Hantverksföretag är generellt nyfikna på ny teknik och villiga att satsa på bättre lösningar, men drivet att förändra har inte täckt alla områden.
Det administrativa arbetet var länge en omålad fläck i fråga om förnyelse.
Men inom Hagblomgruppen – och hos många av deras branschkollegor – börjar eran med papper fasas ut på allvar och ersättas med elektroniska dokument.
– Vi arbetar hårt på att öka digitaliseringen i alla våra bolag i koncernen, framhåller Magdalena Nilsson, IT-samordnare på Hagblomgruppen.
Moderbolaget i Hagblomgruppen har sin hemvist i Kalmar, men hela koncernen i sig är utspridd från uppländska Gimo i norr till Karlshamn i Blekinge i söder. Totalt handlar det om 26 bolag verksamma inom måleri, golv, industrimålning och fackhandel.
Den geografiska utbredningen betyder att man tekniskt sett behöver pålitliga funktioner som eliminerar nödvändigheten i att fysiskt ta sig mellan företagen. Lösningen i Hagblomgruppens fall är att samtliga deras bolag skickar fakturorna direkt från Hantverksdatas affärssystem Entré med InExchange.
– Alla tycker att det är lättjobbat, konstaterar Magdalena Nilsson.
Ekonomiassistenter i alla bolag
En policy hos Hagblomgruppen är att varje förvärvat respektive nystartat företag har sin lokala identitet. Är firmanamnet förankrat i bygden får det vara kvar. Igenkänningsfaktorn bedöms så pass viktig. Magdalena menar att konceptet skapar en spännande hybrid mellan småföretagande och koncerndrift.
– Vi tror att det är ett bra sätt att göra affärer, säger hon.
Men även om modellen är småskalig i viss mån finns en tydlig central organisationsram. I princip alla bolag är utrustade med ekonomiassistenter. Några delar ekonomiassistent med andra bolag i koncernen, men det finns alltid en ansvarig i den rollen.
– De sköter fakturering, de tar emot leverantörsfakturor och bokför på plats. Vi ser en fördel med att ha den sortens spindel i nätet på varje bolag. Dessa ekonomiassistenter sköter mycket själva, men vi på gruppen har en slags överblick. Det är så mycket digitala fakturor som går in och ut nuförtiden att det blivit lätt för oss på gruppen att få en bra överskådlighet.
Säkrare och snabbare
När vi fortsätter att prata digitalt fakturaflöde och fördelarna som det medfört radar Magdalena upp exempel som ett rinnande vatten.
– Man slipper dilemmat med att ha fakturor som faller mellan stolarna, som blir kvarglömda på ett bord eller i en bil och riskerar att försvinna. En faktura som läses in elektroniskt kan i princip aldrig försvinna. Den ligger där den ligger, inleder hon och fortsätter:
– Det går även fortare att få in fakturorna i systemet. De finns inlagda även om de inte hunnit bli attesterade ännu. Tack vare att de kommer in tidigt på projektet går det också snabbare att fakturera projektet eftersom man vet att alla kostnader knappats in.
Magdalena berör likaså det faktum att avstånd blir oväsentliga.
– Man är inte beroende av att en speciell medarbetare är på plats. Ifall någon ekonomiassistent är sjuk kan jag hjälpa till härifrån Kalmar. Tidigare åkte våra ekonomer på Hagblomgruppen ut till kontoren när det var dags för bokslut för att titta i pärmar på inkomna leverantörsfakturor. Det var både vid delårsbokslut och årsbokslut. I dag löser vi det här digitalt.
Visst förekommer det fortfarande resor mellan bolagen, men med förändrat syfte.
– Nu har vi mer tid att prata om andra saker med platschefer, ekonomiassistenter och hantverkare. Förut var det för att man var tvungna att se fakturorna. Så sett är det en jättestor skillnad som skett bara de senaste åren. Det är en otrolig fördel.
Värdefulla jämförelser
Den goda överblicken, som Magdalena nämnde tidigare, skapar dessutom förutsättningar att ställa bolagens olika inköp gentemot varandra och eventuellt hitta onödigt stora variationer.
– I och med att vi ser vilka fakturor som kommer in till bolagen kan vi sätta upp och göra en granskning av priser utan att behöva störa respektive kontor. Vad betalar exempelvis Jönköping för en viss produkt jämfört med bolaget i Kalmar och så vidare. Att enkelt ta fram jämförelsetal är verkligen relevant. För oss som koncern innebär sådana möjligheter jättestora fördelar.
Med sin målmedvetna digitalisering på den administrativa sidan är Hagblomgruppen ett mönsterexempel inom en företagsgren där fakturahantering annars lätt rullar kvar i samma hjulspår. Magdalena Nilsson var tidigare ekonomiassistent i koncernen innan hon anställdes i gruppen som IT-samordnare främst för att digitalisera tidrapporteringen.
– Det började jag med för fyra år sedan. Sedan har jag jobbat vidare med digitaliseringen. Vi verkar inom en bransch som traditionellt sett använt väldigt mycket papper. Det gäller arbetsordrar, fakturor, leverantörsfakturor, tidnotor och allt möjligt. Vi vill minska den mängden så mycket som möjligt, avslutar Magdalena.
