E-order
E-order innebär, enkelt förklarat, att köparen tar emot och skickar standardiserade elektroniska affärsmeddelanden via sitt affärssystem. Det kan exempelvis handla om priskataloger, order, ordersvar, leveransaviseringar och fakturor. Genom e-handel genereras en elektronisk dokumentation som är spårbar och sökbar.
Priskatalog
Priskatalogen är avtalet mellan leverantören och köparen och den förteckning som upptar produkterna som köparen vill handla. I avtalet är produkterna registrerade i detalj med exempelvis artikelnummer och prisuppgift. Priskatalogen laddar köparen ner i sitt beställningssystem där den samsas med kanske 100-tals liknande kataloger från andra leverantörer.
Order & ordersvar
Om man använder katalog är det också den som köparen har som utgångspunkt när han eller hon skickar sin order till leverantören. I den lagda ordern inkluderar köparen de uppgifter som behövs. Exempelvis artikelnummer och antal och kanske önskad leveransdag. Om köparen givit sin tillåtelse kan artiklar även ersättas om de är slut.
Ordern responderas i sin tur av ett ordersvar som tjänar som bekräftelse. Leverantören konfirmerar att ordern är mottagen och accepterad, att det sammanlagda priset överensstämmer med uppgifterna i katalogen, att produkterna finns i lager och om eventuellt önskat leveransdatum kan uppfyllas.
Leveransavisering
Leveransaviseringen är nästa länk i kedjan. Aviseringen liknar ordersvar med den skillnaden att den är utförligare. Här kompletteras tidigare uppgifter med mer exakt information. Det kan handla om tidpunkt för frakten, vilken speditör som anlitats och sökkod för spårningsinformation. Leveransaviseringen motsvarar följesedeln som tack vare den elektroniska kommunikationen rationaliseras bort allt mer.
Fakturering och attest
Faktureringen är enkel då den oftast kan skapas utifrån informationen i order och ordersvar. Om fakturan överensstämmer med ordern behövs inte heller alltid en attestprocess hos köparen då godkännandet i praktiken redan gjorts vid beställningen.
Signifikativt för e-handel, och specifikt e-order, är dess komplexa struktur. En order kan ofta generera flera ordersvar. Ett vanligt skäl är att beställda produkter inte finns i lager utan måste restnoteras. Samma sak med leveransaviseringar. Precis som ordersvar ökar antalet snabbt om leveransen styckas upp i omgångar vartefter produkterna finns tillgängliga och distribueras.
Generellt kan konstateras att e-order har en längre historia än e-faktura. I och med alla år på nacken har det etablerats specifika behov längs vägen. Betecknande för detta är den osystematiska disponering av fakturafälten som förekommit under årens lopp. När det inte funnits fält för ett speciellt behov har man utnyttjat andra fält i fakturan som egentligen varit avsedda för annat.
Den utbredda oordningen i fakturastrukturen var grundorsaken till införandet av Svefaktura 1.0 som 2004 fastställdes som rekommenderad standard för enkel e-faktura.
