I dag, den 1 mars, är det på dagen en månad kvar tills det blir lag på att alla inköp i offentlig sektor måste faktureras med e-faktura.
Lagen är efterlängtad av väldigt många.
– Den är helt fantastisk tycker vi, intygar Camilla Nylén Leffler och talar för hela upphandlingsavdelningen på Varbergs kommun.
Från och med 1 april blir det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura) enligt en ny europeisk standard. Det innebär att alla leverantörer till offentlig sektor måste skicka e-fakturor enligt den nya standarden, och att alla offentliga organisationer måste kunna ta emot dem.
Frågar vi Varbergs kommun, som för två veckor sedan tilldelades InExchange miljöpris för 2018, är det stundande lagkravet verkligen välkommet.
– Ja, det kommer inte en dag för tidigt. Danmark har ju haft den här lagen väldigt länge (2005). Det känns jättebra att Sverige nu följer efter, säger Camilla Nylén Leffler som tillsammans med Cecilia Brag och Dan Kihlström utgör staben av e-handelsutvecklare inom kommunens upphandlingsavdelning.
Gällande Varbergs kommun specifikt har deras egen målsättning legat i linje med den aktuella lagparagrafen sedan flera år tillbaka. Det vill säga 100 procent e-faktura. Något man nära nog lyckats med. I dagsläget är 97 procent av kommunens inkommande fakturor lika med elektroniska fakturor.
Det är ett enastående bra facit och därför kändes det rättmätigt att kröna denna exemplariska arbetsinsats med 2018 års upplaga av InExchange miljöpris. Ändamålet med utmärkelsen är att premiera kunder som lyckats minska sin och andras pappersförbrukning radikalt.
Det har Varbergs kommun gjort. Med besked.
Men vilket har varit Varbergs recept?
Camilla Nylén Leffler nämner till att börja med det ska-krav som Varbergs kommun har i alla sina upphandlingar. Det vill säga ett obligatoriskt krav som måste uppfyllas för att ett anbud skall kunna godtas.
– Förutom det bearbetar vi leverantörer nästan dagligen tack vare våra resurser såklart. Om leverantören först inte vill skicka e-fakturor gör vi ett nytt försök där vi antar att det kanske bara beror på okunskap. Då ringer vi oftast upp och förklarar hur enkelt det är, berättar Camilla.
– Vi utgår många gånger ifrån att de inte vet hur man ska göra och hur enkelt det faktiskt är. Samtidigt är vi pålästa själva och informerar om hur det går till, tillägger hon.
Det sistnämnda menar kommunens upphandlingschef Laila Eklund är en nyckelfaktor bakom det ypperliga utfallet.
– Jag har överhört något samtal ibland när våra e-handelsutvecklare förklarat för leverantörerna hur man övergår till e-faktura. De är otroligt pedagogiska när de förklarar. Även om de är väldigt bestämda är de samtidigt mycket metodiska när de beskriver hur man går till väga.
Cecilia Brag känner att den beskrivningen stämmer. Det är så hon, Camilla och Dan arbetar för att få bort pappersfakturor och erhålla e-fakturor i stället.
– Det är inte så att vi bara lämnar leverantörerna till sitt öde. Vi hjälper dem att komma i gång i stället för att bara säga att de måste, betonar hon.
Men skulle inte pedagogiken räcka finns tuffare artilleri att ta till.
– Till ska-kravet i upphandlingarna har vi vitesklausuler både på elektronisk handel och på elektronisk faktura. Vitesklausulen anpassas i sin tur utifrån typ av upphandling, om det är tjänst, vara eller entreprenad, konstaterar Camilla, men skyndar sig att påpeka:
– Vi har inte behövt tillämpa klausulen eftersom det finns så enkla lösningar som alla leverantörer kan klara. Vi har så många olika typer av lösningar att vi kan erbjuda såväl små som större leverantörer avancerad teknik.
Bildtext
Camilla Nylén Leffler och Laila Eklund representerar Varbergs kommun vilken varit exceptionellt lyckosam i arbetet att få sina leverantörer att börja skicka e-faktura.
Så här lyder lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling:
Sveriges riksdag
InExchange hjälper er att uppfylla lagkravet. Läs mer här:
InExchange
