristoffer och får medhåll av Anton.
– Självklart försöker vi använda så mycket e-faktura som möjligt. Jag upplever att kunderna också resonerar så mer och mer. Det är inte många kunder som vill ha pappersfakturor om de har möjlighet att ta emot fakturorna elektroniskt.

Motståndet gällande pappersförekomst i fakturaflödet är så kompakt att Bravida säger nej till denna gamla utdaterade variant.
– Ja, vi har varit hårda sedan vi gick över till Inexchange, konstaterar Kristoffer. Vi tar inte emot pappersfakturor och helst inte så mycket PDF:er heller. Vi begär e-faktura av leverantörerna så långt vi bara kan. Vi stängde fakturaadresserna för två och ett halvt år sedan.

Underlättar för alla

Kristoffer och Anton berättar att Bravida och Inexchange jobbat tajt tillsammans i flera år för att snabba på den digitala utvecklingen på faktureringssidan. Resultatet har varit gott. E-fakturamängden går oavbrutet uppåt.   
– Vad tidsvinsten blir exakt är svårt att säga, men att den är rejäl råder det ingen tvekan om. Ser man på e-faktura jämfört med PDF underlättar det inte bara för oss på leverantörsreskontra utan även för användaren som ska godkänna fakturan. Skickar leverantören en faktura som är elektronisk är den inne i vårt system cirka en eller två minuter senare. Som PDF kan man räkna med i alla fall en eller två dagar, hävdar Kristoffer vid en snabb uppskattning.
Han pekar därefter på en annan plusfaktor:
– Skickar man e-faktura blir det inte fel. När det kommit till oss, och ska hanteras, kan vi vara säkra på att siffrorna stämmer. En PDF skannas eller tolkas manuellt. Då kan det bli fel på många vis. Valuta, datum och så vidare. Eftersom mänskliga faktorn är inblandad finns alltid viss risk för misstag. Är det en e-faktura sker allting elektroniskt. Det sparar tid. Vi slipper sitta och korrigera felaktigheter, antingen direkt eller när vi upptäcker dem i efterhand.

Alltid enhetlig

E-fakturan har dessutom ytterligare egenskaper som förenklar hanteringen. Kristoffer nämner en till.
– En e-faktura är alltid enhetlig. Det är alltid samma typ av fakturabild som Inexchange förser oss med. Inexchange skapar en bild utifrån vad leverantörerna skickar till oss elektroniskt. Det hjälper oss. Vi vet var vi ska kolla på fakturabilden oavsett vilken leverantör som skickar. Den ser likadan ut för jämnan. 

Även hos kundreskontra, där Anton har sin domän, är det elektroniska formatet prioriterat av Bravida.
– När vi lägger upp en ny kund undersöker vi med en gång om de har möjlighet att ta emot e-faktura. Är det så ser vi till att inkludera det vi behöver i filen vi skickar till Inexchange. Sedan är det i princip löst. Visst kan det hamna fel någon gång, att det exempelvis varit fel i vår fil eller legat mot fel VAN-operatör, men det är inte så ofta. Vi jobbar på att använda e-faktura så mycket som möjligt, säger han. 

Vill ni ta emot mer e-faktura?
Kristoffer och Anton bjuder på goda tips:

• Gör er research
  Väg för- och nackdelar. Se vad exempelvis 80 procent e-faktura kontra 40 procent PDF och papper skulle göra för er. Då får ni en vink om hur mycket det kommer att hjälpa er att ta ett större digitalt kliv framåt. När ni insett detta lär motivationen öka att ta tag i den här biten på allvar.
  
  
• Strukturera upp allting
  När man väl kommit i gång, och kanske har mycket PDF:er, är det bra att strukturera upp allting och se vilka leverantörer som mejlar dessa. Skapar man en bra struktur från början blir det enklare att nå ut till så många som möjligt. Det finns antagligen lågt hängande frukter att plocka.
  
  
• Börja brett
  Ett gott råd är att starta på bred front i arbetet att få leverantörerna att skicka elektroniskt. Sedan, i takt med att ni höjer digitaliseringskraven, kan man rikta in sig på de som sagt att de inte kan skicka e-fakturor och som har stora flöden.
  
  
• Rakt och enkelt budskap
  Var tydlig i er information om att ni önskar e-faktura. Beskriv pedagogiskt varför ni ställer det här kravet och hur fakturan skickas. Undvik tekniska detaljer. Skapa hellre en förståelse för varför man ska digitalisera och vad som är vinningen. Balansera också längden på texten. Inte för lång och inte för kort. Sväva inte iväg så att folk struntar i att läsa bara för att de inte orkar. Men det får inte heller vara så kortfattat att det väcker massa följdfrågor.
  
  På bilderna nedan: Kristoffer (till vänster) och Anton.