Du är inköpssamordnare, upphandlare eller har på något annat vis ansvar för vad ni köper in i er organisation. Du vet att en viss pärm kan köpas för ett par kronor hos en leverantör, och att en identisk pärm samtidigt kan köpas för 30 kronor hos en annan leverantör. Var vill du då helst att dina medarbetare ska köpa den?
Hos den billiga leverantören såklart.
Och i kommunernas värld betyder ”billigast” oftast ”den leverantör vi har avtal med”. Men tyvärr är det inte alltid, ibland till och med ganska sällan, som medarbetarna lägger sin beställning just där. Flera revisionsrapporter, gjorda på beställning av kommunerna själva, visar nämligen att avtalstroheten ofta är långt från hundra procent, och det gäller även betydligt dyrare saker än pärmar. Den dåliga nyheten är såklart att det innebär att många kommuner betalar betydligt mer för sina inköp än vad de hade behövt göra. Men den goda nyheten är att det betyder att väldigt många skulle kunna kapa sina kostnader rejält utan att för den sakens skull dra ner på verksamhetens kvalitet. För att göra det krävs att alla kommunens inköpare, från förskolelärare till tekniska kontoret, följer avtalen. Men innan man börjar satsa stora resurser på information och utbildningsinsatser kan det vara smart att ta reda på vilka som är avtalstrogna och vilka som behöver mer stöd och utbildning för att göra inköpen på rätt sätt.
Och det är här inköpsanalys kommer in i bilden.
Jobbar du med det verktyget dyker det nämligen upp fördelar på flera nivåer. Det första är kanske det mest uppenbara. Med en ordentlig inköpsanalys är det väldigt lätt att hitta de produkter som köps in utanför avtal, och följer man bara upp dem är det lätt att göra ganska stora besparingar utan att försämra för verksamheten över huvud taget. Det blir helt enkelt enklare att upptäcka när en person handlar utanför avtalen och på så sätt köper dyrare varor. Genom information och utbildning kan det här beteendet förändras och kommunen slipper betala extra för saker man egentligen kan köpa mycket billigare.
Genom att jobba med inköpsanalys blir det också tydligare för kommunen vad man faktiskt köper, från vem och vilka leverantörer man med andra ord borde skriva avtal med.
Har man då gjort en ordentlig inköpsanalys har man mycket mer på fötterna när man ska skriva de här avtalen. Man kan visa exakt hur mycket man handlar vilket ger en betydligt bättre position i förhandlingarna – något som i längden sparar ytterligare pengar åt kommunen.
Och det rör sig om betydligt större summor än 30 kronor.
