Om tio månader blir det lag på att alla inköp i offentlig sektor faktureras med elektronisk faktura. Riksdagen antog som väntat lagförslaget som regeringen hade lagt fram.
Nu gäller det att snabbt anpassa sig till det här kravet.
– Ta gärna ett helhetsgrepp. Se över vilka faktureringslösningar ni har i dag för att kunna planera verksamheten, rekommenderar Clara Wadman på Ekonomistyrningsverket.
Lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (2018:000) träder i kraft den 1 april nästa år. Ekonomistyrningsverket, ESV, verkar för att övergången till obligatorisk e-faktura ska bli så lindrig som möjligt både för offentlig sektor och för leverantörerna. Clara Wadman, utredare på ESV, och kollegan Anderz Petersson, hade för några veckor sedan – vid konferensen EFH i Stockholm – en detaljerad genomgång av lagkravet och pekade på några viktiga saker att tänka på till dess att lagen börjar gälla.
– Först och främst är det bra att vara lite strategisk, menar Clara Wadman och vänder sig till leverantörerna specifikt när hon ger följande råd:
– Kika på de faktureringslösningar ni har i dag. Hur ser de ut? Har ni några pappersfakturor till offentlig sektor? Vilka olika faktureringslösningar har ni? Hur många vill ni ha? Ta ett helhetsgrepp om flödet för att kunna planera verksamheten i förväg.
Anderz Peterson fyller i för tydlighetens skull:
– När vi pratar om e-faktura menas ett strukturerat format. Det ska skickas, översändas och tas emot i strukturerat elektroniskt format. Pdf-fakturor och skannade fakturor ingår inte i den definitionen.
ESV har på sin hemsida radat upp sådant som leverantörer till offentlig sektor bör uträtta för att förbereda sig inför nästa års e-fakturalag.
- Fråga om er leverantör av ekonomisystem eller faktureringstjänst kan hantera e-faktura enligt de standarder som rekommenderas av SFTI: Svefaktura, Svefaktura BIS SA 2.0, SFTI Fulltextfaktura och, framför allt, PEPPOL BIS Billing 3 som möter upp mot kraven i den europeiska standarden.
- Fråga om er ekonomisystemsleverantör eller operatörtjänst kan ansluta er till det europeiska nätverket för e-handel, PEPPOL, vilket säkerställer att ni lever upp till lagkravet.
- Fråga om era offentliga kunder har en fakturaportal vilket är ett alternativ för att klara lagkravet om ni bara skickar ett fåtal fakturor till offentlig sektor.
Här kan vi för övrigt skjuta in från InExchanges sida att för kunder hos oss är det grönt ljus på både fråga ett och två och att InExchange har just en sådan fakturaportal som beskrivs i tredje frågeställningen. Vill man slippa lägga energi på format, anslutningar och lagkrav är sålunda ett avtal med InExchange ett bekvämt alternativ.
PEPPOL är en infrastruktur överenskommen på europeisk nivå – kring exempelvis elektroniska fakturaformat – som alla svenska myndigheter ska vara anslutna till senast i november i höst enligt ESV:s föreskrifter.
Samma formella krav om anslutning ställs varken på kommuner eller landsting, men Anderz Peterssons uppmaning är rak och tydlig:
– Se till att gå med i PEPPOL. Vi tror att det är där offentlig sektor ska vara.
Clara Wadman menar att även leverantörerna bör göra samma övervägande.
– Det är värt att ställa sig frågan: är PEPPOL intressant? Är det något vi kanske ska ansluta oss till? poängterar hon och vidareutvecklar:
– Från ESV:s sida har vi en vision och förhoppning om att det i Sverige på sikt ska bli lite som det ser ut i Norge. Där upptäcker allt fler företag vinsterna med att ansluta sig till PEPPOL och fakturera företag emellan B2B.
– Samtidigt råder en slags tröskel i anslutningsgraden. Ju fler som ansluter sig desto större blir vinsten i att vara med, tillägger hon.
Summering:
– Ny lag om e-faktura från 1 april 2019.
– Lagen innebär att all fakturering till offentlig sektor ska ske med e-faktura.
– Den nya europeiska fakturastandarden utgör grund. PEPPOL BIS Billing 3-formatet möter upp mot kraven i den europeiska standarden.
– PEPPOL är etablerat i Sverige och har stark tillväxt.
– Viteshantering och föreskrifter kommer att hanteras av Myndigheten för digital förvaltning. Det är en ny myndighet som ska inrättas i Sundsvall och vara på plats den 1 september i höst.
– Stöd finns via ESV och SFTI samt från 1 september Myndigheten för digital förvaltning.
(Källa: Ekonomistyrningsverket)
