Bokföringslagen anpassas till digital teknik

I direktivet för utredningen skriver näringsdepartementet att ”syftet med uppdraget är att stärka svensk konkurrenskraft genom att förenkla för berörda företag och att ge bättre förutsättningar för fler jobb i fler och växande företag”. Den utsedda utredaren Kristina Alsér (ordförande Tillväxtverket) har fått i uppgift att:

• Identifiera vilka regelverk som är särskilt betungande för mikroföretag.
• Analysera möjligheterna att förenkla sådana regelverk och lämna nödvändiga författningsförslag.
• Föreslå de förändringar av reglerna om arkivering av räkenskapsinformation som bedöms behövliga.

Kristina ska redovisa uppdraget senast den 30 september.
– Vi gör detta för att det ska vara enkelt att driva företag. Ett faktum som är särskilt viktigt för företag som är små och som inte har administrativa muskler att hantera några av de regelverk som finns, förklarar näringsminister Ibrahim Baylan (S).
– Vi vill ha ett regelverk som ser till att det är tryggt och säkert, men också att det är enkelt, deklarerar han.

Det poängteras i direktivet att nuvarande bokföringslag trädde i kraft 2000 och att den tekniska utvecklingen gått framåt sedan dess. I dag finns det nya möjligheter att lagra och ha åtkomst till räkenskapsinformation elektroniskt.
Bland annat är molntjänster ett digitalt område där otidsenliga bokföringskrav försvårar.
Lagen säger att verifieringar endast får förvaras utomlands tillfälligtvis. När ett företag gagnar sig av en molntjänst vet inte användaren alltid var den fysiska platsen för lagringen ligger. För att uppfylla bokföringslagens krav förekommer det därför att räkenskapsinformationen i molntjänsten speglas av företaget och sparas parallellt på en inhemsk server. Det är en rutin som kostar resurser. Kopieringen kan dessutom göra det svårt att avgöra vad som är den ursprungliga informationen och som därför berörs av lagstiftningen.
Utredaren är uppmanad att föreslå förändringar som leder till modernare arkiveringsregler och förenklingar för företagen. Förändringarna får dock inte försämra möjligheterna till en fullgod revision och utgöra hinder för myndigheternas tillgång till räkenskapsinformation i syfte att genomföra tillsyn och brottsbekämpning.

Även de delar av bokföringslagen som säger att räkenskapsinformationen måste sparas i sin ursprungliga form kommer att belysas. Har företaget tagit emot räkenskapsinformationen från någon annan, eller upprättat den själv, måste det ursprungliga underlaget arkiveras i tre räkenskapsår. Tar ett företag emot en faktura i pappersform måste alltså företaget spara pappersversionen även efter det att fakturan exempelvis skannats och skapats i PDF-format.

Bevarandet av ursprungliga handlingar medför kostnader för företagen. Pappersunderlag är inte heller alltid läsbara efter några år. Trots det måste dessa sparas även om informationen förts över till en läsbar och mer beständig form.
”Lättnader i kravet på att spara en ursprunglig handling i pappersform skulle alltså kunna medföra en betydande administrativ lättnad för företagen och deras anställda” skriver näringsdepartementet i direktivet.