Språkservice Sverige AB i Malmö jobbar väldigt metodiskt i sin övergång till elektronisk fakturahantering – och det har varit lyckat.
Företaget förmedlar tolktjänster. Det är en sektor där köprutinerna ofta går i invanda hjulspår. Mötet mellan gamla beställningssätt och dagens elektroniska möjligheter resulterar ibland i stötestenar som kräver god lösningsförmåga.
Med kontinuerlig systematik har Språkservice digitaliserat fakturaflödet avtal för avtal. Målet att uppnå 100 procent e-faktura i samtliga avtal blev infriat 2018. Nu jobbar man vidare lika beslutsamt med e-handel.
Det är roligt att prata elektroniska fakturatjänster med Kerstin Forssman. För hon äger en sådan övertygelse om hur mycket det underlättar vardagen och vilka utvecklingsmöjligheter som finns på området. Som ekonomichef på Malmöbaserade Språkservice AB har hon sett och märkt fördelarna på nära håll.
Kerstin skjuter in flerfaldiga exempel under samtalets gång.
”Vi tycker att det är en otrolig skillnad mot att skicka pappersfakturor. Och vad lätt det är att hitta i fakturaskrivaren; GLN-nummer, adresser och så vidare” noterar hon nöjt i en plötslig reflektion.
Vid ett annat ögonblick stannar Kerstin vid hur det var förr när hon och övriga medarbetare satt och vek pappersfakturor. Det behövdes två-tre dagar i anspråk för att få iväg fakturorna. ”Vi sparar ju jättemycket tid numera” säger hon glatt.
Hon sätter dessutom in skillnaderna i ett perspektiv som gynnar oss alla.
”Pappersförbrukningen har minskat radikalt. Liksom transporterna. Den miljömässiga vinsten är betydande. Vilket är viktigt. Att bidra till att spara på jordens resurser genomsyrar vår vardag på företaget” poängterar Kerstin och det påståendet understryks av att Språkservice mottog 2019 års upplaga av InExchange miljöpris.
Gått succesivt tillväga
Resan hand i hand med InExchange har pågått sedan 2013 när Språkservice blev fakturaskrivarkund. Tre år senare togs nästa kliv när den skånska tolk- och översättningsleverantören uppgraderade datasystemet man använder sig av med de integrerade tjänster som InExchange tillhandahåller.
Fakturahanteringen har därmed blivit smidigare för varje år. En beskärd förklaring till detta ligger, som sagt, i att Språkservice arbetar metodiskt och konstruktivt.
– Vi har gått successivt tillväga och gjort avtal för avtal. Visst. Det har tagit sin tid, men 2018 hade vi i varje fall uppnått 100 procent e-faktura i alla våra avtal förutom de kunder som av en eller annan anledning fortfarande inte kan ta emot elektroniskt, framhåller Kerstin.
Språkservice agerade således långt före lagen om obligatorisk e-faktura i all offentlig upphandling som togs i bruk i april 2019. Med en stor andel myndigheter som kunder var det givetvis förutseende att ställa om så tidigt.
Implementera ren e-handel
Men samtidigt vill Språkservice utnyttja de elektroniska förbindelsevägarna i ännu större omfattning.
– Vi eftersträvar att successivt förflytta våra elektroniska fakturor till servermiljö och kunna fakturera en faktura per order, deklarerar Kerstin.
Avsikten hos Språkservice är att implementera en ren e-handel. Det har inte gått att genomföra hittills på grund av att kunderna inte köper order och på artikel.
– De betonar att de ska ha e-handel och att det ska vara elektronisk faktura, men begär på samma gång att den ska vara månatlig och samlingsfaktura. Det är begrepp som inte hör ihop egentligen, menar Kerstin och konstaterar att det här kravet gör att företaget fortfarande har en del av sin fakturering på fakturaskrivaren.
Annorlunda förutsättningar
Det som komplicerar är själva beställningen av tolktjänster.
Det är lättfattligt för en kommun att exempelvis handla tomater och gurkor på artiklar. En faktura blir därmed en order, men kan innehålla flera hundra artiklar. När leverantören är upplagd i systemet är det bara att göra veckobeställningen.
Men ska man anlita en tolk blir tillvägagångssättet mer komplicerat. Det går inte att slå snabbt i en katalog. ”Vi har ju inga tolkar sittande på ett lager” som Kerstin skämtsamt beskriver förutsättningarna.
Beställningsflödet får därför en annan skepnad.
– En bokning hos oss blir just en bokning. Det är ett tolkningstillfälle och samtidigt bokningsnumret. Majoriteten har därför som så att man får en samlingsfaktura av oss månadsvis på olika kundnummer och leveransnummer, förklarar Kerstin.
Men den drivkraftiga ekonomichefen på Språkservice noterar att det så sakteliga svänger åt rätt håll.
– Det kommer kunder allt eftersom som har att det ska vara e-handel. Det ska vara med artikelnummer, inköpsordernummer och en faktura per order. Så det är på gång. Även hos offentliga myndigheter och när det gäller tolkning, tillägger hon optimistiskt.
Förenklad artikelstruktur
För att möta den omdaningen arbetar Språkservice på att hitta en förenklad artikelstruktur. Programmiljön där beställningarna utförs ska var tydlig och antalet artikelnummer ska försöka hållas nere.
– Vi ska också försöka komma bort ifrån att ha bilagor i fakturan. Vi ska i stället ha en faktura så att vi kan skicka den via Peppol – eller mer exakt att Peppol kan ta emot en faktura från oss via InExchange – även om det är en förhandlingsfaktura. Det kan bli typ en konsultfaktura på kanske 50 sidor med summering längst bak där varje bokningstillfälle är angivet på fakturan, beskriver Kerstin Forssman.
Språkservice förmedlar professionella språktjänster med gediget engagemang och med kundens önskemål och branschens bästa i fokus. Språkservice är ett familjeägt företag som levererar språktjänster till myndigheter och företag dygnet runt. Verksamheten startade 1995, och grundarna/ägarna är själva auktoriserade tolkar och translatorer med lång branscherfarenhet.
