Så kan även mindre företag vinna upphandlingar

Som förhållandevis liten företagare kan man kanske uppfatta kampen som ojämn när tungviktarna använder sina muskler för att vinna en offentlig upphandling. Framför allt tvivlar man på sin förmåga att konkurrera rent prismässigt.
Att den typen av skepsis är väldigt utbredd går att utläsa av Vismas upphandlingsbarometer för 2020. I undersökningen uppges klart och tydligt att vanligaste anledningen att man avstår från att delta i upphandlingar är att det läggs för stor vikt vid priset. Åtta av tio leverantörer till offentlig sektor, 85 procent, har någon gång struntat i att lämna anbud av just det skälet.

Daniel Stomberg, key account manager på InExchange, förstår resonemanget, och varför tron kan svikta ibland, men han finner det olyckligt om många kastar in handduken i förväg när det faktiskt finns förutsättningar att ta hem affären.
– Att vi har en offentlig upphandling i Sverige är ju för att alla, stor som liten, ska kunna vara med och fajtas om avtalen, betonar han.

Den här marknaden är inte reserverad de allra största?
– Nej, jag ser möjligheter även för mindre resursstarka företag. Det är säkert så att större aktörer kan prispressa i högre omfattning och att man i sina led har dedikerat folk vana att författa utförliga underlag, men sätter man sig bara in i upphandlingen och vet att man uppfyller kriterierna är det synd att ge upp i förväg. Avsikten är att alla intresserade ska kunna lämna anbud. Ofta finns en chans även om utgångsläget ser lite tufft ut.

Nyckeln, enligt Daniel, är att ringa in köparens exakta behov. Han konstaterar att det finns flera effektiva vägar att gå.

# 1: Var metodisk
I upphandlingsverktygen, exempelvis Visma TendSign, Kommers och e-Avrop, sker hela förloppet stegvis. Det är klokt att stanna upp ordentligt vid varje steg och läsa alla detaljer om upphandlingen, men också upplysningarna i övrigt.
– Förfarandet är väldigt strukturerat. Man har god hjälp och slipper sitta och gissa. Alla delar du behöver ligger mestadels upplagda. Du har alla bilagor i verktyget och allt sådant du behöver läsa på inför upphandlingen och själva annonsen inte minst.
– Sedan har du i regel ett anbudsformulär där man klickar sig igenom och svarar på frågorna. Ibland är det bara att svara ja eller nej om man uppfyller kravet, men ibland behöver man också förklara hur ens tjänster infriar villkoren som ställs. Antingen kan man bifoga material eller så kan man skriva någonting som fritext.

# 2: Följ köparens agenda
Studera upphandlingen oerhört noggrant. När köparen listar villkoren kanske dessa ser ut att vara likvärdiga i betydelse, men i underlaget kan det gömma sig avgörande detaljer.
– Som leverantör tror jag att man tjänar mycket på att läsa materialet grundligt och vara säker på att det här är någonting man kan tillhandahålla. Det handlar också om att kunna förklara på ett sätt som överensstämmer väl med det som köparen efterfrågar. I en upphandling kan man ibland komma ut i ett andra skede och få möjlighet att visa sin tjänst, att förklara hur den fungerar och hur den uppfyller kraven. Då finns det oftast en agenda. Det är bra att man håller den, att man faktiskt svarar på frågorna som ställs.

# 3: Ställ frågor
Var inte rädd att fråga vad exakt det är som efterfrågas.
– I upphandlingsverktygen finns utrymme att ställa frågor. Det brukar vara möjligt tills det återstår någon vecka innan anbudet ska vara inne. Det kan ju hända att man sitter med en hel upphandling och så visar sig arbetet vara ogjort för att man misstolkat någonting, att man inte förstått frågan eller kravet som ställdes.
– Rådet är därför att interagera i verktyget med dem som tar in anbuden, att våga fråga och reda ut eventuella funderingar. Det är något köparsidan uppskattar också. Dialogen uppmuntrar ju till anbud och de vill förstås ha så många anbud som möjligt.
– Påbörjat anbudsformulär sparas dessutom hela tiden. Du kan gå ur och komma tillbaka alternativt göra om respektive fortsätta när du vill så länge du håller dig inom angivet slutdatum och sluttid.

Avslöjar man sig inte inför övriga anbudslämnare genom att ställa frågor?

– Så kan man naturligtvis se det. Frågorna blir trots allt offentliga. Men du ser inte vem som ställt frågan, du ser bara frågan och svaret i sin helhet. Alla får ta del av svaren som lämnas.
– Därför är det inte särskilt utelämnande. Att det förekommer frågor är ganska vanligt. Det beror lite på hur besvärligt upphandlingsmaterialet är. Ibland är det jättemycket frågor. Ibland färre. Det hänger på omfattningen.

# 4: Bevaka annonserna
Ha ett vakande öga på upphandlingsannonserna som kommer ut. Det kan efterfrågas tjänster inom er bransch på lite längre geografiskt avstånd än ni normalt verkar. Det finns särskilda sajter som bevakar alla upphandlingar som publiceras i Sverige. Visma Opic är ett exempel på en sådan databas för upphandlingar. Det finns flera.
– Genom att prenumerera på den sortens sökmotor får man kontinuerligt mejl om vad som kommer ut. Givetvis går flödet att styra. Genom att lägga till ett par nyckelord specificerar man träffresultatet. Att ställa in sökningen utifrån vilken bransch man jobbar i och vad man säljer är att rekommendera. Då gallras utbudet automatiskt och man slipper drunkna i upphandlingar.

• Fakta om offentlig upphandling i Sverige
  Tröskelvärde för offentlig upphandling 2020: 615 312 kronor. Allt därunder får direktupphandlas.
  Värdet av den offentliga upphandlingen (2017): 706 miljarder kronor.
  Antal annonserade upphandlingar (2018): 18 522.
  Antal myndigheter som annonserat minst en upphandling (2018): 1 155.
  Vanligast tjänst som upphandlats (2018): Anläggningsarbeten (37 %)
  Källa: Upphandlingsmyndigheten.
  
• Vismas upphandlingsbarometer 2020
  www.visma.se/offentlig-upphandling/anbudsbarometern