Svedala kommun är en av de organisationer som under våren börjar använda InExchange tjänst inköpsanalys för att höja avtalstroheten i sina inköp.
– Jag tyckte att det såg användarvänligt ut, men den stora styrkan är att det bara kommer att ta några veckor för oss att komma igång, säger upphandlingsstrategen Robert Aradszky.
Svedala kommun är en medelstor svensk kommun med en inköpsvolym på mellan tre och fyrahundra miljoner kronor årligen. Dessutom är inköpsrätten delegerad långt ut i organisationen där varje chef, men ofta också enskilda medarbetare, har rätt att köpa in saker till verksamheten.
– Jag tror att de allra flesta människor vill göra rätt och följa reglerna, men när så här många personer ska göra inköp är det inte lätt att ha överblick på hur väl vi följer våra avtal, något som lagen ändå kräver att vi ska göra, konstaterar Robert Aradszky.
I flera år har han därför undersökt marknaden för att hitta bra sätt att göra avtalsuppföljningar, men har konstaterat att det är svårt att hitta ett system om är både smidigt och prisvärt.
– De är antingen för dyra för en liten kommun som vår, för svåra att anpassa till vår ekonomihantering eller för tröga med att få ur data ur sina system vilket gör att det tar lång tid och blir problem att komma igång.
I vintras lyssnade Robert Aradszky på ett webbinar om inköpsanalys som hölls av Simon Strandell på InExchange och fastnade för den produkten.
– Jag tyckte att det såg lättöverskådligt och användarvänligt ut, men den stora styrkan med InExchange är att det verkar gå fort att få till integrationen med andra system så att du verkligen kan komma igång med din analys på en gång.
I mars har arbetet pågått med att implementera inköpsanalys för fullt och i april räknar Robert Aradszky med att ha all data tillgänglig. Planen är sedan att köra systemet skarpt under året för att därefter utvärdera resultatet.
– För mig är inte det viktigaste att vi kommer att spara in pengar, även om det naturligtvis också kommer att hända, utan det viktiga är att vi nu kommer att kunna leva upp till de krav som lagen faktiskt ställer på oss. Nu kommer vi att kunna se vilka inköpsmönster vi verkligen har, sedan är det upp till oss att nå ut med information till dem som gör fel så att de får en chans att förändra sitt beteende.
För att få ut mesta möjliga av inköpsanalysen kommer Svedala kommun också att försöka öka mängden e-faktura som kommunen tar emot.
– Ska du få en bra analys måste du ner på radnivå på varje faktura och det kan du inte när du jobbar med scannade fakturor utan du måste ha e-faktura. För några år sedan var det svårt att kräva det för det fanns inte tillräckligt bra system, men som standarden ser ut idag kan vi lätt sätta krav på e-faktura i våra upphandlingar. Och även om vi kanske inte når vårt mål på 100 procent e-faktura så kommer vi i alla fall att kunna landa i närheten av det målet.
