Den 1 juli i år slopas med största säkerhet kravet om att räkenskapsinformation måste bevaras i pappersform.
Då träder föreslagna uppdatering i bokföringslagen i kraft. I fortsättningen kommer det räcka med att spara kvitton och fakturor digitalt.
– Beskedet är efterlängtat. Kravet på lagring av fysiska dokument har länge varit förlegat. Det här borde ge e-fakturan en boost i Sverige, resonerar Simon Strandell, chef för Commercial på InExchange.
I och med den administrativa avlastning som uppgraderingen av bokföringslagen innebär förväntas det avskaffade kravet resultera i stora kostnadsbesparingar. Enligt en uträkning gjord under framtagandet av förslaget uppskattas den årliga besparingen för landets företag bli hela 3,9 miljarder kronor.
E-fakura förenklar lagring
Även praktiskt sett blir det tal om en stor lättnad.
Tack vare att kravet om underlag i originalutförande tas bort blir det i fortsättningen inte längre nödvändigt att behålla kvitton, fakturor och motsvarande dokument i pappersform. Något som enligt nuvarande regler är ett måste i minst tre år även om informationen har sparats ner digitalt.
Men vid halvårsskiftet blir landets bolag alltså befriade från den bördan. Är informationen överförd i digital upplaga kan pappersmaterialet slängas.
Vill man göra hanteringen så smidig som möjligt är det förstås enklast att hålla sig uteslutande till e-faktura. Då är det strukturerad elektronisk data redan från början och kan lagras digitalt så fort fakturan är lagd till handlingarna.
– Men skulle leverantören skicka papper finns alltid skanning och tolkning att tillgå. Vill man få allt elektroniskt är det enkelt att ordna. Vi erbjuder ju själva den tjänsten till kund, framhåller Simon Strandell.
Stöd av lagen
Kanske det också betyder att den offentliga förvaltningen blir tuffare i sitt agerande. Sverige har sedan snart fem år tillbaka en lag som säger att det enbart är tillåtet att skicka elektroniska fakturor – som uppfyller den europeiska standarden – till stat, kommuner och regioner. Ändå ligger, enligt siffror från Digg (Myndigheten för digital förvaltning), andelen inkommande e-fakturor en bit över 80 procent.
Sett till lagstiftning borde det i princip vara 100 procent.
– Men det här kanske innebär att offentlig sektor vågar neka pappersfakturor? De har ju ändå lagen på sin sida, konstaterar Simon Strandell.
Efterlängtad ändring
Förenklingen som förväntas träda i kraft i sommar är verkligen efterlängtad. Precis som Simon Strandell påpekar borde kravet om fysiska dokument försvunnit för länge sedan. Processen som föregått lagrådsremissen – som förkunnades i mitten av januari – har varit väldigt utdragen. Redan i augusti 2017 lämnade Svenskt Näringsliv en hemställan till justitiedepartementet för att påtala att våra inhemska bokföringsregler var otidsenliga. Det dröjde dock ända tills 2020 innan dåvarande rödgröna regering tillsatte en utredning om ett modernare regelverk. En utredning som i sin tur var klar och redovisades året därpå.
Men även den sittande regeringen har varit saktfärdig. Inte förrän i januari i år presenterades den emotsedda lagrådsremissen. Å andra sidan: bättre sent än aldrig. Från och med 1 juli blir ändringarna, som svensk företagssektor efterlyst så länge, äntligen genomförda. Det vill säga under förutsättning att riksdagen bifaller den proposition i ärendet som enligt fastställda tidsplan ska ligga färdig för beslut inom kort (4 mars).
Men att det skulle uppstå motstånd i kammaren förefaller otänkbart. Godkännandet kan betecknas som en formsak. Det råder en tvärpolitisk enighet i frågan.
Regeringens pressmeddelande:
Avskaffat krav på bevarande av pappersmaterial med räkenskapsinformation
