Obligatorisk e-faktura till offentlig sektor är en viktig fråga för 2018.
Påståendet slås fast av Upphandlingsmyndigheten och är på sin plats. Digitaliseringen står i fokus och Upphandlingsmyndigheten har i uppdrag att verka för elektroniska inköpsprocesser.
– Vi har jobbat långsiktigt med dessa frågor. Det är ett prioriterat område för oss. Det kommer det fortsätta att vara 2018 och även framöver, understryker Maria Lilja, strateg på Upphandlingsmyndigheten.
InExchange träffade nyligen Maria Lilja i Stockholm för en längre intervju vilken vi presenterar i två artiklar. Inledningsvis kan vi konstatera att Upphandlingsmyndigheten – som inrättades 2015 – har i sitt uppdrag att verka för en genomgående elektronisk inköpsprocess. En av digitaliseringsfrågorna bottnar i det fyra år gamla EU-direktivet (2014/55/EU) som innebär att det blir obligatoriskt för samtliga upphandlande myndigheter eller enheter inom unionen att ta emot och behandla elektroniska fakturor senast den 18 april 2019.
I Sveriges fall införlivas direktivet i en lag om elektroniska fakturor vid offentlig upphandling som föreslås träda i kraft den 1 april 2019. Regeringen lade för några veckor sedan fram sin lagrådsremiss om den här efterfrågade åtgärden och riksdagen förväntas ge förslaget sitt bifall.
Maria Lilja ser dock inte lagstiftningen i sig som digitaliseringens kärnpunkt.
– Jag vill snarare beskriva varför en digital inköpsprocess är bra för offentliga organisationer, varför detta är intressant för beslutsfattarna i landet att initiera i sin verksamhet, klargör hon.
Fyra huvudspår
Under konferensen Offentlig Ekonomi i Uppsala i januari höll Maria Lilja i programpunkten ”Nyttan med en digital inköpsprocess”. Marias genomgång vilade på fyra hörnstenar och vår intervju med henne har exakt samma upplägg.
Hon beskriver uttalad nytta utifrån följande infallsvinklar:
- ”Lätt att göra rätt”.
- Effektiva processer.
- Kostnadsbesparingar.
- Förbättrade möjligheter till analys och uppföljning.
– Vi har tittat på många organisationers strategidokument och även andra typer av dokument som berör digitala inköpsprocesser. Vi har sett att mycket av det som tas upp och beskrivs går att sortera in under dessa fyra punkter, säger Maria.
Vi inleder med de två första perspektiven och återkommer med övriga två i andra delen av den här tudelade intervjun.
”Lätt att göra rätt”
Beskrivningen låter som en slogan och Maria berättar att det är något hon snappat upp när hon träffat representanter från olika organisationer som infört e-handel och som pratar i dessa ordalag med sina medarbetare.
Under den här rubriken listar Upphandlingsmyndigheten argumenten för e-handel i fyra hållpunkter:
Ο Det förenklar uppgiften att beställa rätt vara till rätt pris, det vill säga från rätt leverantör på rätt avtal och till rätt villkor.
Ο Det ger ökad avtalstrohet.
– Om man i större utsträckning styr sina beställare till ett e-handelssystem, där man har avtalade leverantörer och gällande avtal tillgängliga, bidrar det till att man handlar på rätt avtal, betonar Maria.
Ο Alla inköp attesteras internt, enligt arbetsordning eller delegationsordning, innan ordern går till leverantören.
– Även det bidrar till att det blir mer rätt i organisationen, inflikar hon.
Ο Dokumentationen blir dessutom spårbar och sökbar. Det går att följa processen i efterhand att chefen godkänt köpet och att det godkänts enligt attestordningen.
– Formuleringen ”Lätt att göra rätt” tydliggör en viktig poäng. Jag tycker också att det är en bra summering, resonerar hon.
Effektiva processer
Uppfattningen generellt är att digitalisering driver fram en ökad kvalitet och effektivitet. Maria Lilja skriver under på dessa saker.
– Det blir en minskad manuell hantering. Vi får på samma gång en komplett elektronisk dokumentation kring inköpen i organisationen som både blir spårbar och sökbar. Det är bra och ger möjligheter till bättre intern kontroll, menar hon.
En annan vinning är en mer rationell och verkningsfull faktureringsprocess.
– Vi får en snabbare hantering och förhoppningsvis färre fel på fakturorna. Fler fakturor blir också betalade i tid vilket innebär mindre dröjsmålsräntor eller andra typer av straffavgifter.
– Sedan har vi miljöaspekten inte minst. Något som regeringen betonade starkt i bifogad konsekvensanalys till lagförslaget om elektroniska fakturor. Det blir en positiv miljöpåverkan och bidrar även till andra samhällsekonomiska nyttor, tillägger Maria.
Upphandlingsmyndigheten uppmanar myndigheter och enheter att i tid förbereda sig inför lagkravet om obligatorisk e-faktura till offentlig sektor. Myndigheten skriver bland annat på sin hemsida:
”Kanske behöver ni under 2018 genomföra en upphandling av tjänster för att möjliggöra e-fakturering till er eller för att kunna tillhandahålla en fakturaportal? Det är också viktigt att ni ställer krav på e-faktura i era upphandlingar.”
Upphandlingsmyndigheten kommer under våren att lansera nytt stöd på sin webbplats om digitalisering av inköpsprocessen.
Läs mer här: http://www.upphandlingsmyndigheten.se/aktuellt/obligatorisk-e-faktura-till-offentlig-sektor–viktig-fraga-for-2018/
Vi återkommer med del 2 på den här intervjun framöver. Håll utkik på vår nyhetssajt.
