Nu finns möjligheten att även hantera referenser på fakturor som kommer via Peppol. Krävs ett avvisande sker det som bestridande. Funktionen erbjuds av InExchange som en tilläggstjänst.
I kombination med ordinarie referenskontroll kommer det aldrig att landa några fakturor i affärssystemet med fel referens.
– Med den lösningen har kunden 100 procent referenskontroll, framhåller Christofer Wiechert, Pre sale/Bid Manager på InExchange.
Det går inte att applicera det sedvanliga systemet för referenskontroll på affärsdokument som inkommer via Peppol. OpenPeppols regelverk sätter stopp. Enligt dessa bestämmelser får man inte avvisa Peppolfaktura.
Att döma av en del reaktioner upplevs det faktiskt som ett problem.
– Vi möter ibland en tvekan hos företag att ansluta sig till Peppols nätverk just för att reglerna har den här utformningen. Värdet i att veta att referensen är korrekt är så stark. Det är därför man har referenskontroll. Görs ingen kontroll på fakturorna som kommer via Peppol blir ju följden att man inte har full täckning, konstaterar Sofia Euström, Key Account Manager på InExchange.
Komplett referensskydd
Men nu har InExchange utverkat en utmärkt lösning.
Med tjänsten Peppol-bestridande som tillägg till ordinarie referenskontroll är kundens referensskydd komplett. Då kan kunden vara helt säker på att samtliga fakturor som kommer in i affärssystemet har korrekt referens. Även de som distribuerats via Peppols struktur. Stämmer inte referensen hanteras fakturan av InExchange och leverantören ombeds att rätta till felet.
Med andra ord: mottagaren är trygg och säker. Men ett visst mått av nyfikenhet är ändå berättigat. Hur är egentligen Peppol-bestridandet konstruerat?
– Det är en tilläggstjänst som fungerar som en utökad del av den traditionella referenskontrollen. Användarupplevelsen är densamma, säger Christofer Wiechert, Presale/Bid Manager på InExchange.
– Vi tar emot fakturan och validerar den precis som vi gör vid den vanliga referenskontrollen. Sedan matchar vi mot referenserna som kunden har i sin befintliga referenskontroll.
Men därefter, i nästa steg, blir hanteringen en annan.
I Peppol finns ett meddelandeformat (“Invoice Response”). Den funktionen betyder att man i Peppols infrastruktur kan svara: “Vi bestrider fakturan”.
– Det är detta vi använder oss av, klargör Christofer.
Flera kontaktvägar
Men hur bestridandet tas vidare, och levereras, är olika. Är utställaren uppsatt med Invoice Response krävs ingen fortsatt hantering. Då är bestridandet framfört den vägen. Är utställaren däremot inte registrerad för meddelandeformatet i Peppol behöver kommunikationen ske på ett annat sätt.
För tydlighetens skull känns det befogat att punktvis redogöra för det förlopp som InExchange utför automatiskt å kundens vägnar:
• Allra först kontrolleras det alltså om utställaren av den aktuella fakturan kan ta emot ett meddelandesvar i Peppol. Är svaret ja går det iväg ett meddelande om att fakturan är bestriden.
• Saknas beskrivna stöd undersöks det om det i stället finns en e-postadress till utställaren. Om så är fallet går beskedet om att fakturan avvisats iväg som e-post.
• Är inte heller någon e-postadress tillgänglig postas bestridandet som ett vanligt traditionellt brev.
– Naturligtvis får kunden själv formulera meddelandet om den så vill, poängterar Christofer.
Viktigt komplement
Den här tilläggstjänsten fyller enligt Christofer Wiechert en viktig roll.
– Har man referenskontroll vill man rimligen uppnå hela dess syfte, det vill säga att slippa råka ut för fakturor med fel referens. Väljer man i det läget att inte lägga till Peppol-bestridandet missar man faktiskt målet. Då blir inte hela behovet uppfyllt. Man avhjälper bara en del av problemet, menar han.
Andelen fakturor som går via Peppol är dessutom något som kommer att expandera. Eftersom flera statliga myndigheter pekar väldigt tydligt i riktning mot Peppol lär en ökning vara ofrånkomlig.
– Absolut. Peppolfakturorna kommer med största säkerhet att bli fler. Så vad man riskerar att stå inför är ett tilltagande bekymmer. Men framför allt blir det problematiskt för kunden att behöva förhålla sig till olika infrastrukturer, konstaterar Christofer och påpekar:
– Skälet till att strukturerna måste särskiljas är att de kräver olika hantering. Vid referenskontroll på fakturor som tas emot via samtrafik behöver man aldrig blanda in vanlig postgång. Det kan däremot vara nödvändigt om det är frågan om Peppol. Går det inte att meddela på annat sätt behöver bestridandet skickas ut postalt.
InExchange tar ut en avgift för Peppol-bestridandet, men Christofer Wiechert poängterar att det är klokt att vara utrustad med en referenskontroll som spärrar vägen fullt ut för eventuella referensfel. "Pengarna det medför sparar man garanterat in i administrativ tid på fakturahanteringen" säger han.
