Pragmatikern i Roger Silwer gör honom nöjd över att Areco Steel adderat InExchange fakturatjänst till affärssystemet Pyramid Business Studio.
Kan en vardagsrutin effektiviseras tackar han inte nej. Rogers kollegor på ekonomiavdelningen var less på att skriva ut fakturor och lägga dem i kuvert. Fakturatjänsten har reducerat det jobbet radikalt.
– Nu är det en enda stor fil som går iväg, noterar IT-ansvarige Silwer belåtet.
Roger Silwer, IT-ansvarig, Areco Steel
Areco Steel förvandlar tunnplåt till byggprodukter – fasadplåt, takplåt, hängrännor och så vidare – och slussar ut varorna via både grossist- och direktförsäljning. Koncernen har fabriker i Sverige, Danmark, Polen och Finland och finns även i Norge. I dag är man cirka 350 anställda och har en budget på 3 miljarder kronor för innevarande år (2021).
– Vi snurrar runt 170 000 ton stål om året, förklarar Roger Silwer som själv sitter i moderbolaget som IT-ansvarig som servar Areco Steels fem stora affärsområden med IT-tjänster, marknadsfrågor och ekonomi.
Krävs få anpassningar
Verksamhetens omfattning alstrar naturligtvis mycket fakturor. Eftersom jobbet att skriva ut, kuvertera, frankera och posta är tidsödande, och varken miljö- eller kostnadsvänligt, såg sig koncernen om efter en lämplig lösning.
– Vi kollade upp några alternativ för att hitta den variant som bäst matchade hur vi vill arbeta. Jag tyckte att fakturaskrivaren som InExchange erbjuder verkade smidig. I och med att det är en skrivare – i virtuell form dessutom – insåg jag att det var en komplettering som krävde få anpassningar i vårt system, konstaterar Roger och vidareutvecklar erfarenheterna han och kollegorna gjort:
– Det vore kanske spännande att bygga in större saker i ett system, men samtidigt gillar jag den här lösningen eftersom det är så smidigt. Tjänsten öppnas upp när vi skriver ut våra fakturor. Det är inga krångligheter. Det är tydligt var man ska ta vägen. Så det är väldigt användarvänligt skulle jag säga.
En enda stor fakturafil
Är det något ni har förändrat eller skulle vilja förändra i tjänsten?
– Vi har ändrat en liten grej som hänger samman med att vi har egna andra fakturor som skickas via tidigare system. Vissa av dessa vill vi skriva ut eller skicka internt som PDF. Tidigare stack vi emellan med sådana fakturor, men då stannade tjänsten från InExchange upp temporärt i tron att vi var färdiga.
– Så nu när vi skriver till InExchange håller vi oss enbart till det och växlar inte över till annat. På så sätt skapas en enda stor fil som går iväg. Men det är ingen riktig anpassning egentligen. Vi har bara ändrat i vilken ordning vi skriver ut fakturorna.
Roger funderar ytterligare en sekund över frågan och fortsätter sedan:
– Det vi skulle behöva förändra är att våra kunder tar emot mer via e-faktura eller PDF så att det slipper bli så höga kostnader att skicka med papper. Andelen pappersfakturor är fortfarande hög. Positivt är dock att vi stort sett dagligen får meddelanden från InExchange om att det lagts till nya kunder som är tillgängliga elektroniskt. Då går vi förstås in och ändrar. Så det går sakta, men säkert åt rätt håll.
Mer tid till kärnverksamheten
Vad anser du om fakturatjänsten från InExchange rent generellt?
– Jag är för att digitalisera så mycket som möjligt och är alltid glad att se förbättringar. Jag tycker inte om när vi tvingas lägga mycket tid på sådant som kan gå snabbare. Kan vi skicka iväg en fil med de här fakturorna och låta InExchange ta hand om den resterande hanteringen är det välkommet. Det känns bra när vi lyckas effektivisera våra processer. Det gör att vi kan lägga tiden på vår kärnverksamhet i stället.
