Smidigt. Enkelt.
Det är det första Carina Pedersen, ERP-chef på elteknikföretaget Midroc Electro AB, tänker på när hon nämner fördelarna med att skicka och ta emot e-fakturor via InExchange.
– Det krävs inget stort jobb från vår sida, konstaterar Carina nöjt.
”Carina vet att alla vinner på papperslöst”. Den rubriken publicerades 2011 i Midrocs kundtidning Kontakt. I reportaget redogjorde Carina Pedersen för företagets framtida mål att allt arbete, all arbetstid och alla fakturor skulle registreras elektroniskt. ”Papperens tid är förbi” påstods det tvärsäkert i texten.
– Vi hade dilemmat på den tiden att det handskades med papper på alla ställen i företaget, erinrar sig Carina och framhåller vilken skillnad det blivit sedan dess:
– Vi har jobbat tillsammans med personalen i flera års tid för att gå över till digitalisering. Det har varit ett jättestort arbete. Det fanns ett visst motstånd i vår organisation till att förändra. Men den tröskeln har vi kommit över. Nu uppskattar man när saker och ting är digitaliserade. Man förstår vinningen med det hela.
Uppe i 85%
Affärssystemlösningen som är kopplad till InExchange inom Midroc består av sju bolag varav Midroc Electro AB är störst. Koncernen genomsyras av att ligga i framkant när det gäller teknik på olika vis. I det finns en stark vilja att även jobba digitalt – och det bekräftas statistiskt sett.
– Vi tar totalt emot cirka 270 000 fakturor per år, räknat på alla våra sju bolag som ingår i affärssystemlösningen knuten till InExchange, och antalet ökar kontinuerligt. Av dem är övervägande del elektroniska. Vi är uppe i ett snitt på ungefär 85 procent, berättar Carina Pedersen och betonar:
– Detta underlättar vårt arbete något enormt. Tidigare skannade vi alla inkommande pappersfakturor själva. Nu är det bara en bråkdel som skannas.
Hur viktigt är det att hämta hem resterande procent?
– Vi har som mål att komma upp i 95 procent i alla fall. Det är de sista procenten som är svårast att få in, men det rullar på bra. Vi får i princip dagligen förfrågningar från leverantörer som vill skicka fakturor elektroniskt. Sedan fungerar det jättebra genom InExchange Network. Det dyker upp förfrågningar i nätverket hela tiden.
Enkelt med InExchange
InExchange, ja. Midroc blev kund hos det Skövdebaserade e-tjänstföretaget för fyra år sedan. Carina Pedersen berättar närmare hur kompanjonskapet etablerades:
– Vi hade en annan operatör från början som skulle driftsätta hanteringen av elektroniska fakturor åt oss, men det samarbetet fungerade inte bra. Det var ett gigantiskt projekt bara att sätta upp nya kanaler till kunderna vi skulle skicka till. Och det var otroligt omständligt att arbeta anpassningsmässigt i vårt system, att få rätt filformat och så vidare. Därför blev inte e-faktureringen driftsatt när vi startade upp vårt nya affärssystem 2010. Det blev ett projekt som släpade efter.
– I samma veva blev vi kontaktade av en säljare från InExchange. I början tänkte jag: ”Nej, vi har redan ett samarbete”. Vi vill komma i mål med det projektet. Men ju längre tiden gick ju starkare insåg vi att det fungerade för dåligt. Vi gav InExchange chansen att komma med sitt koncept. Vi skickade över en fil i det format vi har i vårt affärssystem. InExchange tittade på den och gjorde ett par småjusteringar för att det skulle fungera perfekt. Så inleddes samarbetet.
Överraskad att det fungerade så bra med en gång sett till tidigare erfarenheter?
– Ja, jag blev förvånad. Och jag blev mest förvånad över hur det kunnat vara så komplicerat tidigare när det egentligen var så här enkelt. Hade vi vetat det tidigare skulle vi aldrig gått den andra vägen, summerar Carina Pedersen med facit i hand.
Midroc Electro är ett av Sveriges ledande elteknikföretag och finns på 52 platser i landet. Företaget utför service och entreprenad inom elinstallation, instrument, fastighetsautomation, hissar, kransystem, kommunikation, security, energibesparing samt mekaniskt underhåll. Midroc Electro ingår i Midroc Europe med en omsättning på 5,3 miljarder kronor.
