Vad är Peppol?

Peppol är ett internationellt nätverk för elektroniska inköp. Nätverket består bland annat av en teknisk infrastruktur och standardformat.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) är en öppen standard som möjliggör utbyte av standardiserade maskinläsbara dokument över nätverk, oavsett om organisationer använder olika IT-system. Detta inkluderar e-fakturor, men även e-beställningar, e-förskott, och e-kataloger.

Lösningen baseras på tre viktiga pelare
  • Nätverket (Peppol e-leveransnätverk).
  • Dokumentspecifikationerna (Peppol affärssamarbete för specifikationer).
  • Den rättsliga ramen som definierar nätstyrning (Peppol transportinfrastrukturavtal).

Peppol ägs och underhålls av den ideella organisationen OpenPeppol.

Peppol inrättades ursprungligen för att ge den offentliga sektorns organisationer i Europa ett standardiserat sätt att utbyta elektroniska affärsdokument, men har med tiden antagits av fler än 300 organisationer som fungerar som accesspunkter till nätverket i 30-talet länder i Europa, Asien och Nordamerika. I och med att tekniken spridit sig till flera världsdelar har man gått ifrån den ursprungliga förkortningen PEPPOL till endast Peppol.

InExchange och Peppol

InExchange är godkänd accesspunkt sedan länge och har fullt stöd för Peppol. InExchange bevakar också alla uppdateringar angående format och regelverk. Peppol har nämligen tillåtelse att göra ändringar i sina format två gånger per år. Ändringar som en systemleverantör kan ha svårt att hinna med att implementera.
Oavsett vilket format ditt affärssystem kan hantera konverterar InExchange kostnadsfritt mellan detta och de format som krävs av Peppol.

Skicka faktura till Peppol-mottagare
Om du skickar dina fakturor via InExchange behöver du inte göra något speciellt. Möjligheten att skicka till mottagare hos Peppol ingår i din tjänst.

Ta emot faktura från Peppol-avsändare
De som använder sig av en tjänst hos InExchange för att ta emot fakturor kan kontakta vår support för att registrera företaget som mottagare i Peppols register. Registreringen kostar dig inget extra. Efter det kan ni ta emot från en Peppol-avsändare i det format som ni vanligen får era dokument från InExchange. Vi konverterar från Peppols format till ert utan extra kostnad.

Använder du dig av InExchange för fakturahantering krävs ingen speciell programvara för att skicka eller ta emot via Peppol. Vi konverterar materialet så att det tolkas på rätt sätt hos mottagaren oavsett vilket format avsändaren skickar det i.

Konverteringar och bokföringslagen

Om ert affärssystem inte hanterar Peppol BIS Billing 3.0 hjälper givetvis InExchange till att konvertera mellan ert befintliga format och Peppol BIS Billing 3.0.

I bokföringslagen (BFL) står det att “räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan skall bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget”, men under allmänna råd förtydligas följande:

“Mottagen räkenskapsinformation i elektronisk form som inte antagit fysisk form när den kom till företaget får konverteras till företagets system och sparas i det konverterade formatet under förutsättning att uppgifterna inte förändras eller försvinner i samband med konverteringen.”

När en konvertering utförs sparar InExchange all information om vad som sker med era dokument. En översikt ni naturligtvis kan ta del av.
Ni behöver alltså inte vara oroliga för att ni bryter mot någon lag genom att ni inte kan hantera Peppol BIS Billing 3.0.

En rekommendation är dock att notera i en samlingsplan att en konvertering sker hos InExchange så att systemdokumentation och behandlingshistorik uppfyller BFL. Det står i bokföringslagen att företaget ska upprätta beskrivningar över bokföringssystemets organisation och uppbyggnad som behövs för att ge överblick över systemet (systemdokumentation).

Dela denna artikel

Dela på facebook
Facebook
Dela på twitter
Twitter
Dela på linkedin
LinkedIn

Skicka din första e-faktura idag!

Kom igång gratis genom att skapa ditt konto hos oss. Det tar bara ett par minuter och sedan är du igång!

Illustration diagram