Att skicka och ta emot e-faktura blir vanligare och vanligare, men det kan ändå ganska ofta upplevas rörigt och kännas onödigt krångligt.
En kund vill ta emot Peppol, en annan vill ha Svefaktura, en tredje pratar om EDI.
Och så vidare.
Vilka krav ställer min kund? Vilka krav ställer min leverantör? Vad menar de egentligen? Hur ska jag kunna göra alla nöjda? Det verkar finnas mycket att hålla reda på för att både kunna skicka men även ta emot e-faktura.
Men, vad är vad och måste man veta exakt hur allt fungerar?
Nej, egentligen inte, men det kan ju faktiskt vara skönt att ha lite koll när kunden eller leverantören hör av sig med sina krav.
Många har numera uppfattningen om att det finns två e-fakturaformat, Svefaktura och Peppol. Det är väldigt långt från sanningen. Det finns hundratals olika format på e-faktura. Det som rör till det en del för många är just det där med Peppol och det beror ofta på förväxlingen av e-fakturaformatet Peppol BIS och nätverket Peppol.
Hundratals olika format
Svefaktura, UBL, Finvoice, Peppol BIS, TEAPPSXML, OIOUBL, oioxml, Pyramid, S-EDI, bgc-invoice, ABWinvoice, IDOC, NesUBL, IFS, cXML, ja listan kan göras lång på de olika fakturaformat som finns, för som sagt, det finns hundratals e-fakturaformat och det man kan tänka på är att man som kund, eller leverantör, inte kan styra eller bestämma över vilket format den andra parten använder sig utav, för det kan bero på en mängd olika faktorer, många av dem utom kontroll för din kund eller leverantör.
En sak som i många fall avgör formatet är det affärssystem som används, en del system använder det som vi i dagligt tal kallar “vanliga standardformat”, en del affärssystem använder sitt eget unika format, exempelvis IDOC som är ett vanligt förekommande format i SAP. Sedan är det ju så, att din leverantör har säkert många kunder, alla dessa kan inte bestämma över vilket format som ska skickas till respektive kund.
VAN-operatören håller koll
Det är just därför vi VAN-operatörer finns. Vi är som en fakturaväxel som håller koll på alla format, vem som ska ha vad och hur det ska se ut. Tanken är att ni som skickar en faktura ska kunna använda ert eget format, som passar er och ert affärssystem, sedan ser operatören till att konvertera er faktura till det korrekta formatet hos mottagaren. Operatören ser även till att leveransen av fakturan sker den korrekta vägen, oavsett om den andra parten tar emot sina fakturor via Peppols nätverk eller någon annan operatör än den du använder.
Så, sammanfattat är det bra att du vet om att det finns en massa olika format när det gäller e-faktura, men egentligen behöver du inte veta mer än så, förutsatt givetvis att du är ansluten till en VAN-operatör.
