Inköpsanalys ger bättre möjligheter till uppföljning av vad som köpts, av vem och till vilket pris.
Fakturor som kommer in till en kommun konteras, attesteras och följs upp på kontonivå. Men vad händer när man istället vill följa upp de avtal man ingått, eller se hur mycket pengar som läggs på specifika varor och tjänster? Då räcker inte ekonomisystemen till.
Emma Breheim, inköpschef i Luleå kommun och ordförande i Sveriges Offentliga Inköpare, kan berätta att det var precis så hon och hennes kollegor började känna redan för cirka tio år sedan.
– Vi hade länge fokuserat på upphandling och på att följa LOU när vi gjorde ett projekt för att titta på vilka effekter våra upphandlingar gav i organisationen. Det vi såg var att vi hade svårt att nå ut till beställarna med våra upphandlingar och de avtal vi slutit. Och ofta tyckte de inte att vi träffade helt rätt med det vi upphandlat.
Hon beskriver hur den uppföljning de hade byggde på ekonomifunktionens perspektiv, på konton i kontoplanen. Därför började de först att försöka följa upp på kontonivå och kunde genom det se den totala spenden och var det fattades avtal. Men uppföljningen räckte inte till. De behövde kunna se exakt vad som köpts in, av vem och hur mycket de betalat.
Kaffe ett bra exempel
– Kaffe är ett klassiskt exempel där våra intressen inte går ihop med ekonomernas. De konterar det som en personalsocial kostnad, men vi vill kunna följa upp själva inköpet och att alla följer policyn att köpa fair trade-kaffe. För två år sedan köpte de in ett system som läser fakturarraderna och kategoriserar dem.
– På så sätt kan vi lägga ihop varor och tjänster av samma slag, se vad vi betalar och om vi har prisavvikelser på samma produkter. Och då kan vi genast börja räkna på besparingar.
Simon Strandell är ansvarig för inköpsanalys på InExchange och förklarar att ett verktyg tillåter att man vrider och vänder på sin data på hundratals sätt. Ett av dem är hur avtalstroheten ser ut, om man köper av de leverantörer man har avtal med eller hos andra. Ett annat är att se om man betalar rätt pris enligt avtal.
– Det går enkelt att se vilka de största leverantörerna som man inte har avtal med är. Eftersom man även ser vilka förvaltningar som gjort inköpen kan man fråga dem varför. Kanske är det en leverantör vi bör skaffa avtal med, för att få bättre villkor, eller så har förvaltningen inte fått information om vilken leverantör de ska välja och måste styra om sina inköp.
Potentialen för besparingar är enligt honom enorm, när man börjar kunna följa upp och bättre styra sina inköp mot de avtal man faktiskt upphandlat.
– I en kommun tittade vi på alla artikelrader som innehöll ordet pärm. Snittpriset skulle vara 1 kr men när vi tittade på det, vilket tog 5 minuter, såg vi att snittpriset låg på 14 kronor. Och det är inget ovanligt att inköp hos en icke avtalsleverantör kostar 10 gånger mer.
Inte bara att köpa ett system
Det är dock inte riktigt så enkelt att man bara köper ett system för inköpsanalys och så löser det alla problem med avtalstrohet och sänker kommunens kostnader för inköp. En fördel är att ha så mycket som möjligt på e-faktura för att systemet ska kunna läsa fakturaraderna. Sedan gäller det även att hitta ett strukturerat arbetssätt i organisationen.
– Man bör ha kompetenta inköpsanalytiker eller inköpscontroller som kan implementera. Sen handlar det otroligt mycket om kommunikation för att nå ut och styra inköpen i en stor organisation. Bara så kan vi hjälpa dem att hitta besparingar för att få mer tid och penga r till sin verksamhet. Därför är ett tips att börja analysera en varugrupp som berör alla, som kaffe, eller möbler.
Kommer man så långt finns dock även andra fördelar med att ha god uppföljning på sina inköp.
– Vi köper varor, tjänster och entreprenad för ungefär två miljarder varje år. Kan vi visa leverantörerna att vi är duktiga på avtal och att följa upp dem, så att de tecknar avtal med oss så gör vi affärer med dem, då har vi ett bättre förhandlingsläge och kan värna de seriösa företagen, avslutar Emma Breheim.
Text: Anna Adolfsson
Publicerad Offentlig Fokus Sektor
Smart Media Agency
