PDF på mejl

Några tips för säkrare hantering

Hur kom fakturan in

Skickades fakturan den "vanliga vägen" eller har det skett någon förändring?

Avvikande information

Stämmer exempelvis kontonumret på det som sedan tidigare finns i registret eller har det bytts ut?

Plus- eller bankgiro

Ställ krav på leverantören att alltid ha med sitt plus- eller bankgironummer.

Dedikerad mottagaradress

Ett bra tips är att alla fakturor ska tas emot via samma mejladress med bra rutiner för kontroller.

En PDF-faktura är enbart en bild. Den är inte elektronisk även om den skickas digitalt. Det betyder att PDF-fakturan är lättare att förfalska och manipulera.
Tar man emot PDF-fakturor i mejlen är rådet att vara observant. Det finns några enkla tillvägagångssätt för att minska risken att drabbas av bedrägerier.
Vi har samlat ett par av de viktigaste rekommendationerna här på sidan.

Hur kommer fakturan in?

Har fakturan kommit den “vanliga” vägen? Eller kan man se någon förändring? Är det en e-postadress som avviker eller är det något annat som inte stämmer?
Här gäller det att ha lite pejl och att man tar sig en fundering till.
Det kan vara så att informationen är avvikande. Stämmer verkligen kontonumret?

Kontrollen i fråga innebär lite jobb givetvis som man kanske inte kan göra på varenda PDF-faktura som kommer in, om man har väldigt många, men att vara vaksam och kritisk i granskningen är ändå något vi förordar.

Om plus- eller bankgirot byts ut är det faktiskt en annan betalningsmottagare. Det här är det vanligaste sättet för bedragare att skicka falska fakturor. Det ser exakt ut som en riktig faktura från den här leverantören, men där bankgiro- eller plusgironumret bytts ut – och så hamnar pengarna någon annanstans.

Sätt fasta rutiner

Ha en väldigt tydlig och strukturerad process med en dedikerad mottagaradress.
Alltså en e-postadress som man bara använder för att hantera inkommande leverantörsfakturor.

Det är viktigt att skapa tydliga processer och rutiner för dem som tar emot fakturor och hanterar dessa. Det vill säga att man med säkerhet vet att verifieringarna blir gjorda, att man bygger upp en slags magkänsla för vad som kan förefalla misstänkt. En djupare känsla helt enkelt för vad som är korrekt och vad som tycks avvika.

Det är jätteviktigt till exempel att under semesterperioden, när det kanske vikarieras och tas in krafter utan större vana att hantera företagets leverantörsfakturor, att man har klara rutiner som är lätta att följa för alla.

Korta tips i övrigt:

Klicka aldrig på bifogade länkar. Håll enbart muspekaren över länken för att kontrollera om den verkligen går till adressen som påskinas.
Öppna inga bilagor som du inte vet ska dyka upp, och därmed inväntar, även om det ser tillförlitligt ut.
Är det du osäker, rådfråga någon annan. Chansa aldrig om det förefaller osäkert.

DEN HÄR texten ingår i en större samling med artiklar om fakturor. Huvudsidan bär rubriken ”Detta är e-faktura”.

LÄSTIPS:
Säkerhetsföretaget Inyett om bluffmetoder och hur man skyddar sig. Läs mer HÄR

Dela denna artikel

Dela på facebook
Facebook
Dela på twitter
Twitter
Dela på linkedin
LinkedIn

Skicka din första e-faktura idag!

Kom igång gratis genom att skapa ditt konto hos oss. Det tar bara ett par minuter och sedan är du igång!

Illustration diagram