För tre år sedan bestod 52 procent av Svevias leverantörsfakturor av e-fakturor.
I dag är andelen e-fakturor uppe i 92 procent. Bakom den snabba förändringen ligger en tydlig kommunikation och hårda krav.
– Det är viktigt att inte backa. Vi satte upp ett mål, tog ett beslut och sedan har det fått gälla, säger Linda Eriksson Broby, reskontrachef för Svevias kombinerade kund- och leverantörsreskontra.
Torsdagens heldagskonferens EFH 2017 i Stockholm, om det senaste inom elektronisk fakturahantering, speglade många spännande aspekter. Bland annat hur betydelsefullt det är att äga övertygelsen om att det faktiskt går att förändra saker och ting.
I Svevias fall tog sig detta uttryck i att koncernen beslutade att fasa ut pappersfakturan en gång för alla och enbart ta emot e-fakturor. Hur omställningen gått till, vilka erfarenheter som gjorts på vägen och hur pass bra man lyckats, fick EFH-deltagarna inblick i under ett av eftermiddagens seminariepass.
Svevia tar årligen emot 300 000 leverantörsfakturor. En överväldigande majoritet hanteras av en avdelning bestående av tre och en halv tjänst.
– Det är möjligt tack vare att vi så gott som uteslutande bara tar emot e-fakturor. Annars skulle det aldrig gå, poängterar Linda Eriksson Broby när hon återger företagets berättelse om ”resan från papper till e-faktura”.
Det verkliga avstampet togs 2014. Då valde Svevia att byta till InExchange som operatör. När samarbetet inleddes ställde InExchange frågan om Svevia tänkte sätta upp några mål, räknat i procent, om hur stor andel e-fakturor man hoppades komma upp i. Svaret löd: vi satsar på 100 procent.
Härligt, tyckte InExchange, och på den vägen är det. Svevias mål att uppnå en helt digital fakturaström är inte riktigt infriat, men nästan. Det fattas bara åtta procent.
Men det hade aldrig gått om inte Svevia jobbat så målmedvetet.
– Vi har varit tydliga i vår kommunikation både internt och externt. Det har varit utskick till leverantörerna upprepade gånger för att informera om vad som gäller och hur det fungerar. Vi har även i flera omgångar informerat internt ut i organisationen och varit tydliga med vilka krav de måste ställa i sina kontakter med leverantörerna, förklarar Linda Eriksson Broby och understryker:
– Vi har stått för de beslut vi tagit.
Linda betonar att man under resans gång även tagit mycket hjälp av InExchange för att få med sina leverantörer på tåget.
– Om vi tagit på oss den kommunikationen, då skulle vi ställts inför massor med frågor som vi inte hade klarat av att svara på. Frågor som vi hade blivit tvungna att slussa vidare till någon annan, säger hon och tillägger:
– Så vi har låtit dem som kan e-faktura bäst, och som är bäst på att få våra leverantörer att komma i gång, att ta det arbetet. Det tycker jag har varit en stor framgångsfaktor.
