Ett bolag som expanderar snabbt möter alltid utmaningar.
Administrativt inte minst.
Men tack vare att Mark & Energibyggarna i Göteborg har en lättskött digital hantering av sina inkommande och utgående fakturor har det varit smidigt att integrera varje nyanskaffat företag i samma lösning.
– Vi har en uppsättning och ett flöde som vi vet fungerar för vår verksamhet. Därmed blir det enkelt. Vi vet exakt vad vi ska göra, konstaterar bolagets ekonomichef Catharina Andersson.
Mark & Energibyggarna är bland Göteborgs största anläggningsbolag och har fjärrvärme, fjärrkyla, anläggning, betong och mark som sina områden. Företaget ingår i Eledagruppen (infrastrukturtjänster) och bildar ett affärsben som löper vidare i ett pärlband med bolag.
Vid 2021 års början hade den västsvenska anläggningsentreprenören fyra bolag under sitt beskydd inom sin affärsgren. Nu är antalet uppe i nio stycken.
Stora utvidgningar av det slaget sätter ofta organisationer på prov, men för Mark & Energibyggarna har den förvaltningsmässiga samordningen mellan dem själva och tillkommande bolag fungerat mycket tillfredsställande. Skälet till det är, enligt ekonomichef Catharina Andersson, att man har en bekväm teknisk lösning till sitt förfogande. Bildligt talat är kartan redan lagd. Därmed framstår inte hennes beskrivning, att det “bara är att koppla på”, som en försköning av ett jobb som hos många väcker en del osäkerhet.
– Vi har satt en magisk process. Det bara flyter på. Det är så jäkla smidigt, försäkrar hon och berättar att varje gång det köpts ett nytt bolag har det administrativa innanmätet hos det förvärvade företaget bytts ut mot den variant Mark & Energibyggarna lutat sig mot i flera år och som visat sig så tillförlitlig.
– Jag brukar säga så här: verksamheten mår bra om systemen blir bytta på sex veckor. Vi har lyckats göra det på två veckor.
Catharina noterar dessutom stolt:
– Administrationen i våra nio bolag har centraliserats till kontoret i Mölndal. Ändå har inte en enda medarbetare behövt sägas upp. Bolagen vi köpt har anlitat redovisningsbyråer tidigare utom i ett fall, men den personen fick nya uppgifter i verksamheten att hantera. Så det har aldrig varit några problem.
“Slipper hålla kollen själva”
Anslutningen till InExchange, som varit Mark & Energibyggarnas fakturaoperatör under lång tid, sker genom två system som konsultbolaget Exsitec erbjuder i sitt utbud. Attest- och leverantörssystemet Medius AP Automation (före detta MediusFlow) är lika med mottagartjänst. I den tjänsten ingår InExchange toolbox som öppnar för alla leverantörer att skicka elektroniska fakturor oavsett vilken fakturalösning de sitter med. Utgående fakturor sköts i affärssystemet Visma.net i vilket Autoinvoice är verktyget som utför distributionen.
– Fördelarna att ha det så här är att det blir oerhört effektivt. Vi slipper sitta med papper, kuvert och frimärken och hantera det själva. I stället sker det per automatik, framhåller Catharina och konstaterar vidare:
– Vi har i huvudsak statliga och kommunala kunder. De har sina krav om format bland annat. Nu blir det rätt med en gång och vi slipper att ha koll själva. Det sparar oerhört mycket tid för oss.
Nycklar till enkelhet
Utöver tidsbesparingen återkommer Catharina flera gånger till enkelheten. Det känns tryggt, menar hon, att handskas med digitala tjänster som är så okomplicerade.
– Genom att systemen är så enkla och lättfattliga, oavsett åt vilket håll fakturorna vandrar, blir effekten att man får bort mycket manuell hantering. Vi skulle befinna oss i en helt annan sits om vi var tvungna att skicka fakturorna som vi gjorde förr eller om vi var tvungna att öppna brev och skanna in underlaget bara för att vi inte lärt leverantörerna att skicka fakturorna digitalt till oss.
Hon funderar ett ögonblick och utvecklar sedan sitt resonemang:
– Genom att skruva på små detaljer underlättar vi stegvis för oss själva. Det är också helt och hållet därför som vi kunnat ta emot så mycket bolag och skickar runt en så stor volym kund- och leverantörsfakturor. Vi har hittat nycklarna till enkelheten.
Släpp papperen – digitalisera!
Sett till egna erfarenheter, och de positiva effekter som Catharina och den övriga ekonomiavdelningen upplevt, rekommenderar hon alla att övergå till elektronisk fakturering så långt det är möjligt. Hon vet att det ibland finns ett inre motstånd gällande nya arbetsrutiner, men i det här fallet är det värt att skrota gamla vanor.
– Många vill hålla i ett papper. Det är så typiskt ekonomer. Man vill gärna titta och bocka av, beskriver Catharina igenkännande.
Men rådet är att kliva ur återgivna stereotyp.
– Vågar man använda tekniken och digitalisera kan man spara oerhört mycket tid. Visst, många blir rädda och tänker, “Åh, jag bli av med mitt jobb”, men nej, det blir man inte. Man kan däremot göra roligare saker, anser Catharina och försäkrar att det är en förändring som enbart innebär plusfaktorer.
– Har man manuell hantering som man kan digitalisera eller effektivisera, genom att låta systemen ta hand om det, så ska man göra det. Det måste ändå finnas människor bakom som håller ett vakande öga och ser till att allt blir rätt. Ingen blir arbetslös av att digitalisera. Det finns alltid en viss del manuell hantering.
