Kravet på e-faktura positivt på många sätt

Kristoffer Hagberg_Bravida Kristoffer Hagberg_Bravida

Bravida är senaste mottagaren av InExchange Miljöpris. Vi har träffat företaget på plats i Stockholm (Hägersten). I två artiklar berättar vi om deras miljöarbete och intensifierade fokus på e-faktura. Detta är andra delen. Länk till första delen återfinns under den här artikeln.

Bravidas beslut att enbart ta emot elektroniska fakturor har skapat många förtjänster. Miljövinsten samsas med mycket annat positivt.
Kristoffer Hagberg, e-fakturaansvarig på företaget, lyfter fram en rad exempel: större säkerhet, enhetligt utseende, snabbare leverans, betydande tidsbesparing och färre fel.
– Även leverantören gynnas. Bara några minuter efter att fakturan skickats iväg till oss kan den vara attesterad och redo för betalning på förfallodagen, konstaterar Kristoffer.

Det ingående fakturaflödet till Bravida är enormt. Enligt Kristoffer Hagberg, som sitter på företagets avdelning för leverantörsreskontra, säger att det uppskattningsvis handlar om 1,7 miljoner fakturor om året. 
Utifrån den siffran är det förståeligt att Bravida skred till verket och sedan februari förra året ställer som krav att alla ingående fakturor ska vara elektroniska. Den nya ordningen realiserades i samarbete med InExchange. Dels verkställdes villkoret om enbart e-faktura. Dels försvann den fysiska faktureringsadressen. Leverantörerna hade inte längre någon postbox till Bravida att skicka till.
Förändringen infördes således tämligen hårdhänt. En viss irritation var ofrånkomlig, men sammantaget möttes Kristoffer och hans kollegor mestadels av förståelse.
– Allt som allt tycker jag att det tagits emot väl. Precis som jag redan varit inne på finns det en vinning även för leverantörerna i att skicka e-faktura istället för PDF och papper. Hanteringen går fortare. Sedan är hållbarhetsperspektivet viktigt också för deras del. Att jobba för en bättre miljö angår ju oss alla, menar Kristoffer.

Men att det sparas träd och framställs mindre mängder pappersmassa är framför allt en kollektiv plusvariant. Kristoffer Hagberg talar i ännu högre grad om fördelarna som erhålls i det vardagliga arbetet.
Här sammanfattar Kristoffer de vinningar han och kollegorna upplevt:

BÄTTRE SÄKERHET

– Vetskapen om att fakturan kommer fram till rätt ställe är ett starkt skäl till att vi vill ha e-faktura. Med e-faktura finns det bara ett sätt att leverera på och man kan enbart ange organisationsnummer, GLN-nummer eller Peppol-ID. Vi som mottagare vet med 100 procents säkerhet att fakturan alltid kommer fram och att den går till vår avdelning. Pappers- och PDF-fakturor är osäkrare. En pappersfaktura kan vara adresserad till en helt annan avdelning. Samma sak med en PDF. Den kanske sänds till en privat mejladress. Då är risken att den inte skickas vidare dit den ska eller i värsta fall kommer bort helt.

ENHETLIGT UTSEENDE

– Är det PDF eller papper får man fakturorna som de ser ut från leverantören. De kan komma i alla former och stilar. En e-faktura däremot är kod som omvandlas till det utseende vi vill ha hos oss och att samtliga värden i fakturan hamnar rätt i systemet. Genom att e-fakturan är enhetlig är det lättare för oss att hantera. Det spelar ingen roll vilken leverantör som har skickat fakturan. De ser likadana ut. Vi vet direkt vad vi ska leta efter på fakturan när vi hanterar dem.

SNABBARE LEVERANS

– Går fakturan via vanlig post tar det sin lilla tid. Det hinner passera ett antal dagar innan den kommer till oss på Bravida. Likadant är det med PDF. När vi tagit emot fakturan ska den vidare till underleverantören som utför tolkningen, därifrån skickas den vidare till InExchange som ordnar konverteringen innan den slutligen kommer till oss. Dessa led tar också tid. Uppskattningsvis från ett upp till två dygn. Skillnaden är väsentlig jämfört med e-faktura. I det fallet ryms i princip hela hanteringen, från mottagandet till att fakturan är attesterad och klar för betalning, inom en kvart. 

FÄRRE PÅMINNELSER

– Problemet att fakturorna hamnar på villovägar är något av en huvudvärk. När det kommer inkassokrav och påminnelser granskar vi dessa naturligtvis. Den uteblivna betalningen bottnar oftast i att den aktuella fakturan kommit fel, att den exempelvis adresserats till en avdelning och inte gått vidare dit den ska. Tyvärr är det ett fel som återkommer. Det märks tydligt när vi går igenom påminnelser och inkassokrav. Allt sådant här blir det dessbättre mindre av om fakturan skickas elektroniskt..

LÄGRE FELRISK

– Skickas det papper eller PDF har du alltid den mänskliga faktorn inblandad eftersom uppgifterna som står på fakturan ska tolkas manuellt. Låt säga att det slås in en nolla för mycket. Då blir det helt fel belopp. Och har man riktig otur missas det också på vår avdelning med följden att den felaktiga summan attesteras och går iväg. Det är inte ofta det blir fel i tolkningen, men det händer. E-fakturan minimerar den sortens risker. Visst, teoretiskt kan det bli fel även i en e-faktura, men då är det leverantören som skrivit fel när de fakturerat.   

LÄTTAD ARBETSBÖRDA

– Det är bra många timmar som vi fått lägga extra på avdelningen bara för att det varit pappers- och PDF-fakturor som vi tagit emot. Mycket på grund av felmärkningar. Vi har arbetsordernummer på våra fakturor. Numret berättar var ut på Bravida som fakturan ska. Det har kostat mycket tid att styra rätt fakturor som gått till fel ställe eftersom de varit felmärkta alternativt bristfälligt märkta. Med e-faktura har andelen korrekta märkta fakturor ökat. Det sparar oss många timmar per dag.  

Stort fokus på hållbarhet

"Samtidigt som vi som företag ställer hårda krav är hållbarhetstänket och miljöhänsyn något som också kunderna efterfrågar". Ebba Gerdland, Bravida

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Få unika erbjudanden, information och tips för att driva ditt företag.

Dela denna artikel

Facebook
Twitter
LinkedIn

Läs vidare...

I Fokus

Ett steg som förädlar kontakten med kunderna

Supporten på InExchange har tack vare den nya bolagsbildningen förvandlats till servicedesk. ”Vi har fått större resurser och kan jobba mer proaktivt” säger Lars Andersson.
Per Gustafsson
Nadja Sjöström och Richard Olfwenstam. Nadja Sjöström och Richard Olfwenstam.
I Fokus

Resan har startat på plats och på håll

Det jobbas friskt i det nya bolaget och byggs upp en äkta teamkänsla. Account manager Nadja Sjöström strålade i veckan samman med övriga Commercial i Skövde.
Per Gustafsson
I Fokus

God Jul & Gott Nytt År

Vi på InExchange önskar er alla en God Jul och ett Gott Nytt år!
Per Gustafsson

Ladda ner din guide om Peppol

Vad är Peppol och hur fungerar det? I denna guide får du lära dig mer om Peppol som format och infrastruktur. Enkelt och pedagogiskt.

Basic

Premium

Enterprise