Detta är E-faktura
En e-faktura är en faktura som skickas, tas emot och hanteras helt elektroniskt. E-fakturan innehåller samma information som en vanlig faktura, men i ett strukturerat elektroniskt format och skickas via en så kallad fakturaväxel till mottagaren. Där tas den emot direkt i ett ekonomisystem eller ett försystem redo för attest och kan hanteras helt automatiskt om man har stöd för detta.
Vi tittar närmare på grunderna i artikeln Vad betyder e-faktura? Ta gärna del av den fördjupningen. Vill ni fortsätta att klicka vidare finns det även en detaljerad beskrivning om vad e-faktura innebär.
Med e-faktura når fakturan snabbare rätt mottagare, blir tidigare attesterad och betald samtidigt som mottagaren har kontroll över sina inköp. Vill du sätta dig in mer i egenskaper och fördelar hittar du en innehållsrik redogörelse på länken Hur fungerar e-faktura?
I ett annat utförligt avsnitt, Skicka e-faktura, fortsätter vi att titta på olika aspekter gällande elektronisk fakturering och de favörer man vinner på att använda den typen av faktura.
PDF-faktura
PDF-faktura förväxlas ibland med e-faktura eftersom den skickas via e-mejl, men korrekt beskrivet är den inte elektronisk. PDF-fakturan är egentligen en bild på en faktura. Det gör att PDF-fakturan måste tolkas eller skannas för att kunna läsas in på ett riktigt sätt. Det är därför både utställare och mottagare föredrar e-faktura. Då vet man att all information kommer med på fakturan och att det inte sker några misstolkningar av innehållet.
Läs mer här: Vad är en PDF-faktura?
PDF-fakturan, skickad som mejl, är den fakturaform som är mest utsatt för försök till förfalskningar och bedrägerier. Men det finns bra metoder så att man slipper bli drabbad. På länken PDF på mejl får ni tips på hur man höjer säkerheten i hanteringen av PDF-fakturor.
EDIFACT-faktura
Två andra förekommande fakturatyper är EDI-faktura och PDF-faktura.
EDI betyder Electronic Data Interchange och är den term som används för att beskriva metoden att strukturera affärsinformation i ett särskilt format.
EDI-faktura, också kallat EDIFACT-faktura, bygger på en gammal standard och är oftast väldigt komplex. Den skickas med en en-till-en-koppling och har nästa lika många dialekter som användare.
Olika format för E-faktura
Det finns olika typer av format när vi pratar e-faktura. Vanligast i Sverige är ännu så länge Svefaktura 1.0, men avsikten är att det formatet ska fasas ut och ersättas successivt av Peppol BIS Billing 3. Sedan den 1 april 2021 rekommenderas inte längre Svefaktura som standard av det tekniska kansliet SFTI (Single Face To Industry). I stället förordas Peppol BIS Billing 3 eftersom det är ett modernare format som koordinerar mer med dagens krav. Det fungerar bättre internationellt, har en större flexibilitet, erbjuder en bredare dokumentation och innehåller fler stödverktyg.
Men Svefaktura kan givetvis användas precis som tidigare. DIGG (myndigheten för digital förvaltning) har avregistrerat Svefaktura från Peppols nätverk, men det är enda kanal som påverkas. Samtrafiken berörs inte alls. Där fungerar Svefaktura exakt som förut.
Vi har ställt samman en artikel som fördjupar sig i fakturaformat. Klicka gärna vidare på den länken. Det är en enkel, men samtidigt utförlig redogörelse om ett område som kan framstå som onödigt krångligt. Det är inget nödvändigt vetande, men det är baskunskaper som kan vara värdefulla att känna till.
E-faktura-ID
Det är betydligt säkrare att skicka e-faktura än PDF- respektive pappersfaktura. Det beror på flera anledningar, men en viktig förklaring är den noggranna identifieringen. E-fakturan är förenad med en tillförlitlig verifiering. Vanligen refererar ID-angivelsen till fakturans elektroniska adress. På fakturan förekommer också andra identifierande uppgifter såsom GLN-nummer, organisationsnummer och i vissa fall VAT-nummer.
