Coor Service Management växer stadigt när det gäller antal bolag och länder som företaget är verksamt i.
Expansionen innebär att InExchange regelbundet bistår med nya lösningar. Kommunikationen kännetecknas av förtroende och ansvar.
– Vi ser InExchange mer som en partner än en leverantör, säger Eva Petré Rege.
Eva är reskontrachef på Coor Service Management AB i Kista. När Eva beskriver företagets komplexa sammansättning drar hon paralleller till en diversehandel. Även om det är i skämtsam mening är det en väldigt passande jämförelse. I det övergripande begreppet facility management ingår en rad servicetjänster på fastighetssidan, men det här börsnoterade bolaget har exempelvis också restaurang, clearing, säkerhet och dokumenttjänster i sitt omfattande utbud.
Mångfalden kräver flexibilitet inom den egna organisationen – men också hos deras externa medspelare. Coor Service Management och InExchange har inplanerade avstämningar med jämna mellanrum.
– Partnerskapet är lite av en förutsättning för att vi ska kunna leverera det vi gör i dag och då är den löpande dialogen en nyckeldel. Vad vill vi? Vad eftersträvar vi? Vad kan InExchange hjälpa oss med och vad kan vi i vår tur stå till tjänst med? Det dyker kontinuerligt upp frågor att diskutera och hitta lösningar på, säger Eva och upprepar:
– Vår relation är verkligen ett partnerskap i ordets rätta bemärkelse.
Byte av system
I det samarbetet finner vi bland annat den betydelsefulla roll InExchange fyllde – och delvis fyller ännu – i Coors jätteprojekt att byta ut sitt befintliga EFH- och inköpssystem mot ett heltäckande systemstöd för P2P-processen. Med en årsvolym på cirka 400 000 leverantörsfakturor fanns naturligtvis behovet att säkerställa att den trafiken inte drabbades av störningar på grund av omläggningen.
InExchange hade som vanligt fakturaflödet under tryggt överseende.
Men även om bytet var omfattande, och rätt ansträngande, kan Eva försäkra att Coors vunnit på att man tog det här steget.
– O ja, väldigt mycket, intygar hon utan minsta tvekan.
– Vi satt dessutom med en gammal version av den systemlösning vi använde oss av. Vi blev därför oerhört låsta och kunde bland annat inte utnyttja e-fakturorna på ett bra sätt.
Nu har det i gengäld öppnats helt andra möjligheter.
– Vi bytte ut det föråldrade fakturahanteringssystemet i november och har inte landat fullt ut än, men visst ser vi områden där vi skulle kunna använda e-fakturorna betydligt effektivare. Exempelvis när det gäller leasingbilar. I och med att du kan sätta upp en del krav från leverantören, och få mer kontering och sådana saker, går det ju att klumpa ihop x antal fakturor till en större samlingsfaktura i stället.
– Vidare har vi en leverantör som dels förser oss med en samlingsfaktura, som vi hanterar centralt, och dels ett underlag för att vi ska kunna fördela kostnaden på flera kostnadsställen. Om vi fick det i en e-faktura i stället skulle vi kunna fördela kostnaderna direkt.
12 bolag i sex länder
Coor Service Management har i dagsläget 12 bolag i sammanlagt sex länder. InExchange är med och stöttar nio av dessa bolag, alla hemmahörande i Norden. I dessa fall, undantaget Finland, har e-fakturaflöden satts upp både på väg in och ut.
Eva Petré Rege ser digitaliseringen som en självklarhet.
– Det finns så mycket att få ut av en e-faktura i jämförelse med en pappersfaktura. Har du rätt verktyg hos dig själv, eller hos din mottagare, går det att skicka väldigt mycket mer information som du kan använda dig av, avslutar hon.
