T-schakt i Örebro är administrativ central för 70 delägarföretag inom entreprenadbranschen. Med så många inkommande kanaler hade kontorspersonalen lätt kunnat drunkna i papper, men tack vare att mycket av hanteringen digitaliserats har den faran successivt krympt med åren.
Cirka 80 procent av de utgående fakturorna skickas elektroniskt via InExchange.
– Det är smidigt och problemfritt. Vi skulle inte vilja byta till något annat, säger Jonas Andén.
T-schakt är ett helägt dotterbolag till den ekonomiska förening som Örebro läns schakt- och grävmaskinsförening bildade en gång i tiden. Bolagets roll är att vara samlad administrativ resurs för sina delägare och ansvara för avtal, prissättning, kvalitet, miljö och fakturering.
– Våra uppdragsgivare innefattar allt från företagare med en maskin till vår största delägare som har 70 grävmaskiner och dumprar. Huvuddelen är knutet till Örebro län. Där ligger 95 procent av vår verksamhet. Sedan har vi en mindre andel distansjobb, berättar Jonas Andén och fortsätter:
– Vi sköter all fakturering. Det är därför vi har InExchange eftersom det är så smidigt.
Underlättat rejält
Totalt är man sju medarbetare på kontoret. Jonas har hand om kvalitet, miljö och IT. Arbetsuppgifterna är således många. Får man hjälpmedel till sitt förfogande, som underlättar vardagliga rutiner och sparar mycket tid, är det tacksamt förstås. Det är exakt dessa effekter som Jonas kan vittna om gällande fakturatjänsten från InExchange.
– Det är en rejäl hjälp för oss, hävdar närkingen och får något trött i rösten när han minns hur omständlig faktureringen var för några år sedan när de manuella momenten avlöste varandra.
– Då satt vår administratör med följesedeln och handknackade in alla uppgifter i vårt system. Sedan skulle det sammanställas till faktura, kontrolleras, skrivas ut och paras ihop med rätt bilagor. Därefter skulle alltsammans stoppas ner i kuvert, frankeras och postas. Ja, hejåhå. Det var mycket jobb.
Jonas behöver snudd på pusta efter genomgången innan han tillägger tacksamt:
– Nu kan vi skicka en fil i stället. Det sparar enormt med tid.
Var ett kundkrav
Men trots alla fördelar, varav de flesta var uppenbara i förväg, skedde inte övergången till e-faktura genom ett internt initiativ på T-schakt.
– Det var kundkrav kan jag säga. Från kommuner och stora byggen. De ställde det som krav. Den avgörande påtryckningen kom från Örebro kommun. De tyckte att vi skulle prova att skicka elektroniskt. Då kände vi att det var dags att hoppa på tåget.
Å andra sidan: bytet av faktureringsmetod hade säkert blivit av ändå.
– Vi såg en vinning i det också. Som jag sa är det väldigt smidigt, konstaterar Jonas.
Vägvalet har i efterhand visat sig vara förnuftigt. Efter många års användning är det positiva intrycket lika orubbat. T-schakt skickar cirka 1000 elektroniska fakturor varje månad via InExchange och enligt Jonas löper allting på som det ska.
– Det fungerar jättebra. Det är helt problemfritt, menar han belåtet.
– Ibland kan det i och för sig vara någon ny som vill ändra i layouten på fakturan, att någon uppgift står på fel ställe. Men då har vi vänt oss till supporten på InExchange för att få hjälp. Den är klockren. Snabba svar och knappt någon kö. Avgiften är dessutom extremt låg. Jag är förbluffad över hur lite det kostar att vara kund hos InExchange jämfört med vad man är van vid i den branschen.
Men berömmet stannar inte vid detta.
– Vill man ta en kopia är det bara att ta ut den på webben direkt i tjänsten och skicka via InExchange. Det är jättesmidigt. Lika behändigt är det att bifoga PDF-dokument. Det händer att vi gör då och då. Det är inga problem alls, försäkrar Jonas vidare och understryker hur starkt förtroendet är för tjänsten genom att framhäva följande faktum:
– Vårt affärssystem har någon inbyggd lösning som tydligen gör att man kan skicka elektroniska fakturor, men det har vi aldrig använt. Vi håller oss till InExchange. Vi skulle inte vilja byta till något annat.
Mer elektroniskt är målet
Ytterligare effektivisering – och likaså förenkling – har skett genom att delägarnas inrapportering till T-schakt numera sker genom en app. Originalet till appen togs fram av Närkefrakt. Nu har samma system anpassats för T-schakt. Genom att rapporteringen om kunduppdrag, tidsåtgång och så vidare, utförs i mappen slipper man hantera följesedlar.
– Det fungerar jättebra. Följesedlar är något vi vill få bort. Vi vill ha det rent elektroniskt, resonerar Jonas Andén och säger sig se en spännande utvecklingspotential:
– I princip kan man med appen registrera ordern så att det blir en faktura utan att vi behöver titta på den. Alltså att det går hela vägen till kund utan handpåläggning däremellan från vår sida på kontoret. Vi är inte där än, men det är målet.
