“Vi sparar ett par timmar om dagen”.
Så mycket tid uppskattar Jeanette Jonsson, ekonomiansvarig på Henda Bygg AB i Malmö, att man frigjort genom att komplettera affärssystemet Pyramid Business Studio med en fakturatjänst från InExchange.
Jeanette framhåller också hur tillförlitlig lösningen är.
– Det är betydligt färre fel när det kommer elektroniskt än manuellt, säger hon.
Jeanette Jonsson, ekonomiansvarig, Henda Bygg AB
Henda Bygg AB köpte Pyramid Business Studio av KR System och satte affärssystemet i drift i januari 2019. När det hade installerats var steget att utrusta systemet med elektronisk fakturamottagning via InExchange tämligen logiskt. Jeanette Jonsson berättar att det fanns ett uppdämt behov att digitalisera den inkommande fakturaströmmen.
– Vi har enorma flöden med leverantörsfakturor. Att det kommer en faktura på förslagsvis 17 kronor är vardagsmat i byggbranschen. Det skrivs fakturor på varje liten sak. Och allt det här skulle vi sköta manuellt och skicka till arbetsledarna för attestering och sedan bokföra på rätt kostnadsställe.
– Vi kände att detta var inget vi ville sitta och göra. Vi ville få in detta med automatik i systemet och så har vi det nu. I lösningen byggdes det dessutom in en anpassning som kontrollerar allt som kommer via InExchange. Funktionen ser på ordernumret vilken arbetsledare det är som ska attestera fakturan. Allting går ut till arbetsledarna innan det kommer till oss på ekonomi. När vi får fakturan är den attesterad och klar.
Underlättar för arbetsledarna
Är det så praktiskt och effektivt som det låter?
– Absolut. Samtidigt underlättar det för arbetsledarna. Nu får de sina fakturor snabbare och kan i sin tur fakturera kunden tidigare. Innan var de tvungna att vänta på att vi skulle lägga in fakturan i systemet. Och vi sitter ju inte med leverantörsfakturor hela tiden. Vi har mycket annat att göra. Så fakturan var inte hos dem förrän vi hade tryckt på knappen.
– Nu får de fakturan direkt från leverantören när den kommer via InExchange. Jag tror att vi synkar av inkommande korg var femte minut. Tack vare att underlaget når arbetsledarna så snabbt har de kostnaden i sitt projekt direkt vilket gör att de kan fakturera ut till kund mycket fortare.
Utgående fakturor härnäst
Med andra ord: tjänsten har inneburit ett ökat kassaflöde för er. Några andra fördelar ni upptäckt med tiden?
– Jo, men vi känner att det väldigt smidigt. Vi kommer därför att utvidga med utgående fakturor och även skicka dessa som EDI. Vi har inte kunnat det innan eftersom leverantörsfakturorna inte gått att inkludera som bilagor. Men nu har den anpassningen fixats till. Vi befinner oss i startgroparna för att skicka den vägen.
– Visst. Många fakturor skickas via e-post som PDF. De kunder som vill ta emot via e-post kommer fortfarande få fakturorna på det sättet. Men vi behöver inte springa till brevlådan längre och lägga på fakturor. Det är en skön känsla att slippa det jobbet!
