Alla kan skicka e-faktura, det är Svevias klara besked. Vi träffar Beatrice Albertsen och Linda Broby på Svevias reskontra som berättar om resan från papper till e-faktura.
Varje år tar Svevia emot cirka 300 000 fakturor, inkommande pappersfakturor är enormt tidskrävande hantera, det är inget nytt. Innan Svevia och InExchange startade sitt samarbete hade Svevia ett ganska hyfsat inkommande e-fakturaflöde på omkring 60%. Den siffran ville man givetvis öka och tog kontakt med InExchange.
”Det var till största del de stora organisationerna som stod för e-volymen in till oss”, berättar Linda Broby på Svevia. ”Men i och med att tekniken gått framåt och gjort det möjligt för alla slags företag att skicka e-faktura till oss så såg vi ingen anledning att fortsätta acceptera pappersfakturor överhuvudtaget”
Svevia var faktiskt en av de första aktörerna i Sverige att tydligt sätta stopp för papper. I mitten av september 2015 gick Svevia ut med budskapet till sina leverantörer;
”Skickar ni pappersfakturor till oss, skickar vi tillbaks dem”
Klart och tydligt.
Hur gick det?
”I dag ligger vi på 92% e-faktura, det kan ju vara en massa olika anledningar till att man inte kommer gång, men när vi satte upp ett stoppdatum och berättade att vi skickar tillbaka pappersfakturorna, då hände det verkligen något”, konstaterar Beatrice.
Där vi bor använder vi fortfarande röksignaler
Svevia har hela spektrat av storlekar på leverantörer, allt från den mindre lantbrukare som skottar snö till de stora bolagen och kommuner.
Och att få in de allra minsta leverantörerna är oftast det svåraste. Linda berättar;
”Jag fick ett telefonsamtal häromdagen från en man som var lätt bekymrad. ’E-faktura? Datorer? Där vi bor använder vi fortfarande röksignaler!’ Till de företag som varken har dator eller internetuppkoppling erbjuds självfaktureringstjänsten som InExchange utvecklat. Leverantören vänder sig helt enkelt till sitt lokala Sveviakontor, fakturan knappas in av vår personal, leverantören får sina pengar och vi får in e-faktura.”
Smarta anpassade lösningar för de allra minsta och integrerade lösningar för de stora leverantörerna verkar vara receptet.
”Våra stora leverantörer erbjuds integrerade lösningar och det går väldigt fort att komma igång. Innan vi startade samarbetet med InExchange kunde sådana integrationer ta flera månader innan vår leverantör kunde skicka sin första faktura till oss. Det är en jätteskillnad och våra leverantörer upplever det enormt smidigt och enkelt nu.”
Tips till andra som står inför samma resa?
- Tydlig information till alla leverantörer
- Erbjud leverantörerna anpassade lösningar för att skicka
- Se till att alla kommer igång, vi har fått oerhört bra hjälp av InExchange leverantörsaktiveringar
”Med förändringarna kommer många positiva effekter. Genom att våra leverantörer anammat e-faktura får vi alla ett smidigare och säkrare flöde som kostar oss mindre pengar och tid för hantering”, avslutar Linda.
Hösten 2015 mottog Svevia InExchange Mijöpris för sitt arbete med att digitalisera fakturahanteringen.
