Perfekt tjänst för bolaget som också gynnar miljön

Det är särskilt två saker som Michel Gulunay, project manager på Volkswagen Group Sverige, lyfter fram när det gäller att fakturera genom Inexchange. Det är hur enkelt och pålitligt det är.
Volkswagen Group Sverige blev kund hos Inexchange 2013 och Michel är tacksam över att bolaget tog det steget.
– Inexchange är en av de viktigaste leverantörer vi har. Ändå behöver vi nästan aldrig höra av oss till varandra. Allting fungerar så perfekt, tycker han.

Michel gillar den lättjobbade vy som användaren möts av i tjänsten som Inexchange tillhandahåller. Det är ett behändigt arbetsverktyg att handskas med.
– Jag måste säga att jag är väldigt imponerad över hur upplägget är på hemsidan. Genom att sidan är så användarvänlig blir proceduren att skicka fakturor oerhört smidig. Ta till exempel det här med portooptimeringen. Hur enkelt är inte det? Med två knapptryckningar har man sparat pengar och tid och dessutom bidragit till en bättre miljö. Det är helt fenomenalt.

Även tillförlitligheten är en primär styrka i hans ögon. Det ligger en viktig trygghet i att veta att faktureringen rullar på utan missöden. Det är en tjänst som inte sviker.
– Vi har aldrig haft behovet att kontakta Inexchange gällande problem av det slaget. Och det är skönt förstås. Det är precis så man vill att det ska fungera, menar Michel samtidigt som han påpekar:
– Det ska dock inte hindra oss från att ha en dialog och strategiska möten med varandra. Det finns alltid en nytta i att utvärdera och titta på utvecklingsmöjligheter.
Michel konstaterar sammanfattningsvis:
– Vi är mer än nöjda. Nu kan vi inte tänka oss att gå tillbaka till något annat. Typ det vi hade innan vi körde igång med e-faktureringen på allvar. Det är inte ens ett alternativ längre.

En ny värld

När Michel Gulunay drar sig till minnes forna rutiner häpnar han över hur ineffektiva och ansträngande metoderna var på den tiden.
– Vi kuverterade alla dessa fakturor på plats. Vi hade tre kollegor som kuverterade ungefär 50 000 fakturor per år. Och det var ju inte bara enskilda fakturor. Vissa var två- och tresidiga dessutom.
– Naturligtvis var det inte hållbart, fortsätter han och berättar vidare:
– Till slut tänkte vi: nej, allt det här måste gå via Inexchange. Vilket var klokt. Förutom tidsbesparingen har det varit en helt annorlunda värld för oss i och med e-faktureringen. Jag tror att vi är uppe i 220 000 kundfakturor per år varav 90 procent är e-fakturor. Alla fakturor från 14 av våra 16 system går via ekonomisystemet till Inexchange i ett och samma format. Eftersom det är så enkelt har vi kopplat på så mycket som möjligt.

Inexchange ordnade rubbet

Just att aldrig ägna formatproblematiken en tanke är givetvis bekvämt.
– Vi slipper det totalt, intygar Michel nöjt.
– Det var samma sak med implementeringen. Innan vi övergick till e-faktura upplevde vi det som en krånglig del. Vi visste inte hur vi skulle koppla på det. Det var många funderingar. Men Inexchange raderade alla frågetecken. Inexchange sa: vi tar ansvaret. Vi sätter upp det så som ni önskar.
Michel understryker att det kändes befriande att få så tydlig sakkunskap.
– Det är möjligt att det var en standardlösning i stor utsträckning som vi erhöll, men det kändes verkligen som att installationen anpassades efter våra behov vilket gjorde det så himla enkelt. Implementeringen och själva projektet gick väldigt snabbt.
Med andra ord: Förtroendet parterna emellan var stort från första början.
– Finns kunskapen hos leverantören blir det enkelt. Vi hade aldrig behovet att fundera ut vilket format det behövde vara eller hur vi skulle göra. Vi fick i stället förslag på hur vad vi skulle kunna göra. Vi fick hjälp och råd hela vägen. Det underlättade för oss ordentligt.

Viktigt miljöbidrag

Michel Gulunay började på Volkswagen Group Sverige som ekonom. I dag är han projektledare inom ekonomigruppen och även ansvarig för de implementeringar som är kopplade till företagets ekonomisystem. Han inspireras av den tekniska utveckling som pågår med en rasande fart. Den digitala affärskommunikationen är ett exempel. Bilindustrins övergång till helt eller näst intill helt eldrivna fordon är ett annat. Volkswagen Group Sverige är den största bilimportören i vårt land och har sammanlagt sex märken. Alla sex har elbaserade modeller i sina program.
Michel ser det som positiva, men också nödvändiga framsteg.
– Som en del av fordonsbranschen har vi historiskt haft en stor miljöpåverkan och har än i dag i viss mån. Då måste vi kompensera på annat sätt. Förutom att satsa på elektrifieringen av bilarna tar vi andra slags miljöinitiativ. E-faktura är ett sådant. Det var inte försvarbart att låta så mycket pappersfakturor gå ut över hela landet. Att växla till elektronisk fakturering var ett måste. Det var ett miljöbidrag vi kände att vi behövde göra, deklarerar han avslutningsvis.