En successiv förvandling som inneburit tidsbesparingar, lägre omkostnader, effektivare hantering och en god miljögärning.
Så kan man beskriva tolk- och översättningsföretaget Språkservices resa i den digitala fakturavärlden.
För två år sedan nåddes 100 procent e-faktura i alla avtal där det är möjligt. Nästa mål är att implementera en fullt utbyggd e-handel.
Språkservice Sverige AB, med huvudsäte i Malmö, vände sig för första gången till InExchange för sju år sedan och installerade i det läget fakturaskrivaren. Faktum är att Språkservice fortfarande använder fakturaskrivaren i viss omfattning, för att utföra fakturering till kunder som begär samlingsfakturor månadsvis, men det inledande digitala språnget har följts av mer avancerade integrationer.
Viljan är att etablera en renodlad e-handel på sikt.
Hur nämnda arbete fortskridit kan ni läsa om i vår särskilda kategori ”referenser”. Där har vi i dagarna publicerat en artikel om Språkservice.
Länk finner ni under den här artikeln.
Kerstin Forssman, ekonomichef på Språkservice, minns bland annat tillbaka på första tiden som e-fakturaanvändare. Kontrasterna mot nu är milsvida. I dag säger lagen att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura. Då, för sju år sedan, fanns det faktiskt en skepsis gällande detta digitala kommunikationsmedel.
– En region sa klart och tydligt nej till elektroniska fakturor. Det fick vi inte skicka. De ansåg att det var mycket säkrare att skicka med papper med tanke på integriteten och uppgifterna i fakturan. Jag fattade ingenting. Det är ju precis tvärtom, konstaterar Kerstin märkbart road över hur bakvänt resonemanget var innan den stora massan upptäckte e-fakturans fördelar.
– Tiden har givit oss rätt, som hon säger retoriskt.
Språkservice har jobbat systematiskt i sin övergång till elektronisk faktura genom att skriva in det i avtal efter avtal. För två år sedan var 100 procent e-faktura uppnått. Enda undantagen är de kunder som ännu inte kan ta emot elektroniskt, men det är en kategori som krymper oavbrutet.
Språkservice nöjer sig dock inte med detta.
– Vad vi eftersträvar är att successivt förflytta våra elektroniska fakturor till servermiljö och kunna fakturera en faktura per order, deklarerar Kerstin Forssman.
Målet är med andra ord e-handel, men det krävs ytterligare några lösningar innan det är helt färdigt. Att köpa tolktjänster är inte som att handla materiella varor. Det är många specifika faktorer att ta hänsyn till. Om man satte artikelnummer på varje tänkbar variant – bara språken är fler än 300 till antalet – skulle artikelkatalogen svälla till det orimliga.
– Vi håller dock på att titta på en förenklad artikelstruktur, förklarar Kerstin och låter optimistisk angående de digitala förbättringar företaget har i sikte.
– Det kommer några kunder nu som har att det ska vara e-handel. Alltså att det ska vara med artikelnummer, inköpsordernummer och en faktura per order. Det kommer mer och mer. Även hos offentliga myndigheter och när det gäller tolkning, noterar hon med tillförsikt.
