Digitalisera mera! Det är höstens signatur inom byggsektorn. Och förhoppningsvis har branschen inkluderat administrationen i uppgraderingen som eftersträvas.
– Det finns en klar digital potential i samband med faktureringen i form av lägre kostnader, bättre effektivitet, högre säkerhet och större spårbarhet, säger Fredrik Norén på InExchange och tillägger:
– Och så infriar man lagkravet om e-faktura till offentlig sektor.
Bransch- och arbetsgivarorganisationen Byggföretagen gick häromveckan i spetsen för en digital offensiv. Sammanslutningen bjöd in till en speciell digitaliseringsvecka (20-24 september) fylld med föreläsningar och lektionspass för byggföretag.
Många av DigiVeckans programpunkter (som finns upplagda på Byggföretagens Vimeo-kanal) vände sig främst till byggsektorns små och medelstora företag.
Samma sak kan man säga om fakturaskrivaren som InExchange erbjuder. Det är en virtuell skrivare som installeras på datorn och som öppnar möjligheten att fakturera elektroniskt.
Fredrik Norén, Key account manager på InExchange, konstaterar:
– Fakturaskrivaren är väldigt smidig för små och medelstora företag som inte är intresserade av att lägga en stor integrationspeng på en automatiserad fakturalösning.
– Det är dessutom fri implementation av fakturaskrivaren. Allt man behöver göra är att skicka in några testfakturor som PDF till oss och så mappar vi upp allting. Man kommer igång snabbt och kostnadseffektivt med den här tjänsten.
Får e-fakturavolymen att växa
Det är ett verktyg som också bygger upp e-fakturavolymen efterhand utan att användaren aktivt behöver engagera sig i det jobbet.
– Ja, det fiffiga med fakturaskrivaren är att man får förslag på vilka kunder det går att skicka e-faktura till. Man behöver inte själv fråga kunden efter GLN – som är e-fakturamottagarens elektroniska adress – och sådana saker. Finns kunderna upplagda hos InExchange som fakturamottagare kommer det upp ett e-fakturaförslag i fakturaskrivaren, förklarar Fredrik och beskriver närmare:
– När man laddar upp fakturan till oss så väljer man, som sista steg, transportsätt. Går den att leverera som e-faktura föreslås det i tjänsten. Sedan är det så smart att har man valt e-faktura kommer fakturaskrivaren ihåg det. Nästa gång går den som e-faktura per automatik. Då behöver man inte välja.
Chansen att den aktuella kunden finns hos InExchange är i regel mycket stor. InExchange Network växer oavbrutet och är snart uppe i en miljon anslutna användare. Proceduren att invänta besked från kunden, om de kan ta emot e-faktura eller inte, rationaliseras bort eftersom det syns direkt i nätverket.
– Sedan är det bra med tanke på lagkravet om e-faktura till offentlig sektor. Du når även kommuner och regioner via fakturaskrivaren. Man slipper att gå in på en portal och manuellt knappa in fakturainformationen. Den lösningen har man i fakturaskrivaren.
Lägre kostnader
Att byta till e-faktura är även förnuftigt rent ekonomiskt. Genom att fakturera elektroniskt sänks automatiskt de administrativa kostnaderna.
– Man slipper portokostnaden och man behöver varken betala för papper och kuvert. Utgiften man har är transaktionsavgiften för e-fakturan och den är flera kronor lägre än traditionellt porto. Dessutom tillkommer en rad andra fördelar på köpet: fakturan kommer fram fortare och säkrare och vi vet att man får snabbare betalt på e-faktura än på en pappersfaktura, framhåller Fredrik Norén.
Sedan blir kontrollen tveklöst bättre.
– En e-faktura har en spårbarhet på ett helt annat sätt. Man får kvittens på att den är skickad. Och skulle den fastna någonstans på vägen finns det möjlighet att supportera, felsöka och skicka om. Visst finns det spårbarhet via posten också, men då tvingas man skicka brevet rekommenderat för cirka 90 kronor. Här får man REK-funktionen inkluderad i transaktionspriset.
Bra initiativ av branschen
Fredrik Norén har i rollen som key account manager på InExchange ansvar för en handfull stora kunder inom byggindustrin. Han har god kännedom om den här sektorn och följer utvecklingen med spänning.
– Det är jättepositivt att byggbranschen sätter så tydligt fokus på digitalisering. Och all heder till Byggföretagen som organisation att man agerar som ledstjärna och vill öka andelen e-fakturor. Man vinner mycket på att utnyttja den digitaliseringspotential som finns i samband med fakturering, deklarerar Fredrik.
