E-faktura och e-handel i successiva steg

En successiv förvandling som inneburit tidsbesparingar, lägre omkostnader, effektivare hantering och en god miljögärning.
Så kan man beskriva tolk- och översättningsföretaget Språkservices resa i den digitala fakturavärlden.
För två år sedan nåddes 100 procent e-faktura i alla avtal där det är möjligt. Nästa mål är att implementera en fullt utbyggd e-handel.

Språkservice Sverige AB, med huvudsäte i Malmö, vände sig för första gången till InExchange för sju år sedan och installerade i det läget fakturaskrivaren. Faktum är att Språkservice fortfarande använder fakturaskrivaren i viss omfattning, för att utföra fakturering till kunder som begär samlingsfakturor månadsvis, men det inledande digitala språnget har följts av mer avancerade integrationer.
Viljan är att etablera en renodlad e-handel på sikt.
Hur nämnda arbete fortskridit kan ni läsa om i vår särskilda kategori ”referenser”. Där har vi i dagarna publicerat en artikel om Språkservice.
Länk finner ni under den här artikeln.

Kerstin Forssman, ekonomichef på Språkservice, minns bland annat tillbaka på första tiden som e-fakturaanvändare. Kontrasterna mot nu är milsvida. I dag säger lagen att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura. Då, för sju år sedan, fanns det faktiskt en skepsis gällande detta digitala kommunikationsmedel.

– En region sa klart och tydligt nej till elektroniska fakturor. Det fick vi inte skicka. De ansåg att det var mycket säkrare att skicka med papper med tanke på integriteten och uppgifterna i fakturan. Jag fattade ingenting. Det är ju precis tvärtom, konstaterar Kerstin märkbart road över hur bakvänt resonemanget var innan den stora massan upptäckte e-fakturans fördelar.
– Tiden har givit oss rätt, som hon säger retoriskt.

Språkservice har jobbat systematiskt i sin övergång till elektronisk faktura genom att skriva in det i avtal efter avtal. För två år sedan var 100 procent e-faktura uppnått. Enda undantagen är de kunder som ännu inte kan ta emot elektroniskt, men det är en kategori som krymper oavbrutet.
Språkservice nöjer sig dock inte med detta.
– Vad vi eftersträvar är att successivt förflytta våra elektroniska fakturor till servermiljö och kunna fakturera en faktura per order, deklarerar Kerstin Forssman.

Målet är med andra ord e-handel, men det krävs ytterligare några lösningar innan det är helt färdigt. Att köpa tolktjänster är inte som att handla materiella varor. Det är många specifika faktorer att ta hänsyn till. Om man satte artikelnummer på varje tänkbar variant – bara språken är fler än 300 till antalet – skulle artikelkatalogen svälla till det orimliga.
– Vi håller dock på att titta på en förenklad artikelstruktur, förklarar Kerstin och låter optimistisk angående de digitala förbättringar företaget har i sikte.
– Det kommer några kunder nu som har att det ska vara e-handel. Alltså att det ska vara med artikelnummer, inköpsordernummer och en faktura per order. Det kommer mer och mer. Även hos offentliga myndigheter och när det gäller tolkning, noterar hon med tillförsikt.

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Få unika erbjudanden, information och tips för att driva ditt företag.

Dela denna artikel

Dela på facebook
Facebook
Dela på twitter
Twitter
Dela på linkedin
LinkedIn

Läs vidare...

I Fokus

Här är vårt radarpar i kundservice

Har ni som kund behov att kontakta InExchange är det hos kundservice ni hamnar först. Där träffar ni antingen Annika eller Annelie vilka bildar en suverän serviceenhet ihop.
I Fokus

Mindre matsvinn och socialt stöd i samma koncept

InExchange väljer att stötta föreningen Ätbart som omfördelar livsmedel så att matsvinnet minskar och att varorna når socioekonomiskt utsatta i stället.
I Fokus

Viktiga insatser för att göra skillnad

InExchange har en tydlig policy när det handlar om att ekonomiskt stötta evenemang och organisationer. Vi som företag vill göra skillnad för dem som behöver hjälpen mest.

Skicka din första e-faktura idag!

Kom igång gratis genom att skapa ditt konto hos oss. Det tar bara ett par minuter och sedan är du igång!

Illustration diagram